by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3. Análisis de datos |
En el capítulo anterior aprendió a manipular los datos reales que constituyen la base de una hoja de cálculo: texto, números, fechas y hora e imágenes. En este capítulo estudiará el uso de criterios de selección o filtrado de datos usando Autofiltros, cómo realizar cálculos introduciendo fórmulas y cómo usar funciones incorporadas de Microsoft Excel. Aprenderá cómo puede crear conjuntos de datos que limiten la información que se muestra en la hoja con el fin de facilitar la toma de decisiones y a realizar cálculos con los datos filtrados. Por ejemplo, ver los 10 mejores o los 10 peores vendedores del año. También aprenderá a ordenar los datos en el orden que se desee para así poder encontrar fácilmente información relevante. Por ejemplo, conocer el producto del que se han vendido más unidades. Una de las principales razones del uso de hojas de cálculo es ejecutar cálculos sobre datos numéricos. Por ejemplo, calcular la nota media de los alumnos de un instituto o el número total de alumnos matriculados. En este capítulo crearemos en primer lugar fórmulas manualmente paso a paso y posteriormente usaremos las funciones (fórmulas predefinidas por Excel), que ejecutan automáticamente cálculos matemáticos, estadísticos, financieros, etc....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
Una base de datos es un conjunto de información homogénea organizada de una manera sistemática. Ejemplos típicos de bases de datos son: un listín telefónico, una lista de clientes, lista de alumnos, etc. Los datos individuales (de un cliente, un alumno) se colocan en cada fila de una tabla; a este conjunto de datos individuales se le denomina registro. Cada registro se estructura en columnas denominadas campos, donde almacenaremos los datos referentes a un «tipo» o «categoría» de información (nombre, apellido, etc.). Así los datos de un registro se refieren sólo a una persona y los datos un campo bajo el nombre Apellidos guardará sólo los apellidos de las diferentes personas. Un ejemplo de base de datos es la agenda personal de la siguiente tabla: Nombre Apellido Dirección Ciudad Nacimiento Teléfono Consuelo Mangas Gran Vía, 62 Madrid 12-12-80 91 3445566 Ignacio González Pino, 5 Torrecilla Abadesa 29-12-67 983 112233 Román Rodríguez Ramblas, 5 Barcelona 13-10-75 93 2334455 Manuel Bayón Zorrila, 60 Valladolid 10-01-91 983 455667 Las reglas principales para la creación de una base de datos son las siguientes: Tamaño de la base de datos. Una base de datos puede contener como máximo 65.536 registros y 256 campos. Nombres de campo. La longitud máxima de un nombre de campo será de 255 caracteres, aunque es aconsejable que sean lo más cortos posibles y significativos, es decir, que el nombre nos indique qué tipo de datos almacena. Los nombres de campo deben ser de texto. No puede haber nombres de campo repetidos. Todas las entradas de un campo (columnas), deben contener el mismo tipo de datos valores, rótulos, etc....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
Para filtrar un subconjunto de datos seguiremos el siguiente procedimiento: Seleccione una celda en la lista que desea filtrar. Haga clic en botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). Elija el comando Filtro en el menú que se despliega al hacer clic sobre dicho botón (figura 3.1). De modo alternativo se puede también hacer clic sobre el botón Filtro de la ficha Datos (grupo de herramientas Ordenar y filtrar), tal como puede ver en la figura 3.2. Excel insertará unos pequeños botones desplegables junto a cada columna de la lista (véase figura 3.3). Figura 3.1. Botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Figura 3.2. Grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Figura 3.3. Botones de flecha y menú Filtro Haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea seleccionar. Seleccione la opción que le permita filtrar los registros que desea: Aparecerá una lista con los elementos únicos de la columna. Hacer clic en el elemento a filtrar para mostrar sólo los registros que tengan el valor de la lista seleccionado. Para filtrar una lista utilizando una combinación de criterios de comparación, escoja la opción Filtro personalizado, en el submenú Filtros de número. Para que esta opción funcione la lista deberá tener nombres de columna/campos (véase figura 3.4). Figura 3.4. Filtro personalizado. Hacer clic sobre la flecha del primer recuadro y seleccione el operador de comparación que desee utilizar. Escribir o seleccionar el valor que desea utilizar con el operador de comparación, en el segundo recuadro. Puede utilizar los comodines «*» y «?«. El comodín asterisco...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
Para desactivar los criterios de selección y volver a mostrar todos los datos podemos hacer clic de nuevo en el botón de filtro antes mencionado o bien elegir la opción (Seleccionar todo) de la columna o columnas en las que se han establecido los criterios de...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
La mayor parte de las veces, el orden en que se introducen los datos en una hoja de cálculo no resulta muy práctico a la hora de realizar consultas. Si ordena los datos por uno o varios criterios se podrán encontrar los datos de una forma más sencilla y rápida. El comando que vamos a describir permite ordenar cualquier rango de una hoja de cálculo. Ordenaremos una lista siguiendo el procedimiento siguiente: Seleccione una celda de la lista que se desee ordenar. En la ficha Datos, en el grupo de herramientas Ordenar y filtrar (figura 3.6), haga clic en el botón Ordenar de A a Z para ordenar la columna según un criterio ascendente o en el botón Ordenar de Z a A para hacerlo según un criterio de ordenación descendente. También puede elegir el botón Ordenar, que le dará acceso al cuadro de diálogo del mismo nombre (figura 3.7), en el que podrá especificar varios criterios de ordenación anidados. Figura 3.6. Grupo de herramientas Ordenar y filtrar en la ficha Datos Figura 3.7. Cuadro de diálogo Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar especificaremos la referencia de los campos por los que queremos ordenar. En el primer cuadro de lista, haga clic en el botón de flecha para seleccionar el campo que se empleará como primer criterio. Si desea cambiarlo, elija otro de la lista y especifique el tipo de ordenación Ascendente o Descendente. En el cuadro de lista Luego por elija, si es necesario, un nuevo criterio de selección en caso de que coincidan los datos del primer criterio y especifique el tipo de ordenación Ascendente o...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Un capítulo importante en el contexto de una Hoja de cálculo debe es el de la formulación, pues es la base para realizar los cálculos. Las fórmulas son la combinación de valores, operadores, nombres de rango o referencias de celdas con contenido numérico, escritos en una secuencia lógica que producirá un resultado. Excel inserta el resultado de estas operaciones en la celda activa, es decir, en aquella en la que esté situado el cursor. Existen tres tipos de fórmulas: Numéricas. Operan con números usando los operadores aritméticos. Lógicas. Evalúan si una o varias condiciones son verdaderas o falsas utilizando operadores lógicos. Texto. Concatenan cadenas utilizando el operador ampersand o «et» («&«). Una fórmula está compuesta por dos partes perfectamente diferenciadas, los datos y los operadores. Los datos pueden ser: Números (dígitos del 0 al 9). Referencias de celdas (dirección de una celda dentro de la hoja). Nombres de rango (definidos previamente y cuyo contenido sean valores). Funciones (fórmulas preescritas por Excel). Por su parte, los operadores pueden ser: Matemáticos Lógicos + Sumar = Igual – Restar < Menor * Multiplicar <= Menor o igual / Dividir > Mayor ^ Potencia >= Mayor o igual % Tanto por ciento <> Distinto que Al combinar una fórmula con varios operadores hemos de tener en cuenta la prioridad que Excel asigna a cada uno de ellos. La prioridad que otorga Excel a los operadores es la siguiente (teniendo en cuenta que dará máxima prioridad a cualquier operador si lo ponemos entre paréntesis y que, si dos operadores tienen la misma prioridad operará comenzando siempre a evaluar la fórmula de izquierda a derecha). Así, por ejemplo, si tenemos...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
El tipo de referencia que se utilice en las direcciones de celda o de rango, es importante para escribir las fórmulas que se van a copiar o extender (autorrellenar) posteriormente en otras celdas. Pueden utilizarse tres tipos de referencias a celdas o rangos de celdas. El tipo de referencia no afecta al resultado de la fórmula; sin embargo, cuando las fórmulas se copian en otras celdas, el resultado que se obtenga será muy distinto dependiendo del tipo de...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
Al copiar fórmulas con referencias relativas, Excel cambia las direcciones de celda o rango, adaptándolas de forma automática a la posición que ocupa la celda en que se han copiado. Normalmente Excel trabaja con direcciones relativas. Su notación se crea tecleando la letra de las columnas seguidas del número de la fila. Por ejemplo, al copiar en E6 la fórmula =C5*D5 introducida en la celda E5 en E6, Excel la actualiza a...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
Las referencias absolutas se utilizan cuando se van a copiar fórmulas y se desea conservar las referencias de celdas o rangos de celdas. Su notación se crea tecleando $ (símbolo del dólar) delante de la letra de la columna y del número de la fila. Son ejemplos de direccionamiento absoluto: $D$1 o $A$1: $C$5. En el ejemplo siguiente al copiar la fórmula escrita en la celda B4 en las direcciones B5 y B6 la dirección $B$1 (contiene el precio) se mantiene por ser una referencia absoluta. A B 1 Precio: 4000 2 3 Cantidad Total 4 4 =A4*$B$1 5 5 =A5*$B$1 6 6 =A6*$B$1...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
La referencia mixta se utilizará cuando deseemos que, al copiar una fórmula, parte de la dirección de la celda permanezca fija y otra parte se adapte a la posición que ocupa la celda en la que se han copiado. La referencia mixta, se obtiene tecleando $ (símbolo del dólar) delante de la fila o de la columna. Son ejemplos de referencias mixtas: $H1 o...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
Para modificar el tipo de referencia en una fórmula operaremos según el siguiente procedimiento: Seleccionar la celda que se desea modificar la referencia. En la barra de fórmulas, hacer clic con el puntero del ratón en la referencia de la celda cuyo tipo se desea modificar. Pulsar F4. Cada vez que pulse F4 Excel cambiará la referencia al próximo tipo del ciclo para pasar por los tipos de referencia relativa, mixta y absoluta hasta que encuentre la que se...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Todas las fórmulas en Excel comenzarán con el signo (=), seguido de una combinación de operadores y datos (operandos). Fórmula Significado =A1+A2 Suma el contenido de la celda A1 y de la cela A2. =SUMA(B2:B8) Calcula el total del contenido de las celdas desde B2 a B8. =B1*5% Calcula el 5 por ciento del contenido de la celda B1. =AHORA( )+10 Suma 10 a la fecha actual. =PROMEDIO(salario) Calcula la media del rango nombrado como salario....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Cuando introducimos una fórmula en una celda, Excel mostrará automáticamente el resultado en ella. A continuación mostramos el procedimiento a seguir para efectuar la introducción de fórmulas: Seleccione la celda en la que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=) para activar la barra de fórmulas. Si comienza una fórmula pegando un nombre o función, Microsoft Excel inserta automáticamente el signo igual. Escriba la fórmula o usar cualquiera de las técnicas de pegado siguientes para introducir una fórmula dentro de la barra de fórmulas: Puede insertar referencias en la fórmula seleccionando celdas en la hoja de cálculo. Cuando selecciona celdas, Microsoft Excel inserta referencias relativas en la fórmula. Para cambiar el tipo de referencia, pulse la tecla F4 hasta mostrar el tipo de referencia que se desee utilizar. Haga clic sobre el botón Pegar de la ficha Inicio para pegar caracteres que se copiaron previamente de otra fórmula o aplicación. Haga clic sobre el botón Insertar función en la ficha Fórmulas para (consultar el Capítulo para saber más sobre funciones predefinidas por Excel) insertar una función. Haga clic en el botón de Introducir (ü) de la Barra de fórmulas o pulse la tecla ENTRAR después de haber completado la fórmula. Para introducir una fórmula como texto, deberá escribir una comilla simple antes de la escribir la fórmula....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Puede que desee visualizar las fórmulas de una hoja de cálculo en lugar de sus resultados. Para hacerlo haga clic en el botón Mostrar fórmulas, en la ficha Fórmulas (grupo de herramientas Auditoría de fórmulas, véase figura 3.8). Si desea volver a reflejar el resultado, haga clic nuevamente sobre el botón mencionado. Figura 3.8. Botón Mostrar fórmulas en la ficha Fórmulas. Para alternar de una forma rápida entre la visualización de valores o fórmulas, pulse la combinación Ctrl + ` (Ctrl + tecla de acento...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones de la hoja de cálculo son fórmulas preescritas por Excel que permiten efectuar cálculos complejos de una forma sencilla y rápida. Una función siempre devolverá un resultado en la celda que ha sido introducida. Para introducir una función en una celda la escribiremos en línea de edición, del mismo modo que haríamos con cualquier otro dato....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
El formato general de una función es el siguiente =NOMBRE DE LA FUNCIÓN(argumento1; argumento2; …) El signo igual (=) sirve para que Excel interprete la entrada como una fórmula y no como texto. El Nombre de la función es una palabra clave dada por Excel a cada función. Lo escribiremos tal y como Excel lo tiene definido indistintamente en mayúsculas y minúsculas. Los Argumentos son opcionales; las fórmulas pueden tener uno, varios o ninguno. Representan los distintos parámetros que intervienen, cantidades o referencias sobre los que va a operar la función. El número de argumentos de una función varía entre 0 y 30, separados por el carácter de punto y coma (;), no pudiendo sobrepasar los 255 caracteres. Se recomienda no dejar espacios en blanco entre los diferentes argumentos. Si se utiliza un rango como argumento (A1:B6), Excel lo considera un único argumento. Así, por ejemplo, la función =SUMA(A1:A6), que realizaría la suma del rango de celdas entre A1 y A6, contendría un único argumento. Si se ha dado nombre a un rango, podemos emplear también este nombre como argumento. Excel admite como argumentos otras funciones, pudiendo construir así hasta siete niveles de anidamiento. Ejemplos de diversos tipos de argumentos: Numéricos: =PROMEDIO (34;23;10) Direcciones de celdas (referencias): =SUMA(B1..B23) o =SUMA(B1:B23) Texto: Debe escribirse entre comillas. Condiciones:= SI(A1>5;»ÓPTIMO»;»ENTRADA NO VÁLIDA») Sin argumentos: = HOY( ) Nombres de celdas: =SUMA(salario) Funciones:...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Para introducir una función dentro de la hoja de cálculo empleamos el siguiente procedimiento: Escribir la función en la línea de edición. Excel muestra información acerca de los argumentos de la función al tiempo que se va escribiendo (véase figura 3.9). También le permitirá acceder rápidamente a la ayuda, al hacer clic en el nombre de la función o argumento dentro de las Pistas de herramientas de argumentos de función. Figura 3.9. Pistas de herramientas. Usar la herramienta Suma, en la ficha Inicio (véase figura 3.10) que incorpora las funciones: SUMA, PROMEDIO, CUENTA, CUENTA, MAX y MIN. También permite acceder al cuadro de diálogo Insertar función mediante la opción Más funciones. Seleccione con el ratón las celdas que constituyan el o los argumentos de la función y, después haga clic en el botón Suma para calcular la suma de los argumentos o despliegue el menú de dicho botón y elija la función que desee. Figura 3.10. Botón y menú Suma, en la ficha Inicio. La función Autocalcular mostrará, en la Barra de estado (véase figura 3.11) la suma, promedio y recuento al seleccionar un grupo de celdas con contenido numérico o valor. Haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la barra de estado se desplegará el menú de configuración de la misma, en el que puede seleccionar qué funciones desea que Excel auto-calcule. Figura 3.11. Función Autocalcular. Utilizando el comando Función. Active la celda donde desee introducir la función. Haga clic en el botón Insertar función (véase figura 3.12) de la barra de Fórmulas o bien haga clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones matemáticas realizan operaciones estrictamente aritméticas, como pueden ser el cálculo de suma, producto o raíz, etc. Los argumentos de estas funciones deben ser valores o fórmulas cuyo resultado sea un valor. ABS Devuelve el valor absoluto de un número. Su sintaxis es: = ABS (número) Ejemplos: = ABS(-8) la función devuelve 8. = ABS(16) la función devuelve 16. ALEATORIO Devuelve como resultado un número aleatorio entre 0 y 1. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo (pulsar la tecla de función F9) creará un nuevo número aleatorio. Su sintaxis es: = ALEATORIO ( ) Ejemplos: Para generar un número aleatorio entre un número (X) y otro número (Y), se escribirá la fórmula: =x+(x-y+1)*ALEATORIO( ). ENTERO Redondea el número hasta el entero inferior más aproximado. Su sintaxis es: =ENTERO(número) Ejemplos: =ENTERO(8,99) la función devuelve 9. =ENTERO(-6,90) la función devuelve -7. FACT Da como resultado el factorial de un número positivo. Su sintaxis es: =FACT(número) Ejemplos: =FACT(0) la función devuelve 1. =FACT(1) la función devuelve 1. =FACT(5) la función devuelve 5*4*3*2*1=120. =FACT(-2) la función devuelve #¡NUM! PI Da el valor de la constante matemática PI con una extensión de catorce dígitos. Su sintaxis es: PI( ) Ejemplos: =PI( )*(5^2) la función devuelve el área de un círculo. PRODUCTO Multiplica todos los números proporcionados en la lista de argumentos (como máximo 30). Los argumentos pueden ser números, celdas en blanco, valores lógicos, etc. Las celdas en blanco, valores lógicos, texto o valores de error son ignorados. Su sintaxis es: =PRODUCTO(número1;número2;…) Ejemplos: =PRODUCTO(6;8;234) la función devuelve 11.232. =PRODUCTO(num-horas;precio) RAÍZ Calcula la raíz cuadrada de un número positivo. Su sintaxis es: =RAIZ(número)...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Este grupo de funciones operan sobre grupos de números, que pueden ser definidos individualmente, especificando en rango o en forma de matriz. CONTAR Cuenta el número de celdas de un rango que contenga números, fechas y fórmulas cuyo resultado sea un valor numérico. Los valores de error, texto o celdas en blanco son ignorados. Su sintaxis es: =CONTAR(valor1;valor2;…) Ejemplo: =CONTAR(C5:D20) la función devuelve el número de celdas con contenido numérico en el rango c5:d20. CONTARA Cuenta el número de celdas con contenido en un rango. Las celdas en blanco son ignoradas. Su sintaxis es: =CONTARA(valor1;valor2;…) Ejemplo: =CONTARA(A1:A5;B1:B23) la función devuelve el número de celdas no vacías en los dos rangos especificados. DESVEST Esta función calcula el grado de variación de cada uno de los valores que componen una muestra de la población. Se define como la raíz cuadrada de signo positivo de la varianza. Su sintaxis es: =DESVEST(número1;número2;…) Ejemplo: =DESVESTD(A1:A100) la función devuelve la desviación estándar de una población basada en una muestra contenida en el rango A1:A100. DESVESTP Calcula la desviación estándar de una serie de valores que representan el total de la población (estima que los datos considerados son los reales y no una muestra). Su sintaxis es: DESVESTP(número1;número2;…) Ejemplo: =DESVESTP(H1:H500) la función devuelve la desviación estándar de toda la población especificada en el rango H1:H500. FRECUENCIA Genera una matriz vertical con el número de veces que se repite un suceso. Su sintaxis es: =FRECUENCIA(datos;intervalo) Datos El argumento a especificar es el rango que contiene los distintos valores que toma la variable estudiada. Si el rango datos está vacío, la función devuelve una matriz de ceros. Intervalo Rango donde están situados los valores...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones lógicas se utilizan para especificar una condición o condiciones para que Excel ejecute la acción especificada tanta en el caso de que el resultado de la evaluación de la(s) condición(s) sea verdad o falsa. NO Esta función devuelve el valor lógico opuesto al especificado en el argumento de la función. NO sólo tiene un argumento. Su sintaxis es: =NO(valor_lógico) O Esta función devuelve el valor VERDADERO, si alguno de los argumentos es verdadero. En el caso de que todos sus argumentos sean FALSOS, la función devolverá el valor FALSO. Su sintaxis es: =O(valor_lógico1;valor_lógico2;…) Ejemplo: =SI(O(A1=»Hola»;B5<10);»hola»;0) la función devuelve hola si se cumple una de las dos condiciones expresadas como argumentos en la función O, si las dos son falsas devolverá un 0. Y Devuelve el valor VERDADERO cuando todos los argumentos (condiciones) se cumplen. Si algún argumento (condiciones) es FALSO, la función Y devuelve el valor FALSO. Su sintaxis es: =Y(valor_lógico1;valor_lógico2;…) Ejemplo: =SI(Y(A1=5;B1<2);1;0) la función devuelve un 1 si la celda A1 contiene 5 y la celda B1 contiene un 0 o un 1. SI La función SI se utiliza para realizar acciones condicionadas al resultado de valuar una o más condiciones. En una función SI se pueden anidar hasta siete niveles de condiciones, siempre que no sobrepasen 255 caracteres. Su sintaxis es: =SI(condición(s) ;valor_si_verda dero;valor_si_falso) Ejemplo: =SI(A5<30 ;»Hacer pedido» ;»Hay Stock») la función devuelve el aviso «Hacer pedido», si el contenido de la celda A5 es menor de 30 y «Hay Stock» si dicho contenido es igual o superior a...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones de fecha y hora devuelven un número de serie utilizado por Excel para realizar cálculos de fechas y horas. El número de serie nos indica los días que han transcurrido desde el 1-1-1900 hasta el día de la fecha especificada como parámetro en las funciones fecha. AHORA Esta función nos muestra la fecha y la hora del sistema. Excel no actualiza el valor devuelto por la función. Para actualizarlo pulse F9 o seleccione el comando Calcular del menú Opciones. Su sintaxis es: =AHORA( ) FECHA Da como resultado el número de serie de la fecha especificada en los argumentos. El argumento año debe estar comprendido entre 1900 y 2078. Para el año 2000 y posteriores hay que escribir el año con sus cuatro cifras o usar los valores 100 y siguientes (el año 178 se corresponde con 2078). Su sintaxis es: =FECHA(año;mes;día) Año el argumento año puede tener de uno a cuatro dígitos. Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas empleado. De forma predeterminada, Excel para Windows utiliza el sistema de fechas 1900 y Excel para Macintosh utiliza el sistema de fechas 1904. Para el sistema de fechas 1900: Si el año está entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese valor a 1900 para calcular el año. Por ejemplo, FECHA(100,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000 (1900+100). Si el año está entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor como año. Por ejemplo, FECHA(2000,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000. Si el año es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor de error #¡NUM! Para el...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4. Creación y modificación de un gráfico |
La representación de la información contenida en una hoja para esquematizar el aumento o disminución en el volumen de operación de diferentes opciones (los ingresos individuales frente a los ingresos globales, porcentajes de votos obtenidos en la presentación de información electoral…), la podemos realizar mediante una representación gráfica resaltando valores de una forma clara y sencilla. Los gráficos en Excel pueden crearse de dos maneras: Directamente en un área de la propia hoja de cálculo. Se le denomina Gráfico incrustado, cuando desee visualizar el gráfico junto a los datos a los que está asociado. Un gráfico incrustado se actualiza automáticamente cuando se produce alguna modificación en los datos seleccionados en la hoja de cálculo que los generó. En una hoja de gráficos independiente a la que contiene los datos. A este tipo de gráficos se le denomina Gráfico independiente. Se guarda, junto con la hoja, al guardar el libro de trabajo. Los datos del gráfico están vinculados a los datos de la hoja de cálculo origen y se actualizarán automáticamente cuando se modifiquen los datos de la hoja de cálculo. La hoja de gráfico se puede imprimir independientemente de la hoja de cálculo....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4. Creación y modificación de un gráfico |
Una vez seleccionados los datos de partida, en Excel se puede crear un gráfico de manera inmediata pulsando la tecla F11. Otra forma de crear un gráfico es utilizando los botones del grupo Gráficos de la barra de herramientas Insertar. Si empleamos el método de pulsar la tecla F11, el gráfico se insertará en una nueva hoja, con la etiqueta «Gráfico 1», «Gráfico 2», etcétera. Si empleamos los botones de la barra de herramientas Insertar, una vez que seleccionemos el tipo de gráfico deseado, este se incrustará en la hoja activa (véase figura 3.16). Figura 3.16. Gráfico circular en 3D incrustado en la hoja activa. El punto más importante en el proceso de creación de un gráfico es determinar qué datos de nuestra hoja de cálculo serán representados. Es necesario entender claramente dos conceptos: Serie de datos: es un conjunto de uno o más valores relacionados entre sí. Cada apartado de gastos de una empresa puede representar una serie de datos. Un gráfico puede contener una o más series de datos. Puntos de datos: son los distintos valores que forman una serie de datos. Si una serie de datos que representa los gastos para un periodo de seis años, la serie tendrá seis puntos de datos. Antes de profundizar en los detalles del dibujo y la modificación de gráficos, es preciso saber cómo trata Excel a las series de datos seleccionadas en la hoja antes de trazar el gráfico: Si la celda superior izquierda de la selección está en blanco o si la primera fila y/o columna en lugar de valores numérico contiene texto: Excel utilizará la primera fila...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4. Creación y modificación de un gráfico |
Los gráficos poseen, en general, diferentes elementos que es preciso distinguir. Para cada uno de ellos, podremos personalizar muchas de sus características: tipos de letra, tamaños, estilos de líneas, colores, escalas de datos, etcétera. El área del gráfico es el área total que contiene el gráfico. El área de trazado la forma el gráfico propiamente dicho, limitada por los ejes de coordenadas. Los ejes (eje X y eje Y, o eje de categorías y eje de valores) sirven para encuadrar el gráfico y mostrar las categorías y las divisiones de la escala de valores. En los gráficos tridimensionales aparece también el eje Z, que muestra las diversas series de los datos. Las series de datos son los valores representados en el gráfico. Las líneas de división son una ayuda visual para localizar la posición de los valores en el gráfico....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.3. Modificación del gráfico |
Una vez creado el gráfico, es posible que queramos modificar algunos de sus elementos, como su leyenda, sus colores o los grosores de las líneas que lo forman.
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.3. Modificación del gráfico |
Si después de crear un gráfico decide que quedará mejor en otra posición de la hoja de cálculo puede desplazarlo ahora. Para ello siga los pasos siguientes: Sitúe el puntero del ratón en cualquier posición del gráfico, haga clic y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta el lugar donde desee colocarlo (si el gráfico no está seleccionado haga clic en él). Suelte el botón del ratón y el gráfico se ubicará en esa nueva posición. Si desea modificar el tamaño del gráfico utilice los cuadraditos del borde del gráfico y podrá aumentar o disminuir su tamaño. Sitúe el puntero del ratón en uno de los cuadraditos que aparecen en las esquinas y en las líneas del recuadro que enmarca el gráfico (el puntero cambia de aspecto, se convertirá en una flecha con dos puntas). Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástrelo hasta que el gráfico adquiera el tamaño que considere adecuado. Dependiendo en el cuadro en el que se coloque moverá una parte u otra del recuadro que enmarca el gráfico. Tenga presente que en el caso de determinados tamaños y de la relación que guarden entre sí los lados, puede resultar imposible reconocer el gráfico. Suelte el botón del ratón y el gráfico adquirirá el nuevo tamaño....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.4. Modificación de rango de datos |
Mediante el botón Seleccionar datos de la ficha Diseño podrá modificar el rango de datos del gráfico. Al hacer clic sobre el botón aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (véase figura 3.17). En dicho cuadro de diálogo podrá modificar también los títulos o rótulos de las series de datos. Figura 3.17. Cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.4. Modificación de rango de datos |
Si desea añadir una serie de datos (un nuevo grupo de valores) a un gráfico ya existente deberá seguir los siguientes pasos: A. La nueva serie está contigua a las ya existentes Active la hoja de cálculo que contiene el gráfico a editar. Seleccione el gráfico haciendo clic en él. Excel indicará con un recuadro las series que forman el gráfico. Señale con el puntero del ratón el cuadro de relleno situado en el extremo inferior derecho de la selección y arrastrar hasta incluir los nuevos datos. B. La nueva serie no está contigua a las ya existentes (esta técnica también podrá utilizarla si la nueva serie está contigua) Haga clic en el gráfico para seleccionarlo. La barra de menús contendrá ahora los menús con los comandos de gráficos. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el botón Agregar. Con ello aparecerá el cuadro de diálogo Modificar serie (véase figura 3.18). Figura 3.18. Cuadro de diálogo Modificar serie. Seleccionar en la hoja de cálculo los nuevos datos que va a incorporar al gráfico. Hacer clic en el botón Aceptar. La nueva serie se incorporará al gráfico....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.4. Modificación de rango de datos |
Si desea eliminar una serie de un gráfico ya existente, sin borrar los datos que representa en la hoja de cálculo, siga los siguientes pasos: Haga clic sobre el gráfico de la hoja para activarlo. Seleccione la serie a eliminar haciendo clic sobre ella. Pulse la tecla SUP, o bien elija el comando Eliminar del menú...
by paraninfo | Oct 3, 2014 | 1.1. Primeros pasos |
1.1.1. Instalación de Office 2010 1.1.2. Iniciar Microsoft...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2. Trabajar con celdas y datos de celda |
Una hoja de cálculo es una matriz rectangular de columnas y filas. La intersección de una fila y una columna, es decir, cada una de las cuadrículas que pueden verse en la ventana de la hoja, es una celda. Las columnas se identifican de izquierda a derecha, desde la A hasta Z. Después de la Z, los rótulos continúan con AA hasta AZ y así sucesivamente hasta la columna IV para obtener un total de 256. Las filas se numeran hacia abajo de 1 a 65.536. De esta manera la celda se identifica con una letra y un número. En la hoja de cálculo, verá siempre una celda resaltada con un borde más grueso y los encabezados de fila y columna destacados en negrita. Es la celda activa. En la figura 2.1 puede ver los distintos elementos de una hoja de cálculo. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas. Es una herramienta ideal para realizar tareas de contabilidad, estadística y planificación de tareas. Figura 2.1. Ventana Hoja de cálculo. Las características más destacables son: Microsoft Excel vuelve a calcular automáticamente cualquier fórmula matemática que se encuentre en la hoja de cálculo cuando se cambia o agrega datos. La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se especifican algunas de las opciones de formato como: el tamaño, estilo y color de los datos dentro de las celdas. Una opción de formato a destacar es la de formato condicional, que permite establecer condiciones en los rangos de celdas a las que se les aplicará el formato....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
La forma de introducir información en una celda de la hoja es tan simple como: Seleccionar la celda (situar el puntero del ratón en la celda y hacer clic). Escribir la información....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Los datos se almacenan en las celdas teniendo en cuenta que su anchura, no puede exceder de 255 caracteres y que una celda sólo puede almacenar un dato tipo de datos a la vez. Excel admite los siguientes tipos de datos: Texto. Números. Fechas/Horas. Fórmulas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Excel considera texto los datos que incluyan cualquier carácter, con un máximo de 32.767 caracteres. Solo se muestran 1.024 en una celda; los 32.767 caracteres se muestran en la barra de fórmula. Si un número queremos considerarlo como un texto (número no operable), deberemos introducirlo con una comilla ( ‘ ) delante. Si queremos introducir un texto en una fórmula deberemos introducirlo entre comillas («). El texto aparece en las celdas, por defecto, alineado a la izquierda. Si desea que aparezca centrado o alineado a la derecha, puede hacer clic en el icono correspondiente de la barra de herramientas Formato o darle forma, como veremos en el Capítulo 4. Texto sería, por ejemplo: «Base Imponible«, «Compras del año 2011«....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Son todos los dígitos del 0 al 9 y caracteres especiales como + – ( ) , / $ % . E e Excel ignora el signo más (+) delante de un número, mientras será obligatorio poner el signo menos (–) delante de un número si éste es negativo o ponerlo entre paréntesis. A cualquier número introducido se le puede poner el punto de los miles. Entrada en la celda Excel interpreta (22) -22 34 1/4 34,25 25% 0,25 10.000 10.000 5E3 5000...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
En Excel se puede introducir directamente cualquier fecha y hora, y el programa la considerará como tal. Podemos, en la misma celda, introducir un valor de tipo fecha y uno de tipo hora, ambos separados por un espacio en blanco. Excel visualiza las fechas con un formato estándar. Para introducir la fecha 14 de Febrero de 1963 en la hoja podremos escribir 14-2-63 o 14/2/63. Puede insertar la fecha del sistema en una celda utilizando la función HOY() o la función AHORA() que muestra la fecha y la hora del sistema actualizada cada vez que abra el libro. Años de dos dígitos. Si se introduce una fecha en una celda y solamente se introducen dos dígitos para el año, Excel interpretará el año como se indica a continuación: Si se introducen valores desde el 00 hasta el 29 para indicar el año, Excel interpretará el año desde el 2000 hasta el 2029. Por ejemplo, si se escribe 14/02/03, Excel interpretará que la fecha introducida es 14 de febrero del 2003. Si se introducen valores desde el 30 hasta el 99 para el año, Excel interpretará el año desde el 1930 hasta 1999. Por ejemplo, si se escribe 31/8/95, Excel supondrá que la fecha es 31 de agosto de 1995. Tenga en cuenta que De forma predeterminada, cuando se escriben fechas en una hoja de cálculo, se aplica a las fechas un formato para mostrar años de dos dígitos. También puede utilizar el Panel de control de Windows para cambiar el formato de fecha predeterminado para mostrar años de cuatro dígitos en vez de años de dos dígitos. La hora...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
En Microsoft Excel para Windows, los días se numeran a partir del comienzo del siglo; el número de serie de fecha 1 corresponde a la fecha 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Apple Macintosh, por el contrario, utiliza el sistema de fecha 1904; el número de serie de fecha 1 corresponde al 2 de enero de 1904. Para modificar el sistema de fecha empleado en los cálculos se sigue el procedimiento que se enumera a continuación: Elegir el comando Opciones de Excel del menú Archivo y, a continuación, hacer clic sobre la ficha Avanzadas. Desplazarse hacia abajo con la barra de desplazamiento lateral hasta las opciones «Al calcular este libro» (véase figura 2.2). Activar la casilla de verificación Sistema de fechas 1904. Es preciso utilizar el sistema de fechas 1904 para un libro si va a emplearlo con otros libros que usen ese sistema de fechas. Ejemplos: Presentación en la hoja Formato 10/10/90 dd/mm/aa 10-Mar-91 dd-mmm-aa 10-Mar d-mmm 10:10 h:mm 10:30:10 h:mm:ss Figura 2.2. Cambiar el formato de fecha en las opciones de Excel...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Al escribir en una celda que ya tiene datos, estos se eliminan, sustituyéndose por los nuevos. Tenga precaución y colóquese en la celda correspondiente antes de introducir datos. Seleccione la celda en la que desee introducir texto o números. Escriba el texto o los números. Los datos que se escriben aparecen en la barra de fórmulas y en la celda activa. Haga clic en el botón Introducir en la Barra de fórmulas (véase figura 2.3) o pulsar la tecla ENTRAR. Haga clic en el botón Cancelar en la Barra de fórmulas o pulsar la tecla ESC para borrar los datos de la barra de fórmulas y la celda actual. Figura 2.3. Barra de fórmulas. Recuerde Para introducir un número o fórmula como texto, escriba una comilla simple ( ‘ ) antes de la entrada o aplicar formato de texto si se van a compartir con otras aplicaciones. Al introducir un número con una longitud superior a la celda Excel nos lo mostrará en formato científico (1,2 E3+3). Si selecciona un formato numérico de los preestablecidos por el programa o personalizado por el usuario y la celda se rellenará con los signos #######, cuando el nuevo formato excede el ancho de la celda. Para ver en la celda el contenido tal y como lo hemos escrito, deberá ampliar el ancho de la columna. Los números por defecto se alinearán a la derecha. Si se introducen datos de tipo texto se alinearán a la izquierda de la celda. Cuando la longitud de un dato alfanumérico (texto), es superior al ancho de la celda en la que está escrito, mientras no...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Por omisión Excel escribe el texto en una línea. Aunque el texto tenga más longitud que el ancho de la celda, podrá verlo si las celdas de la derecha están vacías. Para ver el texto completo e imprimirlo, podrá indicar a Excel que lo introduzca en varias líneas dentro de una celda o ampliar el ancho de la columna (consúltese el capítulo 4). Sitúese en la celda deseada. Haga clic sobre la opción Ajustar texto de la ficha Inicio, en el grupo Alineación (véase figura 2.4). Figura 2.4. Grupo de herramientas Alineación de la ficha Inicio....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con una entrada ya existente en esa columna, Microsoft Excel llenará automáticamente el resto de la entrada. Para aceptar la entrada propuesta se pulsa la tecla ENTRAR. Para activar o desactivar esta opción: Acuda al menú Archivo y las Opciones de Excel. Active o desactive la casilla Habilitar autocomplementar para valores de celda situada en la pestaña Avanzadas y el grupo «Opciones de edición» (véase figura 2.5). Figura 2.5. Habilitar y deshabilitar autocompletar para valores de celda....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para introducir un mismo valor en un rango de celdas empleamos el siguiente procedimiento: Seleccione el rango donde se quiere introducir el dato. Escriba el dato en la primera celda activa, manteniendo activa la selección efectuada en el punto anterior. Pulse la combinación de teclas CONTROL + ENTRAR y se llenará automáticamente el rango....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para insertar símbolos no incluidos en el teclado en una celda vacía o entre texto: Haga clic sobre el botón Símbolos situado en el extremo derecho de la ficha Insertar (véase figura 2.6). Con ello se abrirá el cuadro de diálogo Símbolos (figura 2.7). En la lista desplegable Fuente, elija la fuente que contenga el carácter que desee insertar. Seleccione el carácter que desee insertar. Puede desplazarse verticalmente por la tabla de caracteres especiales de los que dispone la fuente o seleccionar un determinado subconjunto de caracteres (por ejemplo, «Caracteres griegos y coptos», «Cirílico», «Operadores matemáticos», etc.). Haga clic en el botón Insertar. Haga clic en el botón Cerrar. Figura 2.6. Barra de herramientas Insertar, con el botón Símbolos recuadrado Figura 2.7. Cuadro de diálogo Símbolos. Recuerde Para introducir cualquier tipo de dato en una celda podrá utilizar: El botón Introducir (ü) para introducir el dato y dejar como celda activa la celda que lo ha recibido. La tecla ENTRAR para introducir el dato en la celda seleccionada y dejar como celda activa la situada por debajo. Pulsar una de las teclas de dirección FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, FLECHA DERECHA Y FLECHA IZQUIERDA para introducir el dato y dejar como celda activa la celda contigua en la dirección de la tecla de flecha pulsada. Para introducir referencias a celdas (posición de la celda dentro de la hoja de cálculo) en un cuadro de diálogo, hacer clic en el botón situado a la izquierda del elemento en que deba especificarla (véase figura 2.8) para contraer temporalmente el cuadro de diálogo. Seleccionar las celdas en la hoja de cálculo y después...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Distinguiremos dos situaciones para corregir el contenido de una celda: A. Antes de pasar el contenido a la celda (al escribirla) Cuando selecciona una celda y comienza a escribir su contenido, lo que escriba se muestra en la celda y en la barra de fórmulas. Pulse la tecla RETROCESO para eliminar caracteres a la izquierda del punto de inserción o seleccionar el texto que se desee eliminar en la Barra de fórmulas y, después, pulse la tecla SUPR o RETROCESO para borrar el texto seleccionado. B. Si el dato a corregir está previamente escrito Haga clic en la celda que contiene los datos que desee editar. También pueden usar las TECLAS DE DIRECCIÓN para seleccionar la celda. Para editar la celda: Haga clic para colocar el punto de inserción en la barra de fórmulas. También puede pulsar la tecla F2 o hacer doble clic en la celda para activarla. Use las TECLAS DE DIRECCIÓN para situar el punto de inserción y realizar el cambio que se desee. Para eliminar Pulsar la tecla El carácter a la derecha SUPR Hasta el final de la línea CTRL+SUPR El carácter a la izquierda RETROCESO Para introducir los cambios en la celda, haga clic en el botón Introducir de la Barra de fórmulas o pulsar la tecla ENTRAR y para cancelar la edición haga clic en el botón Cancelar de la Barra de fórmulas o pulse la tecla ESC....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Cuando necesitemos eliminar el contenido ya introducido de una celda o rango de celdas, daremos los pasos siguientes: Seleccione la celda o rango (para conocer cómo hacerlo consultar el punto 2.4 Selección de celdas) del que deseamos borrar su contenido. Haga clic sobre la función Borrar en la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). En el menú que se despliega (figura 2.9), elegir la opción requerida: Borrar todo borra contenido, formato y notas de celdas seleccionadas. Borrar formatos borra sólo el formato (por ejemplo, color de fondo, borde, símbolo monetario, etc.). Borrar contenido borra el contenido sin modificar el formato o las notas. Borrar comentarios borra las notas seleccionadas, no borramos el contenido de las celdas. Borrar hipervínculos borra los hipervínculos contenidos en las celdas. Un método abreviado para borrar el contenido de las celdas será pulsar la tecla SUPR o hacer clic en el botón derecho del ratón y en el menú Contextual seleccionar Borrar contenido. Figura 2.9. Menú Borrar. Borrar datos de celdas arrastrando Para borrar sólo datos, arrastrar hacia arriba el controlador de relleno (el cuadrado negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la selección) hasta que toda la selección cambie a gris y luego suelte el botón del ratón. Para borrar datos y formatos, pulse la tecla CONTROL y arrastre hacia arriba el cuadro de llenado hasta que toda la selección cambie a gris y luego suelte el botón del ratón. Deshacer y Rehacer La función Deshacer de la barra de acceso rápido (véase figura 2.10) deshace el efecto del último comando ejecutado, restableciendo la situación anterior. Para deshacer múltiples acciones de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Dentro de una hoja de cálculo se pueden añadir imágenes como fotografías digitalizadas, logotipo o elementos decorativos, creados con otras aplicaciones, que permitan realzar las hojas de cálculo. Haga clic sobre el botón Imagen de la ficha Insertar (figura 2.11). En el cuadro de diálogo Insertar imagen que aparecerá, si es necesario, elija la carpeta que contenga el archivo de imagen que se desea insertar y después haga doble clic en el nombre del archivo de imagen. Figura 2.11. Botón de inserción de imagen (desde archivo), en la ficha Insertar. Figura 2.12. Imagen insertada en una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que: Puede borrar la imagen seleccionándola y después pulsando la tecla SUPR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
La ficha Insertar proporciona una serie de funciones que permiten realzar una hoja de cálculo. Los botones con un triángulo muestran un menú de opciones (véase figura 2.13). Figura 2.13. Ficha Insertar con el menú Formas desplegado. Cuando se inserta más de un objeto gráfico, podrán ser agrupados y trabajar con ellos como si fueran uno solo; selecciónelos y, a continuación, elija el comando Agrupar del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
WordArt es una herramienta que permite manipular texto (palabras o frases) como si fuera una imagen, dándole efectos especiales, como rotaciones, sombreados, etc. Los efectos conseguidos con WordArt pueden resaltar el contenido de una hoja de cálculo. Es posible crear estos efectos directamente en el programa insertando objetos de dibujo de WordArt utilizando el botón WordArt de la ficha Insertar. Insertar un objeto de dibujo de WordArt Haga clic sobre el botón WordArt en la ficha Insertar (véase figura 2.14). Figura 2.14. Botón WordArt en la ficha Insertar y lista de estilos desplegada. Aparecerá la lista de estilo de WordArt. Hacer clic en uno de los estilos de objeto de dibujo disponibles. En la hoja de cálculo aparecerá un nuevo objeto de imagen en el que podrá escribir el texto que desee (figura 2.15). Figura 2.15. Objeto de texto, grupo de herramientas Estilos de WordArt y acceso al cuadro de diálogo de WordArt. En la ficha Formato (Herramientas de Dibujo), en el grupo de botones Estilos de WordArt, podrá modificar el estilo y diversos parámetros (relleno, contorno, efectos) a la imagen de texto que ha creado. Esta ficha se mantendrá activa siempre que el objeto de WordArt esté seleccionado. Al hacer clic sobre la flechita situada en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas (véase figura 2.15), accederá al cuadro de diálogo Formato de efectos de texto (figura 2.16), en el que podrá proporcionar efectos 3D, reflejos o efectos de iluminación, entre otros. Figura 2.16. Cuadro de diálogo Formato de efectos de texto. Modificar efectos de texto Para añadir o cambiar efectos de texto puede utilizar los botones...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
Si desea resaltar un elemento, puede señalarlo con una flecha insertando un objeto gráfico. Los objetos se pueden mover, cambiar de tamaño y asignarles un formato determinado. Los elementos de diseño que se describen podrá insertarlos en cualquier posición de una diapositiva. Para dibujar de forma sencilla siga las siguientes indicaciones. En la ficha Insertar, haga clic sobre el botón Formas. Con ello se desplegará el menú de selección de forma, que puede ver en la figura 2.13. En dicho menú puede escoger la forma que desee entre las diversas categorías mostradas; en la parte superior del menú aparecen las formas que se han empleado recientemente, y a continuación los grupos Líneas, Rectángulos, Formas Básicas, Flechas de bloque, etc. Una vez seleccionada la forma, puede insertarla en la hoja de cálculo de dos modos: Haciendo clic en cualquier punto de la hoja, en cuyo caso la forma se insertará en ese punto con un tamaño estándar. Trazando un rectángulo (manteniendo el botón del ratón pulsado y «dibujándolo» en la hoja) en la posición y con el tamaño deseados, en cuyo caso la forma se ubicará en el interior de dicho rectángulo. Después de dibujar la forma y mientras esta esté seleccionada estará activa la ficha Formato (Herramientas de dibujo), en la que dispone de una serie de botones para modificar el estilo, parámetros de formato y efectos de la forma que ha insertado (véase figura 2.18). Figura 2.18. Botones de modificación de forma en la ficha Formato. En el menú Contextual podrá escoger el comando Tipos de conectores, que le permite determinar si la flecha es una línea recta...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para mover, eliminar o modificar el tamaño a una imagen u objeto gráfico, debemos en primer lugar seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Para mover el objeto gráfico, haga clic en el elemento y arrástrelo hasta la posición que desee. Para modificar su tamaño (véase figura 2.21), sitúe el puntero del ratón sobre uno de los controladores de tamaño (pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de la imagen seleccionada) y, a continuación arrastrar el controlador alejándolo o acercándolo con respecto al centro. Para cambiar el tamaño de modo simétrico —es decir, sin que se desplace el centro de la imagen—, mantenga pulsadas las teclas CTRL y MAYÚS mientras arrastra. Si desea mantener las proporciones de la imagen deberá mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras arrastra el ratón. Figura 2.21. Controles de tamaño y rotación. También es posible modificar el tamaño analíticamente, en lugar de hacerlo gráficamente arrastrando sus controladores de tamaño. Para ello, modifique los valores de altura o anchura en los cuadros del grupo de herramientas Tamaño en la ficha Formato (Herramientas de dibujo). Por defecto, la imagen se mantendrá proporcional o, dicho en otros términos, la relación de aspecto está bloqueada. Puede desbloquearla mediante el cuadro de diálogo Formato de imagen (al que puede acceder haciendo clic en el menú Contextual y en el comando del mismo nombre). Por último, para eliminar una imagen u objeto gráfico, hacer clic en ella para seleccionarla y, después pulsar la tecla...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.2. Insertar, eliminar y desplazar celdas seleccionadas |
En cualquier área de una hoja de cálculo puede insertar celdas nuevas y vacías. El procedimiento es el siguiente: Seleccionar las celdas que dejará a la derecha o hacia debajo de la nuevas celda, es decir, debe elegir el mismo rango que desea insertar. Elegir el comando Insertar del menú Contextual; con ello aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas (véase figura 2.22) que le permite mover celdas hacia la derecha o hacia abajo para hacerle lugar a las celdas insertadas o para insertar filas o columnas completas. Seleccionar la opción deseada y hacer clic en el botón Aceptar. Figura 2.22. Cuadro de diálogo Insertar celdas. También puede insertar nuevas filas o columnas mediante el botón Insertar, en la ficha Inicio (grupo de herramientas Celdas), que se muestra en la figura 2.23. Figura 2.23. Botón Insertar (ficha...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
La mayoría de las veces, nuestra hoja de cálculo ocupará mayor número de celdas que las que se pueden visualizar en la pantalla, y será necesario moverse por la hoja rápidamente. Es posible desplazarse por la hoja mediante el teclado, las barras de desplazamiento horizontal y vertical y mediante el cuadro de diálogo Ir a....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
Pulsando estas teclas obtendrá los siguientes resultados: Combinación de teclas Desplazamiento Teclas de FLECHA Desplazarse una celda en una dirección determinada. CTRL+ tecla de FLECHA Ir hasta el extremo de la región de datos actual. TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida. INICIO Ir hasta el comienzo de una fila. CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo. CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha. AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo. RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba. ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha. ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda. CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro. CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro. CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana. CTRL+MAYÚS+F6 o CTRL+MAYÚS+TAB Ir al libro o a la ventana anterior. CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa. ...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
Puede usar las barras de desplazamiento para moverse dentro de un documento extenso o de un tema de la Ayuda. La barra horizontal le permitirá ir en sentido horizontal. La barra vertical le permitirá moverse en sentido vertical. Desplazamiento Elemento de la Barra de desplazamiento Una fila hacia arriba o hacia abajo Hacer clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Una columna hacia la izquierda o hacia la derecha Hacer clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha Hacer clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Una ventana hacia arriba o hacia abajo Hacer clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. A una gran distancia Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posición relativa aproximada. Mantener pulsada la tecla de MAYÚSCULAS mientras arrastra el cuadro de desplazamiento en hojas de cálculo grande para mostrar la fila o la columna actual. ...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
El cuadro de diálogo Ir a le permite acceder rápidamente a una celda determinada, si conoce su referencia o su nombre. Para acceder al dicho cuadro, haga clic sobre el botón Buscar y seleccionar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). Tal como puede ver en la figura 2.24, se desplegará un menú entre cuyas opciones se encuentra la que deseamos. Al seleccionar la opción Ir a se desplegará el cuadro de diálogo del mismo nombre (figura 2.25). En el cuadro de texto Referencia, escriba la referencia de la celda o el rango al que desee desplazarse. Haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla Entrar. Figura 2.24. Menú Buscar y seleccionar de la ficha Inicio. Figura 2.25. Cuadro de diálogo Ir...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Un rango es un conjunto de celdas contiguas, con forma rectangular, que puede abarcar desde una sola celda a toda la hoja completa. Para poder utilizar los rangos en las fórmulas o con los mandatos de Excel, es necesario especificarlo siguiendo alguno de los siguientes procedimientos: Seleccionando el rango. Tecleando la dirección del rango. Utilizando un nombre de rango previamente creado. La mayoría de las operaciones que realice con Excel se basarán en efectuar una selección de una o varias celdas (también denominadas rango de celdas) y después elegir un comando para aplicárselo. De esta forma, la acción del comando afectará al rango seleccionado. Para seleccionar un rango, podríamos utilizar alguno de los siguientes procedimientos: 2.4.1. Con el ratón 2.4.2. Con el cuadro de nombres 2.4.3. Seleccionar celdas con contenido específico 2.4.4. Escribir la dirección del rango 2.4.5. Proporcionar nombre a las...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Las operaciones de selección de celdas mediante el uso del ratón se resumen en la siguiente tabla: Seleccionar una celda Hacer clic en la celda deseada y ésta se convertirá en la celda activa. Seleccionar un rango Seleccionar la primera celda deseada del rango, haciendo clic sobre ella y luego arrastrar manteniendo pulsada la tecla del ratón y marcar todo el rango deseado. Selección múltiple Es decir seleccionar celdas o rangos no contiguas. Se hará clic en la primera celda o rango a seleccionar y manteniendo pulsada la tecla CONTROL ir haciendo clic o arrastrar en las demás celdas o rangos deseados Seleccionar toda la hoja Pulsar en el cuadro o botón de Seleccionar todo, situado entre los encabezados de las filas y los de las columnas. Seleccionar filas Hacer clic en el encabezado de la fila correspondiente. Para seleccionar varias filas adyacentes, arrastrar el ratón por los encabezados de las filas. Si las filas no son adyacentes, mantener pulsada la tecla CONTROL mientras selecciona cada fila. Seleccionar columnas Hacer clic en el encabezado de la columna correspondiente. Para seleccionar varias columnas adyacentes, arrastrar el ratón por los encabezados de las filas. Si las clumnas no son adyacentes, mantener pulsada la tecla CONTROL mientras selecciona cada columna....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Para seleccionar un grupo de celdas mediante el cuadro de nombres debemos hacer clic en el triangulito del cuadro de nombres y a continuación elegir el nombre del rango (previamente definido) que deseemos seleccionar. y hacer clic en el nombre del rango (previamente definido) que se desee seleccionar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Con esta opción efectuamos la búsqueda y selección de todas las celdas o rangos que contengan: fórmulas, un texto, una determinada nota o comentario, etcétera. Abra el cuadro de diálogo Ir a del modo que hemos descrito en el epígrafe 2.3.3. Haga clic en el botón Especial. Aparecerá el cuadro de diálogo Ir a Especial (véase figura 2.26). En el menú Buscar y seleccionar de la ficha Inicio (véase figura 2.24) disponemos también de un acceso directo al cuadro de diálogo Ir a Especial. Figura 2.26. Cuadro de diálogo Ir a Especial. Escoja la opción de lo que desea buscar y seleccionar. Haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla ENTRAR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Otra forma de especificar un rango es teclear su dirección en el cuadro de nombres. Una dirección de rango está formada por las direcciones de dos celdas de ángulo opuesto, separadas por dos puntos (:). Ejemplos: El rango: Pueden indicarse: A1, B1, C1, D1. A1:D1 o D1:A1 B1, B2, B3, B4. B1:B4 o B4:B1 A1, A2, B1, B2, C1, C2. A1:C2 o C2:A1 C1:A2 o A2:C1 La columna A: de la celda A1 a la celda A65536. A:A La fila 1: de la celda A1 a la celda IV1. 1:1...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
En el apartado anterior hemos visto cómo hacer referencias a celdas por medio de sus coordenadas: la letra de la fila y el número de la columna. Excel permite referenciar una celda o grupo de celdas por un nombre previamente asignado. Por lo tanto, será más fácil localizar o hacer referencia a rangos proporcionándoles nombres relacionados con la información que contienen. Con el comando Nombre Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a las que desea dar nombre. En el menú Contextual, escoja el comando Definir nombre. Se abrirá el cuadro de diálogo Definir nombre (figura 2.27). Escriba en el recuadro Nombre el nombre deseado para el rango, nombre que exceder los 255 caracteres. El primer carácter debe ser una letra pero los demás pueden ser letras, números, puntos y guiones bajos. Si en el rango seleccionado ha incluido celdas que contengan títulos de fila y/o columna, Excel le sugerirá el propio título como nombre del rango. Figura 2.27. Cuadro de diálogo Definir nombres. En el cuadro Se refiere a aparece la referencia absoluta correspondiente a la celda o rango que vamos a nombrar. Podemos asignar si lo deseamos un comentario para el rango. Haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla ENTRAR. Usando el cuadro de nombres Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a las que desee dar nombre. Haga clic en el Cuadro de nombres situado a la izquierda de la Barra de fórmulas. Escriba un nombre para las celdas. Pulse la tecla ENTRAR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.5. Comprobar la ortografía |
El programa de corrección ortográfica de Excel revisa una por una todas las palabras de la hoja de cálculo y las compara con las contenidas en su diccionario, si encuentra una palabra que desconoce, nos informa de ello. En caso de encontrar una palabra que no está incluida en su diccionario, hará una sugerencia, es decir, propondrá palabras de su diccionario similares a la que ha encontrado. Es posible que entre esas palabras se encuentre la que originalmente usted pretendía escribir. Para verificar texto en la hoja de cálculo: Seleccione los elementos en los que desee verificar la ortografía. Si verifica la ortografía en una hoja de cálculo o una hoja de macros y se selecciona sólo una celda individual, se verificará la ortografía de toda la hoja de cálculo incluyendo los gráficos incrustados, los cuadros de texto, notas de celda y botones. Si marca un rango, sólo se revisará este. Haga clic en el botón Ortografía de la ficha Revisar (figura 2.28). Para verificar la ortografía en los gráficos insertados en una hoja deberá seleccionarlos previamente. Figura 2.28. Botón Ortografía en la ficha Revisar Aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía (véase figura 2.29). Cuando Microsoft Excel encuentre una palabra desconocida, usted podrá seleccionar la opción correcta en la lista Sugerencias. Figura 2.29. Cuadro de diálogo y botón Ortografía. Si no se sugieren correcciones y la palabra seleccionada en ese momento es correcta, podrá agregarla al diccionario personal preseleccionado (hacer clic en el botón Opciones para seleccionarlo o crear uno nuevo —por defecto personal.dic—); para ello haga clic en el botón Agregar al diccionario. Cuando Excel presente un mensaje...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.6. Buscar y sustituir datos y formatos de celda |
Las funciones de buscar y reemplazar permiten buscar una cadena de caracteres y, opcionalmente, reemplazarla por otra. Haga clic sobre el botón Buscar y seleccionar de la ficha Inicio y, en el menú desplegable, escoja la opción Buscar o la opción Reemplazar. Con ello se abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, que se muestra en la figura 2.30. Figura 2.30. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En el cuadro de texto Buscar, escriba la información que desea buscar. Puede utilizar un signo de interrogación (?) como comodín de cualquier carácter individual o un asterisco (*) como comodín de cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, ?iménez encuentra «Giménez» y «Jiménez«, y *este encuentra «Nordeste» y «Sudeste«. Haga clic en el botón Opciones para desplegar los parámetros de búsqueda: Según el formato. Para basar las búsquedas en las propiedades de formato de las celdas. Hacer clic en el botón de flecha del botón Formato y seleccionar la opción Elegir formato de celda y, después, hacer clic en una celda que haya aplicado los formatos que desea utilizar en la búsqueda. La opción Borrar formato de búsqueda permite eliminar los criterios de búsqueda anteriores. En el recuadro situado a la izquierda se mostrará uno de los siguientes mensajes: Vista previa. Muestra una vista previa de los datos que satisfacen los parámetros especificados mediante el botón Formato. Vista previa* indica que no se puede mostrar una vista previa. Sin formato establecido indica que no se ha especificado ningún parámetro de formato. Dónde realizar la buscar. En el cuadro de lista desplegable Dentro de elegir la opción Hoja para restringir la búsqueda...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Copiar un rango de datos consiste en copiar, sin modificarlos, los datos de un rango origen en un rango destino incluyendo las fórmulas. Al copiar un rango de celdas ha de realizarse con precaución dado que borra el contenido de las celdas, si existiera, en las que se realiza la copia. Existen varios procedimientos para realizar esta operación: 2.7.1. Arrastrando por selección 2.7.2. Utilizando el comando Copiar 2.7.3. Copiar contenido, resultado o efectuar cálculos al copiar 2.7.4. Utilizando el ratón 2.7.5. Transponiendo los...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Seleccione las celdas que desee copiar. Coloque el puntero del ratón en el borde del rango seleccionado (este cambiará y adquirirá la forma de una cruceta, es decir, dos flechitas perpendiculares entre sí). Pulse la tecla CONTROL y, sin soltar el ratón, arrastre la selección a la nueva celda o área de celdas en las se deseen copiar (verá al puntero del ratón se le añade un signo más «+«). Una vez colocado en el área destino, suelte el ratón....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Seleccione las celdas que desee copiar. Haga clic en el botón Copiar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Portapapeles, véase figura 2.33); observar que el borde de la celda o rango de celdas se vuelve intermitente y, en la barra de estado, Excel le muestra los pasos a seguir para terminar la operación. Figura 2.33. Botones Copiar, Cortar y Pegar de la ficha Inicio. Sitúese en la celda superior izquierda donde se desee copiar el dato. Selecciónela haciendo clic sobre ella. Haga clic sobre el botón Pegar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Portapapeles, véase figura 2.33)....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
En vez de copiar todos los componentes de una celda (contenido, formato, comentario, validación…), podrá elegir copiar un determinado elemento; por ejemplo, copiar el valor que resulta de una fórmula sin copiar la fórmula (Valores) o la operación que desee efectuar (Sumar, Restar, Multiplicar o Dividir). Para ello deberá seleccionar el comando Pegado especial haciendo clic sobre la flechita del botón Pegar y, a continuación, elegir la opción deseada en el cuadro de diálogo Pegado especial que aparecerá (véase figura 2.34). Figura 2.34. Cuadro de diálogo Pegado especial. Podrá repetir el proceso Pegar tantas veces como desee. Pulse la tecla ESC para eliminar el borde intermitente del rango origen cuando haya terminado de copiar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Cuando las celdas de destino sean contiguas a la celda original, el procedimiento resulta aún más sencillo. Seleccione la celda o rango de celdas cuyo contenido desee copiar. Señale con el ratón el cuadrito que aparece en la parte inferior derecha de la celda; es el llamado cuadro de relleno (véase figura 2.35). Figura 2.35. Detalle del cuadro de relleno en un rango de celdas...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Transponer datos es cambiar filas por columnas y viceversa. Para hacerlo puede seguir el procedimiento que se explica a continuación: Seleccione los datos que desea transponer. Cópielos haciendo clic en el botón Copiar de la ficha Inicio. Haga clic en la flecha situada bajo el botón Pegar y, en el menú desplegable, escoja el icono Transponer (véase figura 2.36). Figura 2.36. Menú desplegable Pegar y opción Transponer....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.8. Mover un rango |
Mover traslada de lugar el contenido de una celda o rango de celdas. Desaparece el contenido del origen y se traslada al destino. Ha de utilizarse con precaución, dado que si las celdas de destino poseen contenido, este se borrará. Excel ajusta automáticamente las referencias de las fórmulas a la nueva posición....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.8. Mover un rango |
Seleccione las celdas cuyo contenido se desee mover. Sitúe el puntero del ratón en el borde de la celda (éste cambiará a tipo flecha). Pulse la tecla MAYÚSCULAS y, sin soltar el ratón, arrastrar la selección a la nueva área o celda donde se quieran dejar. Una vez situado en el área, suelte el ratón....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.8. Mover un rango |
Seleccione las celdas cuyo contenido se desee mover. Haga clic sobre el botón Cortar de la ficha Inicio (véase figura 2.33); al hacerlo aparecerá un borde en movimiento alrededor de la selección. Sitúese en la celda superior izquierda del área de destino de las celdas seleccionadas.. Haga clic sobre el botón Pegar de la ficha Inicio. Repita el proceso tantas veces como sea necesario. Pulse la tecla ESC para eliminar el borde intermitente. Tenga en cuenta que: Conviene que consulte el Capítulo 3 para saber cómo se comporta una fórmuladependiendo el tipo de direccionamiento cuando se copia o mueve a otra...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
El Portapapeles permite copiar hasta 24 elementos de información a la vez y almacenarlos en el panel de tareas Portapapeles; si copia 25 elementos, se elimina el primero que entró en el Portapapeles de Office. El Panel de Tareas muestra una representación visual de los datos copiados para que pueda distinguir los diversos objetos almacenados en él (véase figura 2.37). Figura 2.37 Panel de tareas Portapapeles...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
Para visualizar el panel de tareas Portapapeles de Microsoft Office deberá hacer clic en la flechita de la esquina inferior derecha en el grupo de herramientas Portapapeles, en la ficha Inicio (véase figura 2.33). En el panel de tareas del Portapapeles de Office, haga clic en el botón de flecha del la lista desplegable Opciones. Especifique las opciones que desee: Opción Descripción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office Aparecerá automáticamente el Portapapeles de Microsoft Office al copiar elementos. Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Se copiarán automáticamente elementos en el Portapapeles de Office sin mostrarlo. Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Muestra el icono Portapapeles de Office en el área de estado de la barra de tareas del sistema cuando el Portapapeles de Office está activo. Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar Muestra un mensaje indicando los elementos reunidos al copiar elementos en el Portapapeles de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
Para pegar los elementos que se hayan almacenado en el Portapapeles de Office mediante las herramientas Copiar o Mover. En un programa de Microsoft Office como Microsoft Excel, hacer clic en el lugar donde desee pegar los elementos. En el panel de tareas Portapapeles (véase figura 2.37): Haga clic en el icono correspondiente al elemento que desee pegar en el panel de tareas Portapapeles. El botón Pegar de la ficha Inicio pega sólo el último elemento copiado. Haga clic en el botón Pegar todo, situado en el área superior del Panel de tareas Portapapeles, para pega todos los elementos almacenados en el Portapapeles de Office en la posición del punto de inserción....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
Abra el panel de tareas Portapapeles de Office de la forma que se ha descrito en el epígrafe 2.9.1. Siga uno de estos procedimientos: Para borrar un elemento, hacer clic en la flecha situada junto al elemento que desee eliminar y, a continuación, haga clic sobre el Eliminar (véase figura 2.38). Para borrar todos los elementos, hacer clic en el botón Borrar todo, situado en la parte superior del panel de tareas. Figura 2.38. Eliminación de un elemento del portapapeles. Tenga en cuenta que: El Portapapeles de Office está relacionado con el Portapapeles del sistema como se indica a continuación: Al copiar varios elementos en el Portapapeles de Office, el último elemento se copia siempre en el Portapapeles del sistema. Al borrar el Portapapeles de Office, también se borra el Portapapeles del sistema. Cuando se utiliza el comando Pegar, el botón Pegar o la combinación de teclas CTRL+V, se pega el contenido del Portapapeles del sistema y no el del Portapapeles de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4. Formatos de hojas de cálculo |
En este capítulo aprenderá a modificar el aspecto de los datos dentro de la hoja para facilitar su lectura y resaltar los detalles importantes. Descubrirá como: Visualizar rangos de datos numéricos en distintos formatos (monetario, científico…). Visualizar rangos de datos alfanuméricos con distintas alineaciones, tipos de letra o aspecto (negrita, cursiva, subrayado, etc.). Definir bordes, estilo de línea y sombreado para el fondo de una selección. Aplicar formato a las hojas de cálculo: dar nombre a una hoja, cambiar el color de las líneas, eliminar y añadir hojas,…...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1. Aplicar y modificar formatos de celda |
Excel permite aplicar formato a una celda individual, sobre uno o varios rangos (grupo de celdas contiguas) contiguos o discontinuos o sobre toda la hoja de cálculo.
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1. Aplicar y modificar formatos de celda |
Los datos de tipo numérico (operables) pueden ser introducidos directamente en Excel, con o sin el separador de miles (.) y la coma decimal (,). Para asignar formato a las cifras seguiremos el siguiente procedimiento: 1) Seleccione la celda o el rango al que se desee aplicar el formato. 2) Emplee el grupo de herramientas Número de la ficha Inicio (véase figura 4.1), o bien el comando Formato de celdas del menú Contextual (pulsar el botón derecho del ratón en la selección) y seleccionar la ficha Número. En el cuadro de diálogo Formato de celda (véase figura 4.2) elegir una categoría de formato (Número, Moneda…).en la lista Categoría de la ficha Número. Figura 4.1. Grupo de herramientas Número en la ficha Inicio. Figura 4.2. Cuadro de diálogo Formato de celdas. Ficha Número. 3) Elegir un tipo de formato de los diseñados para la categoría seleccionada en el cuadro correspondiente. En el recuadro Muestra, podremos apreciar el aspecto que tendrá la celda activa con las opciones de formato numérico que hayamos elegido. 4) Hacer clic en el botón Aceptar o pulsar la tecla...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1.2. Formato de texto |
Para que la hoja tenga un aspecto más estético Excel nos permite definir: Tipos de letra con diferentes aspectos. Tamaño del tipo de letra. Colores del contenido de la hoja, rango o celda seleccionada. Tenga en cuenta que: Los tipos de letra disponibles dependen de las fuentes instaladas en el sistema. Las fuentes que podemos encontrar más habitualmente en una instalación de Windows son las fuentes TrueType y OpenType. Ambas poseen la ventaja de que son fuentes vectoriales: pueden escalarse a cualquier tamaño y, además, pueden enviarse a cualquier dispositivo de salida (impresora, impresora virtual, plotter, etc.). Las fuentes TrueType (ficheros de extensión .ttf) fueron inicialmente desarrolladas por Apple para su uso en ordenadores Macintosh, aunque son incorporadas también por Windows desde la versión 3.1 de dicho sistema. La ventaja de las fuentes OpenType, de tecnología similar a TrueType, es que incorporan un juego de caracteres más extenso, que incluye símbolos de ligaduras, números en estilo antiguo y diversos tipos de glifos. Las fuentes TrueType se distinguen por un icono con una doble T en; las OpenType, por una O en cursiva. El tamaño se mide en puntos, el valor por defecto es 10. Si elige un tamaño con más puntos 12, 14, 16… será progresivamente más grande. En el caso de las fuentes TrueType y OpenType, Excel permite tamaños entre 1 y 409...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1.2. Formato de texto |
Para modificar estos aspectos del formato de carácter seguiremos el procedimiento que se describe a continuación. Seleccione los caracteres, la celda o los rangos de celdas correspondientes. Emplee los botones del grupo Fuente (ficha Inicio, véase figura 4.3) o haga clic en la flechita situada en la esquina inferior derecha para acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, pestaña Fuente. Figura 4.3. Botones del grupo Fuente y flecha de acceso al cuadro de diálogo homónimo. En la mencionada pestaña de dicho cuadro de diálogo (véase figura 4.4), elija entre las variadas características de tipos, tamaños y colores. Figura 4.4. Cuadro de diálogo Formato de celdas. Ficha Fuente. En la lista Estilo puede elegir entre aplicar el efecto Normal, Cursiva, Negrita o Negrita cursiva. Para cambiar el tamaño utilice la lista desplegable Tamaño. Elegir un valor de la lista o escribir un valor. Hacer clic en el triángulo de la paleta desplegable Color para asignar distintos colores a los contenidos de las celdas. Las casillas de verificación de la sección Efectos permiten tachar (Tachado) los caracteres seleccionados o escribir un Superíndice o un Subíndice. Hacer clic en el botón Aceptar o pulsar la tecla ENTRAR. Tenga en cuenta que Si desea establecer el tipo de letra y el tamaño de forma predeterminada para todos los nuevos libros, acceda al menú Archivo y al comando Opciones. A continuación, en la ficha General (figura 4.5) elija la fuente y el tamaño en el cuadro desplegable Fuente estándar y Tamaño. Deberá reiniciar Excel para que la nueva configuración tenga lugar. Figura 4.5. Modificación de las opciones de Excel para establecer la fuente...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1.3. Formato de celda |
Una de las características de Excel es la posibilidad de crear fácilmente líneas (bordes) alrededor de las celdas y sombreados (tramas) para el fondo con el fin de destacar las partes más importantes de la hoja de cálculo.
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1.3. Formato de celda |
Para aplicar bordes y sombreados a una celda o rango de celdas proceremos del siguiente modo: 1) Seleccione el rango al que desea aplicar el borde. 2) Utilice el menú Bordes de la ficha Inicio (grupo de herramientas Fuente, véase figura 4.6) o bien el comando Formato de celda del menú Contextual y, en él, la pestaña Bordes (véase figura 4.7). Figura 4.6. Menú Bordes de la ficha Inicio. Figura 4.7. Cuadro de diálogo Formato de celda. Pestaña Bordes. 3) En primer lugar, elija uno de los tipos de línea o el color del borde en las listas desplegables Estilo (distintos grosores, punteada, doble, etc.) y Color. 4) En el recuadro Borde, elija la posición o las posiciones donde desea colocarlos. Haga clic en uno de los botones preestablecidos: Izquierdo, Derecho, Superior, Inferior, Diagonal (permite trazar diagonales en las celdas), etcétera. 5) Para incluir bordes alrededor de la selección el área Preestablecidos muestra los botones: Contorno para enmarcar la selección, Ninguno para eliminar todos los bordes o Interior para agregar un borde a la cuadrícula interna del rango seleccionado. 6) Para que las celdas aparezcan con una trama o un color plano en el fondo, haga clic en la pestaña Relleno (véase figura 4.8) especifíquelo en la paleta Color o en el Estilo de trama de dicha pestaña. Figura 4.8. Cuadro de diálogo Formato de celdas. Pestaña Relleno. 7) Hacer clic en el botón Aceptar o pulsar la tecla ENTRAR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1.3. Formato de celda |
Por defecto, Excel alinea el texto en las celdas siempre a la izquierda, y los valores numéricos o de fecha-hora a la derecha. Sin embargo, podemos modificar esta característica cambiando manualmente la alineación de las celdas. La forma más rápida de alinear el contenido de una celda a la izquierda, centro o derecha es hacer clic en los iconos correspondiente de la ficha Inicio, grupo Alineación (véase figura 4.9). Figura 4.9. Grupo de botones Alineación, en la ficha Inicio y flechita de acceso a la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas. También podemos modificar la alineación de las celdas empleando el cuadro de diálogo Formato de celdas y la ficha Alineación dentro de él. Lo haremos del siguiente modo: 1) Elija el comando Formato de celdas el menú Formato (ficha Inicio, grupo de herramientas Celdas, véase figura 4.9) o si lo prefiere, a través del menú Contextual. 2) Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas; en él, seleccione la pestaña Alineación (véase figura 4.10). También puede acceder directamente a esta pestaña haciendo clic sobre la flechita de la esquina inferior derecha del grupo Alineación (véase figura 4.9). Figura 4.10. Menú Formato en la ficha Inicio (grupo Celdas). Figura 4.11. Cuadro de diálogo Formato de celdas. Ficha Alineación. 3) En la lista desplegable Vertical podrá alinear verticalmente el contenido, es decir, con respecto al alto de las filas. Justificar en la parte superior si el ancho de la celda muestra todo su contenido, sino lo distribuirá en varias líneas. Centrar centrado con respecto a la altura de la celda. Inferior alineado con el borde inferior de la celda. Distribuida...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1.3. Formato de celda |
1) Elija el comando Celda del menú Formato. 2) Aparecerá el cuadro de diálogo Formatos celdas, seleccionar la ficha Número. 3) Elija la opción Personalizada en la lista categorías (véase figura 4.12). 4) En el cuadro de texto Tipo, borre la entrada existente y escriba tres caracteres de punto y coma (;;;). 5) Haga clic en el botón Aceptar. Figura 4.12. Cuadro de diálogo Formato de celda. Pestaña Número. Categoría Personalizado....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.1.3. Formato de celda |
Excel permite combinar varias celdas en una sola. Para ello deberá realizar el siguiente procedimiento: Seleccione las celdas que desee combinar. Haga clic sobre el botón Combinar y centrar de la ficha Inicio. Con ello se desplegará el menú Combinar y centrar (véase figura 4.13). Seleccionar en dicho menú la opción que se desea emplear. Si las celdas a combinar tienen datos, sólo los situados en la primera celda de la selección (superior izquierda) se mostrarán en las celdas combinadas (véase figura 4.14). Figura 4.13. Menú Combinar celdas de la ficha Inicio. Figura 4.14. Celdas combinadas en una sola. De modo alternativo, se puede emplear también la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas (véase figura 4.11). Active la casilla de verificación Combinar celdas y haga clic en el botón Aceptar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.2. Comentarios en una celda |
Un comentario es una nota que se adjunta a una celda y sirve para añadir información sobre su contenido. Por ejemplo, puede añadir una nota para informar a otro usuario o como recordatorio del funcionamiento de la fórmula. Cuando una celda tiene adherida a ella un comentario aparecerá un indicador (un pequeño triángulo rojo) en la esquina superior derecha. Puede modificar el modo como se muestran las celdas con comentarios en las Opciones de Excel (menú Archivo), pestaña Avanzadas y grupo de opciones Mostrar (véase figura 4.15). Figura 4.15. Modificación del modo como se muestran los comentarios en Excel...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.2. Comentarios en una celda |
Para crear un comentario en una celda de Excel emplearemos el siguiente procedimiento: 1) Seleccionar la celda donde deseemos incorporar una nota de texto o comentario de la misma. 2) Hacer clic en el botón Nuevo comentario de la ficha Revisar, en el grupo de herramientas Comentarios (véase figura 4.16). Figura 4.16. Grupo de herramientas Comentarios en la ficha Revisar. 3) Escribir el texto del comentario en el cuadro que aparecerá. Microsoft Excel incluirá automáticamente el nombre del usuario que está ejecutando la aplicación (figura 4.17). 4) Cuando termine de escribir el texto, hacer clic fuera del cuadro. Figura 4.17. Comentarios en una hoja de Excel....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.2. Comentarios en una celda |
Los comentarios de un libro se pueden visualizar secuencialmente (en orden directo o inverso) mediante los botones Anterior y Siguiente de la ficha Revisar, en el grupo Comentarios. Cuando revisa los comentarios, Microsoft Excel los presenta en secuencia, a partir de la celda seleccionada. Para ver un comentario determinado, bastará señalar con el puntero del ratón la celda que lo contiene....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.2. Comentarios en una celda |
Para imprimir los comentarios de una hoja de cálculo se sigue el procedimiento que se describe a continuación: 1) En la ficha Diseño de página, grupo de herramientas Configurar página, haga clic en la flechita de la esquina inferior derecha (figura 4.18) para acceder al cuadro de diálogo Configurar página. Figura 4.18. Grupo de herramientas Configurar página, en la ficha Diseño de página. 2) En la pestaña Hoja del mencionado cuadro de diálogo (figura 4.19), en el apartado Comentarios, elija en la lista desplegable la opción que desee: si desea no imprimirlos (opción Ninguno), si desea imprimirlos al final del documento y en una nueva página (opción Al final de la hoja) o si, por último, desea imprimirlos en la misma posición en que aparecen en la hoja (opción Como en la hoja). 3) Haga clic en el botón Imprimir. Figura 4.19. Cuadro de diálogo Configurar página. Pestaña Hoja....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.2. Comentarios en una celda |
Para modificar un comentario que hayamos introducido en una celda de la hoja de cálculo: 1) Haga clic en la celda que contenga el comentario que desea modificar. 2) Seleccione el comando Modificar comentario de la ficha Revisar o del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.2. Comentarios en una celda |
Para eliminar un comentario que haya introducido en su hoja de cálculo: 1) Seleccione la celda cuyo comentario desee eliminar. 2) Haga clic en el menú Borrar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar, véase figura 4.20). 3) Haga clic en la opción Comentario. También puede eliminar un comentario de la celda seleccionada haciendo clic en el botón Eliminar de la ficha Revisar o en el comando Eliminar comentario del menú Contextual. Figura 4.20. Opción Borrar comentario del menú Borrar (ficha...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3. Formato de filas, columnas y celdas |
El grupo Celdas, en la ficha Inicio, nos permitirá definir el aspecto de las filas y columnas de una hoja en su número, tamaño, y visualización.
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.1. Formato de filas |
Si una vez que haya trabajado con una hoja, necesita una fila adicional entre dos que ya tienen contenido, no necesita mover el contenido sino utilizar la herramienta Insertar de la ficha Inicio. Seleccione la fila que dejará debajo de la nueva. Para seleccionarla, haga clic en el número de la fila. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que se desea insertar las nuevas filas. Seleccionar el mismo número de filas que desea insertar haciendo clic en el número de la primera fila y arrastrando la selección. Elija el comando Insertar filas de hoja del menú Insertar (figura 4.21) o el comando Insertar del menú Contextual. Automáticamente aparecerán las nuevas filas y todas las posteriores se renumerarán. Figura 4.21. Menú Insertar en la ficha Inicio. ....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.1. Formato de filas |
Para eliminar filas emplee el siguiente procedimiento: Seleccione la fila o filas que desee eliminar. Para ello, haga clic en los encabezados de las filas (números). Para seleccionar un grupo de filas, sitúese en la primera fila a seleccionar y arrastre el ratón marcándolas. Haga clic en el botón Eliminar de la ficha Inicio (grupo Celdas) o escoja el comando Eliminar en el menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.1. Formato de filas |
Si desea modificar la altura de una fila de forma automática utilice el siguiente procedimiento Seleccionar la fila o filas a las que desee modificar su altura. Para ello haga clic en los encabezados de las filas (números). Para seleccionar un grupo de filas, sitúese en la primera fila a seleccionar y arrastre el ratón marcándolas. Sitúe el puntero justo al final de la última fila y entre la siguiente. El aspecto del puntero del ratón cambiará a una doble flecha. Pulse el botón del ratón y arrástrelo hasta la altura deseada (aparecerá un recuadro indicando la altura). Suelte el ratón. Todas las filas seleccionadas habrán cambiado su altura a la de la fila más alta. También puede emplear el comando Alto de fila ejecutando el siguiente procedimiento: Seleccione la fila o filas a las que desee cambiar la altura. En el menú Formato de la ficha Inicio (grupo de herramientas Celdas), haga clic en el comando Alto de fila. Con ello aparecerá el cuadro del mismo nombre (figura 4.22). Figura 4.22. Cuadro de diálogo Alto de fila. Introduzca la altura deseada (en puntos). Haga clic en el botón Aceptar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.1. Formato de filas |
Si lo desea, puede elegir ocultar la fila o filas que previamente haya seleccionado. Para ello: Seleccione la fila o filas que desee ocultar. En el menú Formato de la ficha Inicio (grupo Celdas), escoja el submenú Ocultar y mostrar, dentro de él, el comando Ocultar filas (véase figura 4.23). También puede emplear el atajo Ctrl + 9. Figura 4.23. Menú Formato (ficha Inicio) y submenú Ocultar y mostrar. Para recuperar la visualización de las filas ocultas: Seleccione el rango que incluya la fila superior e inferior a las que hayamos ocultado, y lleve a cabo un procedimiento análogo al anterior: menú Formato, Ocultar y mostrar y Mostrar filas. Por ejemplo, si deseara visualizar la fila 30 a continuación de la 10, tendrá que ocultar las filas de la 11 a la...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.2. Formato de columna |
Si necesita añadir una columna entre dos que ya están utilizadas, también Excel nos permite insertarla. Efectuaremos para ello el siguiente procedimiento: Seleccionar la columna marcando las letras de su cabecera, tantas columnas como se deseen insertar. Debe tenerse en cuenta que la(s) nueva(s) columna(s) se insertarán a la izquierda de las seleccionadas. Elegir el comando Insertar columnas de hoja del menú de Insertar (ficha Inicio, grupo Celdas). Automáticamente aparecerá la nueva columna y todas las posteriores renombrarán su letra de referencia....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.2. Formato de columna |
Para eliminar columnas se seguirá el procedimiento que se describe a continuación Seleccione las columnas que desea eliminar marcando las letras de sus cabeceras. Haga clic en el botón Eliminar de la ficha Inicio (grupo Celdas) o escoja el comando Eliminar en el menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.2. Formato de columna |
A veces necesitaremos cambiar el ancho de una columna determinada para que el dato introducido en una celda de esa columna quepa en la misma. Procedimiento para ajustar el ancho de la columna de manera automática: Sitúe el puntero del ratón entre el encabezado de la columna a la que desea cambiarle el ancho y la siguiente. Haga doble clic y el ancho se modificará automáticamente al ancho de la celda con más contenido. Si en vez de hacer doble clic, pulsamos el botón del ratón, arrastramos el mismo hasta el ancho deseado y soltamos el botón, también cambiaremos el ancho de la columna. Si queremos cambiar el ancho a varias columnas, las seleccionaremos en primer lugar mediante los encabezados correspondientes y procederemos de la misma forma descrita anteriormente. Proceso con el comando Ancho: Seleccione la fila o filas a las que desee cambiar la altura. En el menú Formato de la ficha Inicio (grupo de herramientas Celdas), haga clic en el comando Ancho de columa. Escriba el ancho deseado. Haga clic en el botón Aceptar. Para definir el ancho de columna por defecto de todas las hojas de cálculo de un libro: elija la opción Ancho predeterminado del menú Formato (ficha Inicio). El cuadro de diálogo Ancho estándar (figura 4.24) le permitirá volver al valor por defecto (10,71) o introducir cualquier otro valor. Figura 4.24. Cuadro de diálogo Ancho estándar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.3.2. Formato de columna |
Con el comando Ocultar puede, si lo desea, ocultar la columna o columnas que previamente haya seleccionado. Para ello, utilice el menú Formato y el submenú Ocultar y mostrar. Escoja el comando Ocultar columnas. La columna o columnas seleccionadas ya no se mostrarán en pantalla. Si desea volver a ver una columna o columnas que anteriormente haya ocultado: seleccione un rango que incluya la columna anterior y posterior a las que haya ocultado y elija el comando Mostrar columnas del submenú antedicho. Atención Antes de eliminar filas o columnas, compruebe que no contengan fórmulas o datos importantes....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.4. Aplicar Estilos y Autoformato |
Si lo desea puede elegir uno de los formatos preestablecidos por Excel, sin tener que ir estableciendo reiteradamente valores y características para los distintos formatos a utilizar en una celda o rango de celdas. Un estilo es un conjunto de formatos, tales como texto en negrita o sombreado de fondo. Para aplicar un estilo predefinido a un conjunto de celdas: Seleccione las celdas a las que se desea dar formato. Haga clic sobre el botón Estilo de la ficha Inicio (grupo de herramientas Estilos). Formato. Con ello se desplegará un menú con los estilos predefinidos en Excel (véase figura 4.25). Figura 4.25. Menú Estilos, en la ficha Inicio. Para aplicar un estilo a las celdas seleccionadas bastará con que haga clic en él. Si desea modificar las características de un determinado estilo, haga clic sobre él con el botón derecho y escoja el comando Modificar en el menú Contextual. Con ello se abrirá el cuadro de dialogo Estilo (figura 4.26), mediante el que podrá definir las características del mismo. Figura 4.26. Cuadro de diálogo Estilo. CONSEJO Para aplicar los estilos, a celdas con datos numéricos, que muestren el punto de los miles, formato monetario o porcentaje, haga clic en el botón Estilo de millares, Estilo moneda o Estilo porcentual en la barra de herramientas Formato (véase figura 4.5). Otra forma de modificar el formato de las celdas de una hoja es empleando el menú Dar formato como tabla, ubicado también en la ficha Inicio (grupo Estilos). Es una funcionalidad similar a la que en la versión 2003 de Excel proporcionaba el comando Autoformato. Seleccione el rango de celdas...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
Se denomina libro de trabajo al archivo donde se crean y almacenan los datos con Microsoft Excel. Un libro de trabajo esta formado por hojas de cálculo de distintos tipos. Por ejemplo, hojas de cálculo y hojas de gráficos. Cada vez que abra, cierre o guarde un archivo se estará abriendo, cerrando o guardando un libro de trabajo....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
El libro de trabajo predeterminado por Excel se abre con tres hojas de cálculo, tituladas Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3, pero podrá modificar esta configuración. Para ello: 1) Elija el comando Opciones del menú Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. 2) Seleccione la pestaña General (véase figura 4.29) y escriba un valor entre 1 y 255 en el cuadro Incluir este número de hojas. Figura 4.29. Cuadro de diálogo Opciones de excel. Pestaña General. 3) Haga clic en el botón Aceptar. Si las etiquetas de las hojas no aparecen en la parte inferior de la ventana del libro, tendrá que activar la casilla de verificación Mostrar fichas de hojas, en la pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones (grupo Mostrar opciones para este libro)....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
Para desplazarse por las etiquetas de las hojas de un libro de trabajo, haga clic sobre los botones de desplazamiento (véase figura 4.30). Figura 4.30. Botones de desplazamiento de las hojas de un libro...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
La cantidad de hojas que puede contener un libro de trabajo sólo depende de la memoria que tenga disponible para almacenarlo. Haga clic en la etiqueta de una hoja para activarla. Si desea insertar más de una hoja a la vez: Seleccione tantas hojas como se desee insertar. Para ello haga clic en la pestaña de la primera hoja del grupo y, manteniendo pulsada la tecla MAYÚSCULAS, haga clic en la última. Las nuevas hojas se insertarán en la posición de las seleccionadas. Seleccione el comando Insertar hoja del menú Insertar (ficha Inicio) o el comando Insertar del menú Contextual. La nueva o nuevas hojas tendrán como nombre Hoja n+1, siendo n el número de hojas que ya contenía el libro....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
Para eliminar una o varias hojas de cálculo emplee el siguiente procedimiento: 1) Seleccione la hoja o las hojas que desee eliminar. 2) Elija el comando Eliminar hoja del menú Eliminar (ficha Inicio) o del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
Podrá organizar los libros asignando un nombre o/y color a las pestañas de sus hojas de trabajo. Para modificar el color de la etiqueta de la hoja: Seleccione la hoja cuyo nombre se desee modificar. Elija el comando Color de etiqueta del menú Formato (ficha Inicio, veáse figura 4.31). También puede hacer clic con el botón derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar el comando Color de etiqueta en el menú Contextual. Seleccione un color de la paleta. Figura 4.31. Modificación del color de etiqueta de una hoja del libro. Para modificar el nombre de una etiqueta puede hacer clic con el botón derecho sobre la etiqueta de la hoja y, en el menú Contextual, seleccionar el comando Cambiar nombre. Tenga en cuenta que: El nombre de la etiqueta de hoja activa se mostrará subrayado en el color especificado. Las etiquetas de las demás hoja del libro mostrarán el color de fondo especificado....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
Si desea mover una hoja de un libro (origen) a otro (destino) deberá tenerlos abiertos y organizados de tal forma que pueda visualizarlos a la vez. 1) Haga clic sobre el nombre de la hoja que se desee mover. 2) Arrastre la etiqueta. Aparece un triángulo negro y una hoja en blanco que nos indica dónde se va a insertar la hoja. 3) Suelte el botón del ratón en la posición que se desee....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
Si desea copiar una hoja de un libro (origen) a otro (destino) deberá tenerlos abiertos y organizados de tal forma que pueda visualizarlos a la vez. Consulte el apartado 5.5 («Manejo de ventanas») para conocer más. Haga clic sobre el nombre de la hoja que se desee copiar. Manteniendo pulsada la tecla CONTROL, arrastre la etiqueta. Aparecerá un triángulo negro y una hoja con el signo «+» que nos indica dónde se va a copiar la hoja. Suelte el botón del ratón en destino. Figura 4.32. Mover o copiar hojas en el libro activo....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
El procedimiento para ocultar una hoja es el siguiente: Seleccione la hoja. Seleccione el comando Ocultar hoja del submenú Ocultar y mostrar, en el menú Formato (ficha Inicio). La hoja desaparece del libro de trabajo. Los pasos para mostrar una hoja oculta son: 1) Elija el comando Mostrar hoja del submenú Ocultar y mostrar, en el del menú Formato (ficha Inicio). Con ello aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar (véase figura 4.33). 2) Seleccione el libro deseado en el cuadro de lista Mostrar hoja. 3) Haga clic en el botón Aceptar. Figura 4.33. Cuadro de diálogo Mostrar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 4.5. Hojas de cálculo |
Seleccione las hojas a cuyas líneas de división desee cambiar el color: Una hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja. Utilice los botones para desplazar etiquetas para ver una hoja si fuera necesario. Varias hojas contiguas Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, haga clic en la etiqueta de la última hoja. Varias hojas discontinuas Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, manteniendo pulsada la tecla CTRL, haga clic en las etiquetas de las demás hojas. Todas las hojas del libro Haga clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta de una de las hojas del libro y, a continuación, elija el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual. Elegir el comando Opciones del menú Archivo, y después haga clic en la pestaña Avanzadas. En el grupo Mostrar opciones para esta hoja (véase figura 4.34), haga clic en el color que desee en la lista desplegable Color de cuadrícula. Para utilizar el color predeterminado, elija la opción Automático. Figura 4.34. Grupo de opciones Mostrar opciones para esta...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5. Libros de trabajo |
Se denomina libro de trabajo al archivo donde se crean y almacenan los datos. Un libro de trabajo puede incluir distintos tipos de hojas. Por ejemplo, hojas de cálculo y hojas de gráficos. Cada vez que abra, cierre o guarde un archivo se estará abriendo, cerrando o guardando un libro de trabajo. En capítulos anteriores aprendió a dar contenido y formato a las hojas de cálculo de un libro y, en este capítulo aprenderá a administrar los libros de trabajo: guardarlos en disco, abrir un libro ya creado, abrir un libro nuevo, trabajar con más de un libro. Por último, aprenderá a utilizar las opciones de impresión que le permitirán definir el formato de página (márgenes, encabezados y pies de página, títulos, seleccionar impresora, etc.), ver una vista preliminar e imprimir las hojas de cálculo, los gráficos o las hojas de macros....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1. Administración de libros y carpetas |
Los cuadros de diálogo Abrir y Guardar del menú Archivo incorporan la barra de Direcciones para localizar las carpetas y archivos que el usuario utiliza con más frecuencia: La carpeta Documentos recientes para almacenar accesos directos a los archivos y carpetas que se utilicen con frecuencia, incluidos aquéllos en ubicaciones remotas en la red. Un acceso directo facilita el acceso rápido a cualquier archivo sin que sea necesario recordar dónde está ubicado. Tenga también en cuenta que al hacer clic sobre el menú Archivo y la pestaña Reciente también visualizará los nombres de los últimos libros con los que ha trabajado. Figura 5.1. Cuadro de diálogo Abrir La carpeta Mis documentos, situada en el directorio raíz del sistema, es una ubicación predeterminada para guardar archivos de trabajo, como documentos, hojas de cálculo o bases de datos. Si desea cambiar la carpeta predeterminada para abrir y guardar archivos de Microsoft Excel: Elija el comando Opciones del menú Archivo y, después haga clic en la pestaña Guardar. En el cuadro de texto Ubicación de archivo predeterminada, escriba la ruta de acceso a la carpeta que desee presentar como carpeta de trabajo predeterminada. Por ejemplo, escriba c:\hojascalculo. El icono Mis sitios de red le permitirá guardar archivos que desea copiar o publicar en carpetas ubicadas en servidores de la red local o servidores Web en Internet y que desee que otras personas puedan tener acceso a...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Utilizando los cuadros de diálogo Abrir, Guardar como o Insertar imagen podrá crear carpetas y subcarpetas, copiar, mover, cambiar de nombre o borrar archivos de sus dispositivos de almacenamiento. En los procedimientos que se describen a continuación se utiliza el comando Abrir, pero también podría realizarlos con los comandos Guardar o Insertar imagen. En el menú Archivo, haga clic en el comando Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (véase figura 5.1). Localice el archivo que desee en la barra Mis direcciones (situada en el lado izquierdo del cuadro de diálogo) o en el cuadro de lista desplegable Buscar en y, a continuación, haga clic en la unidad, la carpeta y el archivo que desee....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para mover o copiar un archivo desde cualquiera de los cuadros de diálogo antes mencionados, siga el procedimiento que describimos a continuación: Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo que desee mover o copiar y, a continuación, elija el comando Cortar (para mover el archivo) o el comando Copiar (si desea copiarlo) del menú Contextual. Despliegue el cuadro Buscar en para elegir la nueva ubicación del archivo. Con el botón derecho del ratón, haga clic en cualquier punto de la lista de carpetas (asegurándose de que el puntero del ratón no se encuentra sobre un archivo de la lista) y, a continuación, elija el comando Pegar del menú contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para modificar el nombre de un archivo o carpeta mediante cualquiera de los cuadros de diálogo antes mencionados, ejecute el siguiente procedimiento: Haga clic en el archivo que desee cambiar de nombre y, después, elija el comando Cambiar nombre del menú Contextual. Escriba un nombre nuevo y, a continuación, pulse la tecla ENTRAR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
En los cuadros Abrir, Guardar como, Insertar imagen, etcétera, Excel permite mostrar las propiedades de un libro de cálculo, tales como su autor, fecha de creación, modificación, impresión, tamaño, número de hojas, etc. Para mostrar dichas propiedades: Haga clic en el botón Vistas y, a continuación, en el comando Propiedades (véase figura 5.2). Seleccione el libro del que desee mostrar las propiedades. Figura 5.2.Menú Vistas del cuadro de diálogo Abrir....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para borrar un archivo o carpeta, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta que desee eliminar y, a continuación, elegir el comando Eliminar del menú contextual.
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para crear una carpeta desde los cuadros de diálogo mencionados, ejecute el siguiente procedimiento: Si desea guardar un libro de trabajo en una nueva carpeta: en el cuadro Buscar en, elija la carpeta padre (la situada inmediatamente por encima de que desea crear en la jerarquía de carpetas) de aquella en la que desea ubicar el archivo. Haga clic sobre el botón Nuevo del cuadro de diálogo (véase figura 5.1). Con ello se abrirá el cuadro Nueva carpeta (figura 5.3). Escriba un nombre para la nueva carpeta. Pulse la tecla ENTRAR. Figura 5.3. Cuadro de diálogo Nueva Carpeta....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1. Administración de libros y carpetas |
La versión 2003 de Excel incluía, bajo el menú Archivo, un comando para buscar libros de cálculo conociendo alguna de sus propiedades (todo o parte del nombre del fichero, la fecha aproximada de la última modificación del documento, parte del contenido del libro). En las versiones 2007 y 2010 de Excel, dicha función no está disponible y, en su lugar, se puede emplear la opción Buscar en Windows XP (presente a través del Explorador de Windows o del botón Inicio) o la caja de texto Buscar en la parte superior del cuadro de diálogo...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.2. Crear un libro nuevo |
Para crear un archivo de libro con Microsoft Excel podrá utilizar un libro nuevo vacío o, abrir uno ya existente o Plantilla. Microsoft Excel contiene varias plantillas (libros que se utilizan para crear otros libros) que podrá utilizar para automatizar tareas comunes. Cuando cree un libro basado en una plantilla, los datos que introduzca en el libro se copiarán automáticamente a la base de datos vinculada. Por ejemplo, cada vez que utilice la plantilla de factura para crear una factura, Microsoft Excel agregará un nuevo registro a una base de datos de facturas. Para crear un libro nuevo vacío, haga clic en el botón Nuevo libro de la barra de herramientas Estándar. Para crear un libro utilizando una plantilla, efectúe el siguiente procedimiento: Elegir el comando Nuevo del menú Archivo. Con ello se mostrarán en la ventana las opciones y herramientas Nuevo libro (véase figura 5.4). Figura 5.4. Panel de tareas Nuevo libro. Haga clic en uno de los grupos de plantillas, ya sea en las que se encuentran almacenadas en su equipo o en las disponibles a través de Microsoft Office Online. Al hacer clic sobre cada una de las plantillas disponibles le aparecerá en la parte derecha de la ventana de Excel una previsualización de la plantilla elegida. Haga doble clic en el icono de la plantilla que desee utilizar. Haga clic en el botón Aceptar. La opción del panel Nuevo a partir de existente le permitirá crear libros de trabajo nuevos basados en uno ya existente. Para conocer cómo usar una plantilla creada por el usuario, consulte el apartado 9.4.2. («Utilizar una plantilla») del capítulo 9....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.3. Abrir un libro existente |
La apertura de un libro existente hace que se cargue en la memoria del ordenador un determinado documento de hoja de cálculo, permitiéndonos así consultar su contenido o realizar las modificaciones necesarias. La apertura de un libro se efectúa mediante el procedimiento siguiente: Elija el comando Abrir del menú Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (véase figura 5.1). Las opciones disponibles son las siguientes: Hacer clic en la lista Buscar en y seleccionar el sitio FTP o la unidad y carpeta locales en la que se encuentra almacenado el libro que se desee abrir. También podrá seleccionar un libro en uno de los accesos directos de la Barra de ubicaciones, situada en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, y que permiten ver el contenido de las carpetas Historial, Mis documentos o Personal, Escritorio y Mis sitios de red. Haga clic en un acceso directo para ver su contenido. En el recuadro Nombre podrá escribir el nombre (o cualquier parte de él) del libro que se desee abrir o seleccionarlo en la lista. Haga clic en el botón de flecha situado a la derecha del botón Abrir y elija el comando Abrir como de sólo lectura para abrir el libro; de esta forma solo podrá verlo sin poder modificarlo. Haga clic en el comando Conectar a una unidad de red para conectarse a un determinado recurso compartido de la red. Haga clic en el botón Abrir o pulse la tecla ENTRAR. Si Microsoft Excel ya estuviera abierto con otro libro el nuevo se añadiría en una nueva ventana de documento). Recuerde Para abrir un archivo que...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.4. Guardar un libro |
Guardar un libro es almacenar en disco ficheros de hoja de cálculo, con todo su contenido: datos, valores, fórmulas, formatos. Se puede utilizar para grabar nuevos documentos o para reemplazar al ya existente cuando se han realizado modificaciones sobre él. El archivo donde se almacenan los datos es denominado por Excel Libro de trabajo. Cada libro de trabajo puede contener varias hojas (el libro predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, aunque se puede modificar este valor, como hemos tratado en el epígrafe 4.5.1). A. Cuando se graba un documento por primera vez Elija el comando Guardar como del menú Archivo o haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (véase figura 5.5). Seleccione la unidad y carpeta donde desee guardar el archivo y proporciónele un nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo. Excel, automáticamente le asignará el tipo Libro de Microsoft Excel (*.xlsx). Figura 5.5. Cuadro de diálogo Guardar como. Para simplificar la búsqueda de los documentos, podrá usar nombres de archivos largos y descriptivos. La ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo pueden contener hasta 218 caracteres. Los nombres de archivos no pueden contener los siguientes caracteres: barra oblicua (/), barra inversa (\ ), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogación de cierre (?), comillas dobles («), barra vertical (|), dos puntos (:), punto y coma (;). Haga clic en el botón Guardar. B. Cuando se grabe periódicamente durante la sesión de trabajo, o...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.4. Guardar un libro |
Excel 2010 proporciona la posibilidad de recuperar los libros de cálculo que no haya guardado en su sesión de trabajo. Para que esta característica funcione deben estar activas las casillas Guardar información de autorrecuperación y Conservar la última versión autoguardada si cierra sin guardar, en las Opciones de Excel (pestaña Guardar). Si se cierra un documento o la propia aplicación sin guardar el archivo, se guarda temporalmente una versión del mismo para que se pueda recuperar posteriormente. En caso de que desee recuperar un libro nuevo (un libro del que no se ha guardado ninguna versión): Haga clic en el menú Archivo. Haga clic en la pestaña Reciente y, una vez en ella, haga clic en el botón (situado en la parte inferior de la ventana) Recupere libros no guardados. Se abrirá el cuadro de diálogo abrir con la carpeta de borradores no guardados. Seleccione el libro que desee abrir y haga clic en el botón Abrir (o doble clic sobre el archivo). También se puede acceder a esta funcionalidad a través de la pestaña Información del menú Archivo, el botón Administrar versiones y la opción Recuperar libros no guardados que se despliega al hacer clic en dicho botón. Los libros nuevos no guardados se almacenarán durante cuatro días en la carpeta de borradores mencionada. En caso de que desee recuperar una versión no guardada de un libro guardado anteriormente: Abra la versión guardada del libro que desea recuperar. Haga clic en el menú Archivo y la pestaña Información. En la sección Versiones, verá una o más versiones etiquetadas con la fecha y el texto entre paréntesis «(cuando se...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Cada vez que abrimos un archivo Excel con los comandos Abrir o Nuevo del menú Archivo éste se sitúa en una ventana (elemento fundamental en Windows). El número de ventanas abiertas en la ventana de trabajo de Excel está limitado únicamente por la cantidad de memoria disponible en su ordenador. Sólo podrá tener un libro activo, aquel en el que desee trabajar, cuya barra de títulos aparecerá resaltada (véase figura 5.7). Figura 5.7. Dos ventanas de libros en Microsoft Excel....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Una forma de salir de una aplicación es cerrar la ventana de la misma. Si se ha introducido algún cambio en la hoja desde la última vez en que fue guardada, aparecerá un mensaje que preguntará si se desea guardar antes de cerrar la ventana. Para cerrar una ventana: Elija el comando Salir del menú Archivo para cerrar la ventana de la aplicación Excel. Para cerrar la ventana de un libro de trabajo, utilice el comando Cerrar del menú de Control (véase figura 5.7) de la ventana o del menú Archivo. También puede emplear las combinaciones Ctrl + R o Ctrl + F4 para cerrar una ventana sin cerrar la aplicación. Otro método abreviado es hacer doble clic en el icono del menú de Control de la ventana a cerrar (figura 5.8). Figura 5.8. Menú de Control....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Con el ratón Arrastre la barra de títulos de la ventana a la nueva posición. A medida que mueva el puntero de ratón, se irá moviendo con él la ventana. Suelte el botón del ratón cuando la ventana esté situada en la posición deseada. Con el teclado Seleccione la ventana que se desee mover (haga clic en cualquier parte de la ventana). Pulse ALT+BARRA ESPACIADORA para abrir el menú de Control. Elija el comando Mover. El cursor se convertirá en una flecha con cuatro puntas. Pulse las teclas de movimiento de cursor (FLECHA ARRIBA, ABAJO, DERECHA o IZQUIERDA) para mover la ventana. Mueve la ventana hasta la posición deseada. Para cancelar la operación en cualquier momento pulsar la tecla ESC....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Con el ratón Seleccionar la ventana cuyo tamaño se desee modificar. Señalar el borde o la esquina que se desee mover. El puntero se convertirá en una flecha de dos puntas. Arrastrar la esquina o borde hasta que la deje con el tamaño deseado. Si arrastra uno de los bordes, la ventana sólo cambiará por ese lado. Si arrastra una esquina, cambiará al mismo tiempo el tamaño de los dos lados que forman la misma. Soltar el botón del ratón cuando la ventana adquiera el tamaño deseado. Con el teclado Seleccione la ventana cuyo tamaño desee cambiar su tamaño. Pulse ALT+ESC o ALT + TABULADOR para pasar de una ventana a otra, hasta llegar a la que desee cambiar. Pulse la combinación de teclas ALT+BARRA ESPACIADORA para abrir el menú de Control. Elija el comando Tamaño (utilizar las tecla FLECHA ABAJO o FLECHA ARRIBA para seleccionar el comando). Aparecerá una flecha con cuatro puntas. Pulse una de las teclas de dirección para desplazarse al borde que desea mover. Si desea cambiar el tamaño en dos sentidos al mismo tiempo, pulse dos teclas de dirección simultáneamente para seleccionar una esquina de la ventana. Para mover el borde, pulse una de las teclas de dirección. Aparecerá el contorno de la ventana indicando el tamaño y proporciones de la misma. Cuando adquiera el tamaño que desee, pulse la tecla ENTRAR. Si no desea que se haga efectivo el cambio de tamaño especificado, pulse la tecla ESC....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.3. Modificar el tamaño de una ventana |
Al terminar de trabajar con una hoja, es posible reducir la ventana a la barra de títulos (minimizar), con el fin de conservarla en la ventana de trabajo para utilizarla posteriormente. Cuando se reduce una ventana a su barra de títulos, la aplicación situada en dicha ventana continúa ejecutándose, pero su ventana no ocupa espacio. Si desea trabajar de nuevo con esa hoja en una ventana hacer clic en el botón Maximizar o Restaurar (si está visible la barra de títulos), o en su nombre en la lista del menú Ventana (si no está visible la barra de títulos). Por defecto, cada libro de Excel abierto se muestra como un botón en la barra de tareas. Este comportamiento se controla mediante las Opciones de Excel (menú Archivo), en la pestaña Avanzadas, grupo de opciones Mostrar y la casilla de verificación Mostrar todas las ventanas en la barra de tareas. Una ventana de hoja puede ampliarse para que ocupe toda la ventana de la aplicación —exceptuando el área destinada a la barra de menús y la barra de herramientas— haciendo clic en el botón Maximizar. Cuando estén abiertas dos o más ventanas de hoja y se amplíe una de ellas al máximo, todas las demás quedarán cubiertas por la ventana ampliada. Para hacerlas visibles seleccione el botón Restaurar, o bien, elegir Minimizar para reducir el tamaño de la ventana y así hacer visible la barra de títulos de las ventanas ocultas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
El procedimiento para ocultar una ventana es el siguiente: Active la ventana haciendo clic sobre ella o escogiendo su nombre en el menú Cambiar ventanas de la ficha Vista (véase figura 5.9). Figura 5.9. Grupo Ventana y menú Cambiar ventanas de la ficha Vista. Seleccione el comando Ocultar de la ficha Vista (grupo Ventanas). El libro desaparece del área de trabajo. Sin embargo, permanece abierto. Los pasos para mostrar un libro oculto son: Haga clic sobre el botón Mostrar de la ficha Vista (grupo Ventana). Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar (véase figura 5.10). Figura 5.10. Cuadro de diálogo Mostrar. Seleccione el libro deseado en el cuadro de lista Mostrar libro. Haga clic en el botón Aceptar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Cuando se tengan abiertos varios libros, algunas de las ventanas pueden estar ocultas detrás de la ventana del libro activo. Se pueden utilizar las opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada del comando Organizar todo, en la ficha Vista (grupo Ventana) para organizar las ventanas del libro de tal modo que todos los libros en ejecución aparezcan visibles sobre la ventana de trabajo. Estas opciones organizan automáticamente sólo las ventanas abiertas que no estén minimizadas. Haga Organizar todo de la ficha Ventana. Aparecerá el cuadro de diálogo Organizar ventanas (véase figura 5.11). Figura 5.11. Cuadro de diálogo Organizar ventanas. Las opciones del cuadro de diálogo son: Mosaico: las ventanas abiertas quedarán dispuestas con un tamaño más pequeño, de tal forma que queden todas juntas, como si fueran baldosas, en la ventana de trabajo de la aplicación (Excel). Horizontal: reduce a igual tamaño todas las ventanas abiertas y las coloca de arriba abajo. Vertical: reduce a igual tamaño todas las ventanas abiertas y las coloca de izquierda a derecha. Cascada: superpone una ventana encima de otra, mostrando las barras de título. Ventanas del libro activo: organiza sólo las ventanas abiertas del libro activo (por ejemplo, si está viendo distintas hojas del mismo libro simultáneamente). Haga clic en el botón Aceptar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Para ver simultáneamente más de una hoja del mismo libro, seleccione el comando Nueva ventana de la ficha Vista (grupo Ventana). La nueva ventana tendrá igual contenido que la ventana activa (deberá tener un libro abierto para poder ejecutar este comando), y su título será el del libro original junto con un número que indicará que se trata de una ventana suplementaria (por ejemplo, Libro8:2) Para organizar las ventanas abiertas en Microsoft Excel, utilice el comando Organizar todo de la ficha Vista (grupo Ventana). Haga clic en la hoja que desee ver. Repita este procedimiento para cada hoja que desee ver. Para activar una ventana abierta, haga clic en cualquier posición o seleccione su nombre en el menú Cambiar ventanas (véase figura...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
A veces es necesario dividir una hoja en varias ventanas para poder ver diferentes áreas de la misma. La principal ventaja de ello es poder trabajar con hojas grandes y poder visualizar en la ventana de trabajo áreas muy alejadas de la misma. Para dividir una ventana en secciones, siga el procedimiento que se explica a continuación...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
Arrastre el botón de división horizontal o vertical (botón situado por encima y a la izquierda de las barras de desplazamiento) a la posición deseada. Para presentar el botón de división, si no está visible, elija el comando Opciones del menú Archivo y active las casilla de verificación Mostrar barra desplazamiento horizontal y Mostrar barra desplazamiento vertical de la pestaña Avanzadas (grupo Mostrar opciones para este libro). Cuando coloque el puntero del ratón en un cuadro de división, el puntero cambiará a una flecha de dos puntas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
Active la ventana de la hoja de cálculo que se desee dividir. Haga clic en el botón Dividir de la ficha Vista (grupo de herramientas Ventana). La ventana se dividirá arriba y a la izquierda de la celda activa (véase figura 5.12). Para ajustar las secciones divididas, arrastre cada barra de división en la dirección deseada. Figura 5.12. Ventana de Excel dividida....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
Active la ventana de la hoja de cálculo de la que se desee eliminar la división. Haga doble clic en cualquier parte de la barra de división o haga clic en el botón Dividir de la ficha Vista para desactivarlo....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Excel nos permite mantener fija la primera fila, la primera columna o una determinada selección de celdas; esas celdas permanecerán inmóviles mientras nos desplazamos por la hoja de cálculo, lo cual es útil, por ejemplo, para tener visibles los títulos de las columnas en las que estamos insertando datos. Si desea inmovilizar filas superiores y columnas, sitúe la celda activa inmediatamente por debajo y a la derecha de los paneles que desea inmovilizar. Haga clic en el botón Inmovilizar paneles, en el grupo de herramientas Ventana (ficha Vista). Se desplegará un menú con varias opciones: Inmovilizar paneles. Se inmovilizan las filas y columnas situadas, respectivamente, hacia arriba y a la izquierda de la celda activa. Inmovilizar fila superior. Se inmoviliza la primera fila de la hoja de cálculo. Inmovilizar primera columna. Se inmoviliza la primera columna de la hoja de cálculo. Si desea movilizar de nuevo los paneles, haga clic sobre el botón Inmovilizar paneles y, en el menú desplegable, elija la opción...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.6. Crear y modificar hipervínculos |
Un vínculo o hipervínculo es una conexión directa a una referencia de celda situada en el mismo libro o en otro libro situado en el ordenador local, o a un directorio compartido en la red local o en Internet. Los hipervínculos se muestran con un color diferente al habitual (por defecto en azul y subrayados), y al señalarlos con el puntero del ratón, este adquiere la forma de una mano. Al pulsar el botón del ratón mientras este señala el enlace, el documento actual cambia por aquel al que apunte el enlace. Si el documento está guardado en algún servidor de Internet, nos pedirá que iniciemos la conexión y se abrirá el navegador instalado para visualizar el documento....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.6. Crear y modificar hipervínculos |
Escriba el texto del hipervínculo, dibuje o inserte un gráfico mediante los comandos de inserción de dibujos e imágenes (consúltese el Capítulo 2). Seleccione la celda o las celdas que contengan el texto o el gráfico. Haga clic en el botón Hipervínculo de la ficha Insertar (véase figura 5.13). Figura 5.13. Botón Hipervínculo en la ficha Insertar. Si aparece un cuadro de diálogo solicitándolo, guarde el libro antes de crear el hipervínculo. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (véase figura 5.14). En la lista Vincular a podrá elegir: Figura 5.14. Elegir el Archivo o página Web existente. Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo Archivo o página Web existente: escriba la dirección del archivo con el que se desee conectar al hacer clic sobre el hipervínculo. Para seleccionar la página Web de una lista de páginas Web examinadas recientemente, haga clic en el botón Páginas consultadas y, después en la lista Buscar en, elija la página Web con la que se desea crear el vínculo. Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga clic en la opción Archivos recientes y después en el archivo con el que desea crear el vínculo. Si desea que el hipervínculo salte a una dirección específica dentro del archivo actual, elija la opción Lugar de este documento (véase figura 5.15) en la lista Vincular a y escriba la referencia de la celda en el cuadro de texto Escriba la referencia de la celda. Figura 5.15. Elegir la dirección del libro actual al que llevará el enlace. También podrá hacer clic para seleccionar un nombre de hoja, celda o referencia de celda,...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.6. Crear y modificar hipervínculos |
Señale con el puntero del ratón el hipervínculo que se desee eliminar. Haga clic con el botón derecho del ratón en el hipervínculo. Elija el comando Hipervínculo del menú Contextual y, a continuación, seleccione el comando Quitar hipervínculo del submenú que se desplegará. Si se desea eliminar un hipervínculo y el texto o la imagen que representa el hipervínculo, seleccionar el hipervínculo y pulsar la tecla...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Mediante las opciones de impresión, se pueden realizar copias en papel de los trabajos generados con Excel. Es posible imprimir hojas de cálculo y los gráficos incrustados en ellas (gráfico que se coloca en una hoja de cálculo) y gráficos en una hoja de gráfico separada....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Las herramientas de configuración de página nos permiten determinar con precisión las características de impresión. Se puede acceder a dichas herramientas a través de la ficha Diseño de página (figura 5.18). Haciendo clic en la flechita situada en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas Configurar página se abrirá el cuadro de diálogo del mismo nombre, que nos permitirá definir todas las características y parámetros para la impresión de la hoja de cálculo. A dicho cuadro de diálogo se puede acceder también a través del menú Archivo y el comando Imprimir. Figura 5.18. Grupo de herramientas Configurar página, en la ficha Diseño de página. Haga clic en el menú Archivo, escoja el comando Imprimir y, en el grupo de opciones de dicho comando, haga clic en Configurar página. También puede acceder a través de la ficha Diseño de página, como se ha indicado en el párrafo precedente. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página. Las pestañas que presenta el cuadro de diálogo son: Pestaña Pagina (véase figura 5.19). A su vez, esta pestaña o ficha del cuadro de diálogo comprende las siguientes opciones: Orientación. Podrá elegir entre imprimir la hoja en Vertical a lo largo del papel y Horizontal a lo ancho del papel. Tamaño del papel. Establece las medidas del papel que va a utilizar para imprimir. En la lista desplegable Tamaño del papel se visualizan todos los tamaños de papel disponibles para la impresora seleccionada. Primer número de página. En esta opción podrá especificar el número de página donde se desee iniciar la numeración para cada hoja de cálculo. La opción predefinida Automático permitirá empezar la...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
En este apartado aprenderá a determinar unos parámetros de impresión no definidos en las opciones de Configurar página. La mayoría de las veces las hojas no caben en una sola página sino que han de imprimirse en varias páginas. La división en páginas la realiza automáticamente Excel teniendo en cuenta el tamaño de papel seleccionado y los márgenes establecidos. Para establecer los saltos de página en el lugar que considere más adecuado realice los siguientes pasos: En primer lugar, deberá activar la visualización de saltos de página mediante el botón Ver saltos de página en la ficha Vistas (grupo Vistas de libro, véase figura 5.26). Figura 5.26. Vista de saltos de página. Seleccione la columna o la fila siguiente al punto donde desee insertar el salto de página. En el menú Contextual, escoja el comando Insertar salto de página. Aparecerá una línea discontinua que marca el salto de página. Si ha establecido un salto de página previamente y desea anularlo. Seleccione la fila o columna siguiente a la posición donde está insertado y elija el comando Quitar salto de página del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Sólo podrá mover un salto de página en vista previa de saltos de página. Al mover un salto de página automático lo transformará en salto manual. Haga clic en el botón Ver saltos de página de la ficha Vistas. Arrastre el salto de página a su nueva ubicación. Haga clic en el botón Normal de la ficha Vistas para volver al modo de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Para ver exactamente cómo quedará la hoja de cálculo impresa con las características que se han establecido las opciones y herramientas de configuración de página no es necesario que la imprima; el comando Imprimir (menú Archivo, figura 5.27) le mostrará una vista preliminar de la hoja impresa. También puede hacer clic en el botón Diseño de página de la ficha Vistas (figura 5.28) Podrá verla tal y como se imprimirá posteriormente; de esta forma, podrá hacer los últimos ajustes tales como supervisar los tipos de letra, la anchura de las columnas y los márgenes, antes de la impresión definitiva, sin malgastar papel. Figura 5.27. Vista preliminar de la hoja de cálculo en el comando Imprimir. Figura 5.28. Vista de Diseño de página (ficha Vistas). Los comandos que podrá ejecutar mediante los botones de la Vista preliminar son los siguientes (tenga en cuenta que a muchas de estas opciones puede acceder también a través de la ficha Diseño de página). Siguiente y Anterior. Mediante las flechas de desplazamiento de página podrá ver el aspecto de las páginas anterior y posterior a la actual, si existen. Seleccionar impresora. Con el botón de selección de impresora podrá escoger, de entre las impresoras instaladas en su equipo, aquella con la que desee imprimir su hoja de cálculo. Seleccionar el intervalo de impresión. En esta opción podrá imprimir solo las hojas activas, todo el libro de cálculo o bien una selección de hojas. Selección: Imprime solamente las celdas seleccionadas en las hojas seleccionadas. Las selecciones discontinuas se imprimen en páginas aparte. Al seleccionar esta opción queda deshabilitada cualquier área de impresión que haya definido...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6. Organizar y analizar datos |
En este capítulo aprenderá a utilizar las herramientas y técnicas que facilitan las tareas de organizar y analizar los datos de una hoja de cálculo. Los esquemas que permiten la organización de los datos con distintos niveles jerárquicos. Por ejemplo, una hoja de cálculo que agrupe las ventas de un año por meses y trimestres permitiría obtener los subtotales de los meses que componen cada trimestre y el total de la suma de los trimestres. El análisis ¿qué pasaría si…? con las funcionalidades que ofrecen las tablas permiten evaluar los resultados de una serie de datos cuando se cambian los valores de un conjunto de variables en una o en varias fórmulas. Por ejemplo, podríamos calcular la cuota a pagar por un préstamo modificando el tipo de interés. Otra técnica de análisis ¿qué pasaría si…? son los escenarios que recopilan y gestionan distintas situaciones sustituyendo uno o más valores por otros diferentes y devolviendo el resultado que tendría sobre los datos de la hoja. Por ejemplo, podremos crear distintos escenarios que nos permitan saber lo que sucedería con los beneficios que se obtendrían si las ventas aumentaran o disminuyeran. La búsqueda de objetivos que permiten modificar el valor de una celda para que se consigan los objetivos en las celdas dependientes. Por ejemplo, saber el precio al que tendríamos que vender un producto para obtener un beneficio prefijado. Tablas dinámicas para crear listas dinámicas, es decir, crear hojas que podrá reorganizar dinámicamente para resaltar diferentes aspectos de sus datos. Por ejemplo, un informe de tabla dinámica le permite comparar las ventas de «libros de texto» del mes de septiembre...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.1. Subtotales |
Excel puede calcular automáticamente los subtotales de la columna ordenada previamente de una lista o base de datos. Una lista o base de datos en Excel no es más que un rango de celdas de la hoja de cálculo, en el que la primera fila contiene el nombre de los campos e inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blando, los datos o registros. Compruebe que los datos cuyos subtotales desea calcular cumplen los siguientes requisitos: cada columna tiene un rótulo en la primera fila y no existen filas ni columnas en blanco en el rango. Ordene de forma ascendente o descendente la lista por la columna o columnas para agrupar las filas cuyos subtotales se desean calcular. Situar el curso en una celda de la lista y, después haga clic en el botón Ordenar de la ficha Datos. Haga clic en el botón el comando Subtotales del menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Subtotales (véase figura 6.1). Figura 6.1. Calcular subtotales (cuadro de diálogo Subtotales). Seleccione el nombre de la columna por la que desea agrupar los datos para el cálculo de subtotales en la lista desplegable Para cada cambio. Elija la función que calcule lo que se desea averiguar en la lista desplegable Usar función. Active la casilla de verificación de la columna o columnas de las que se desea calcular subtotales. Si desea que Excel inserte un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. Active o desactive casilla de verificación Resumen debajo de los datos para indicar si los subtotales se presentarán encima...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.1. Subtotales |
Si elimina los subtotales de una lista, Microsoft Excel eliminará también el esquema y todos los saltos de página que se hayan insertado en la lista. Haga clic en una celda de la lista que contenga los subtotales. Elija el comando Subtotales de la ficha Datos. Haga clic en el botón Quitar todos del cuadro de diálogo Subtotales. TENGA EN CUENTA QUE: Debe recordar que los datos cuyos subtotales desea calcular cumplen los siguientes requisitos: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, no existen filas ni columnas en blanco en el rango y la lista está ordenada por el campo o columna al que desea agregar...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.2. Aplicar filtros personalizados |
La funcionalidad Filtro que abordamos en el Capítulo 3 solamente nos permite manejas dos condiciones a la vez para cada columna (campo) de una lista que deseemos filtrar. Si necesitamos filtrar la información que cumpla más de dos criterios, deberemos utilizar la funcionalidad Filtro avanzado. Para realizar este procedimiento la lista deberá tener rótulos o nombres de columnas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.2. Aplicar filtros personalizados |
Para crear un filtro avanzado deberá ejecutar el siguiente procedimiento: En primer lugar, debe crear un rango de criterio en la hoja de cálculo, lejos de la lista que desea filtrar. Existen diversos tipos de criterios: Los Criterios de comparación seleccionan los registros que coinciden exactamente con el criterio especificado. Excel permite el uso de los comodines * y ?. El símbolo * sustituye a cualquier carácter en la misma posición y las siguientes. El símbolo ? sustituye a un solo carácter en la posición indicada. Ejemplos: Criterio Buscaría … «Bayón» (campo Apellido) Los registros cuyo apellido sea Bayón. «R*» (campo Apellido) Los registros cuyo apellido comience por R. «????» (campo Nombre) Los registros cuyo nombre tenga cuatro caracteres. «Valladolid» (campo Ciudad) Los registros cuya ciudad se corresponda con Valladolid. «*as» (campo Apellido) Los registros cuyo apellido termine en as. Criterios Múltiples. En una base de datos podemos seleccionar registros por más de una condición o criterio. Los criterios se combinan mediante los siguientes operadores: Y Si unimos dos condiciones o criterios por el operador Y, para que un registro sea seleccionado tendrá que cumplir las dos condiciones. Excel considera que los criterios están unidos por el operador Y, cuando éstos se sitúan en la misma fila O Cuando dos condiciones se unen por medio del operador O, bastará que se cumpla una de las dos condiciones para que el registro sea seleccionado. Si los criterios los escribimos en distintas líneas, Excel los considera unidos por el operador O. O e Y Para realizar estas operaciones tendremos que hacer uso de los operadores lógicos O e Y. Los...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.2. Aplicar filtros personalizados |
Excel nos permite trabajar de una forma más cómoda utilizando formularios. Los formularios proporcionan un interfaz simple para la introducción de datos, lo cual es especialmente útil cuando es preciso introducir una gran cantidad de información en la hoja. Los formularios evitan tener que desplazarse por la hoja para introducir los datos pertinentes en cada celda. Para crear un formulario lo primero que debemos hacer es habilitar el acceso a la herramienta Formularios a través de una de las fichas de Excel. En nuestro caso, personalizaremos la ficha Programador para incluirla. Para hacerlo seguimos el procedimiento que se explica a continuación: Haga clic en el menú Archivo y dentro de él, en las Opciones de Excel. Acuda a la pestaña Personalizar cinta de opciones (véase figura 6.5). En el campo Comandos disponibles en, seleccione la opción «Todos los comandos» para mostrar todos los comandos de Excel. En el grupo de fichas de la columna derecha, haga clic en la ficha Programador. (Tenga en cuenta que la casilla de verificación junto a la ficha debe estar activa para que la ficha esté visible en Excel). Haga clic en el botón Nuevo grupo para crear un grupo de herramientas personalizado. Modifique el nombre del grupo recién creado mediante el botón Cambiar nombre. Asígnele el nombre «Formulario». Escoja el comando «Formulario» en la columna de la izquierda (los comandos están ordenados alfabéticamente en ella). Muévalo con el botón Agregar al grupo de herramientas «Formulario» que hemos creado. Haga clic en el botón Aceptar para validar los cambios introducidos. Observará (figura 6.6) que la ficha Programador se ha modificado e incluye el grupo...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.2.2. Formulario de datos |
Si deseamos añadir un nuevo registro efectuaremos los siguientes pasos: Sitúe como celda activa una que esté dentro del rango de la tabla. Elija el comando Formulario en la ficha Programador. Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 6.7. Haga clic en el botón Nuevo o pulsar la tecla ENTRAR, después de rellenar los datos del último campo del registro actual. Rellene el contenido de los campos. Para pasar de un campo a otro, pulse la tecla TAB o haga clic con el ratón. El nuevo registro pasará al final de la base de datos. Repita los pasos 3 a 4 para cada registro que desee insertar. Haga clic en el botón Cerrar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.2.2. Formulario de datos |
El comando Formulario nos permite definir criterios sencillos en el cuadro de diálogo. Las búsquedas con el Formulario de Datos se realizarán con el siguiente procedimiento: Seleccione como celda activa una que esté en el rango de la tabla. Seleccione el comando Formulario en la ficha Programador. Haga clic en el botón Criterios. Aparecerá una ficha vacía y la palabra Criterios se visualiza en la parte superior derecha de la ficha y el botón Criterios ha pasado a ser el botón Formulario para poder volver al formato de formulario por defecto. Escriba los criterios de búsqueda deseados en el recuadro del campo o campos. Podremos escribir operadores relacionales y también se pueden emplear los caracteres comodín * y ?. Active el primer registro de la base de datos. Al pulsar la tecla ENTRAR se muestra el primer registro que cumple la condición. Haga clic en el botón Buscar siguiente o Buscar anterior para visualizar los registros siguiente o anterior que cumplen las condiciones especificadas. Para finalizar la operación haga clic en el botón Formulario. Utilizando el Formulario de Datos, Excel no permite extraer los registros, sino solamente...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.2.2. Formulario de datos |
Seleccione como celda activa una que esté en el rango de la tabla. Seleccione el comando Formulario de la ficha Programador. Seleccione en el formulario el registro que desee borrar. Utilice el botón Criterios o los botones Buscar siguiente o Buscar anterior para localizar el registro que se desee modificar. Efectúe las modificaciones oportunas. No necesitará confirmar las entradas; si hace clic en cualquiera de los botones de la ficha, el registro se introducirá en la tabla. Haga clic en el botón...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.2.2. Formulario de datos |
El procedimiento que hay que seguir para borrar registros desde el Formulario es: Seleccione como celda activa una que esté en el rango de la tabla. Seleccione el comando Formulario de la ficha Programador. Seleccione en el formulario el registro que desee borrar. Utilice el botón Criterios o los botones Buscar siguiente o Buscar anterior para localizar el registro que se desee borrar. Haga clic en el botón Eliminar. Excel presenta un mensaje de aviso. Si desea borrar el registro seleccionado, haga clic en el botón Aceptar. Si cambia de opinión o se ha equivocado, hacer clic en el botón Cancelar. Haga clic en el botón...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.3. Esquemas |
Un esquema permite resumir el contenido de una hoja de cálculo asociando con una relación de subordinación diferentes celdas. Es decir, visualizaremos únicamente los resultados importantes sin tener en cuenta los detalles. Antes de crear un esquema deberá introducir los datos y las fórmulas que realicen el cálculo de resumen que desea representar definiendo los niveles que ocupan dentro de la estructura general. Por ejemplo, en la columna Categoría ordenada alfabéticamente basamos los cálculos de subtotales y las columnas que tienen los valores de los que se realizan los cálculos Unidades Existencia y Unidades Pedidas (véase figura 6.8). La ventaja de trabajar con esquemas reside en la posibilidad de mantener organizada la hoja de cálculo de forma jerárquica y obtener en pantalla únicamente los datos contenidos en aquellos títulos o subtítulos que se necesiten, independientemente del nivel en que se encuentren....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.3. Esquemas |
Configurar un esquema determina cómo aparecerán los titulares de filas o columnas de los totales o aplicar autoformatos incorporados por Excel que establecen características de formato, como la fuente o tipo de letra, tamaño de fuente y sangría, etcétera, definidos previamente en un estilo. Para configurar un esquema: Haga clic en la flechita de la esquina inferior derecha del grupo Esquema, en la ficha Datos (véase figura 6.8). El cuadro de diálogo Esquema presenta las siguientes acciones que se pueden ejecutar (véase figura 6.9): Figura 6.8. Grupo de herramientas Esquema en la ficha Datos. Figura 6.9. Cuadro de diálogo Esquema. Botón Crear. Haga clic en el botón Crear para crear el esquema ahora aplicando las opciones de configuración seleccionadas en el paso 1. Botón Aplicar estilos. Haga clic en este botón para aplicar estilo a un esquema ya creado. Definir la configuración con la que se crearán los esquemas cuando se use el comando Agrupar: Haga clic en el botón Aceptar para establecer la configuración que se establece al activar o desactivar la casilla de verificación Estilos automáticos, Filas resumen debajo del detalle, la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle o...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.3. Esquemas |
Seleccione el rango a esquematizar. Para trazar el esquema de la hoja de cálculo completa, hacer clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta los siguientes criterios: Aplique un esquema automático a las hojas de cálculo que tienen fórmulas de resumen que hacen referencia a las celdas de los datos de detalle. Las columnas que contengan fórmulas de resumen deben estar situadas a la derecha o a la izquierda de los datos de detalle, o las filas que contengan fórmulas de resumen deben estar situadas por encima o por debajo de los datos de detalle. Si aplica el esquema automáticamente y los resultados no son los esperados, haga clic en el botón Desagrupar de la ficha Datos (grupo de herramientas Esquema), elija el comando Borrar esquema y aplique el esquema manualmente. Para crear un esquema automáticamente, elija el comando Autoesquema del menú Agrupar, en la ficha Datos (grupo de herramientas Esquema). Excel mostrará el cuadro de diálogo de la figura 6.10. Haga clic en el botón Aceptar. Figura 6.10. Cuadro de diálogo Agrupar. Si desea añadir un nuevo nivel de agrupamiento a un esquema ya creado: Seleccione el rango que desea agrupar dentro de otro existente. Elija el comando Agrupar (para crear un nivel manualmente) de la ficha Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Agrupar (véase figura 6.10). Elija la opción Filas o Columnas para crear el esquema agrupado los datos en la dirección que indica la opción...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.3. Esquemas |
Una vez creado el esquema aparece a la izquierda y por encima de la hoja los marcadores de nivel: Botón Contraer nivel. Indica que el nivel está expandido. Hacer clic en él para ocultar las filas o columnas de detalle del nivel. Botón Expandir nivel. Indica que hay detalles de filas o columnas ocultas. Al hacer clic sobre él para mostrar las filas o columnas de detalle ocultas. Botones de nivel. Estos botones indican los niveles en los que se ha jerarquizado la información. Para mostrar un nivel determinado hacer clic en el ratón en el número que indica el nivel que desee y para presentar todos los niveles hacer clic en el nivel más bajo (el número mayor) del...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.3. Esquemas |
Para borrar un esquema de la hoja de cálculo, no se eliminan los datos sino que se procederá de la siguiente forma: Haga clic en la hoja de cálculo. Elija el comando Borrar esquema del menú Desagrupar, en la ficha Datos. SUGERENCIAS También puede quitar niveles del esquema sin tener que quitarlos todos. Para ello, mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras hace clic en el botón Expandir nivel o en el botón Contraer nivel para elegir el nivel; después elegir el submenú Agrupar y esquema en el menú Datos y hacer clic en el comando Desagrupar. Para ocultar el esquema sin quitarlo, muestre todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema, y a continuación, elija el menú Herramientas, comando Opciones, ficha Ver y desactive la casilla de verificación Símbolos del esquema. Si utiliza la función Subtotales (véase epígrafe 6.1), Excel creará automáticamente un esquema a partir de los datos...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.4. Validación de datos |
Si desea controlar el contenido que se introduce en una celda —por ejemplo: números dentro de unos límites, fecha y horas dentro de un rango, texto de una longitud específica, contenido permitido en función del contenido de otra celda, etc.— previamente deberá definir la regla de validación correspondiente. Para ello deberá proceder del siguiente modo: Seleccione las celdas para las que se desee que Excel le muestre un mensaje. Haga clic sobre la herramienta Validación de datos de la ficha Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Validación de datos (véase figura 6.11). Figura 6.11. Cuadro de diálogo Validación de datos (pestaña Mensaje entrante). Para definir el mensaje que se mostrará al situarse en una celda: Active la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante. Para que aparezca un título en negrita en el mensaje, escríbalo en el cuadro de texto Título. Escriba el texto del mensaje en el cuadro de texto Mensaje de entrada, con un máximo de 255 caracteres. Para comenzar una nueva línea en el mensaje, pulsar la techa ENTRAR. Si se desea establecer una regla de validación y/o mostrar un mensaje al introducir datos incorrectos en una celda, elija la ficha Configuración (véase figura 6.12). Especifique las restricciones de datos para las cuales desea que aparezca un mensaje. Figura 6.12. Cuadro de diálogo Validación de datos (pestaña Configuración). Si desea que Microsoft Excel muestre un mensaje al introducir datos no válidos, haga clic en la ficha Mensaje de error (véase figura 6.13). Figura 6.13. Cuadro de diálogo Validación de datos (pestaña Mensaje de error). Compruebe que está activada la...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.4. Validación de datos |
Podrá realizar una auditoría de una hoja de cálculo para encontrar las entradas incorrectas, Microsoft Excel identificará todas las celdas que contengan valores que sobrepasen los límites definidos mediante la herramienta Validación de datos de la ficha Datos, incluidos los valores que se hayan introducido en las celdas, los cuales pasarán a ser incorrectos debido a los cálculos de las fórmulas y los valores colocados en las celdas mediante macros. Para efectuar la auditoría utilizaremos el grupo de herramientas Auditoría de fórmulas de la ficha Datos (véase figura 6.14). Figura 6.14. Grupo de herramientas Auditoría de fórmulas (ficha Datos). Haga clic en el botón Rodear con un círculo datos no válidos. Deberá tener en cuenta que si la hoja de cálculo tiene más de 255 celdas que contengan datos no válidos, Microsoft Excel marcará solamente 255 celdas. Para marcar más celdas, corrija algunas de las celdas no válidas y, a continuación, haga clic otra vez en Rodear con un círculo datos no válidos. Si está activada la opción de cálculo manual y se configuran restricciones que impliquen cálculos utilizando la entrada, aparecerá un mensaje que solicitará que vuelva a calcularse la hoja de cálculo cuando se hayan identificado las entradas incorrectas. Para evitar que se muestre este mensaje, elegir el comando Opciones del menú Archivo y, a continuación, en la ficha Fórmulas y el grupo Opciones de cálculo, haga clic en la opción Automático. Para visualizar las restricciones de datos y mensajes definidos para una celda, seleccione dicha celda y haga clic sobre el botón Validación de datos de la ficha...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.5. Crear y personalizar series de datos |
Microsoft Excel llena rangos automáticamente con fechas, períodos de tiempo y series de números, incluidos números combinados con texto, como «Región 1», «Región 2», etc. También podrá crear una lista de Autollenado personalizada, por ejemplo, las regiones de ventas de su empresa en los títulos de filas y columnas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.5. Crear y personalizar series de datos |
Seleccione la primera celda del rango que se desea llenar e introducir el primer elemento de la serie. Si el primer elemento de la serie es numérico o valor, para que el incremento de la serie sea distinto de 1, seleccionar la siguiente celda del rango e introduzca el siguiente elemento de la serie. La diferencia entre estos dos elementos iniciales determina la cantidad en la que se incrementará la serie. Seleccione las celdas que contienen los elementos iniciales. Arrastre el controlador de relleno (pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la selección) sobre el rango que se desea llenar. Para llenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha y en orden descendente, arrastrar hacia arriba o hacia la izquierda. El valor inicial puede contener más de un elemento que puede incrementarse. Por ejemplo, si el valor inicial es ene-11, se incrementarán tanto el mes como el año. Para especificar qué valor debe incrementarse, mantenga pulsado el botón secundario (derecho) del ratón mientras arrastra el cuadro de llenado a lo largo del rango. Suelte el botón y hacer clic en el comando que se desee del menú Contextual. Para obtener la serie feb-11, mar-11, etc., haga clic en Rellenar meses, y para obtener la serie ene-11, ene-12, etc., haga clic en Rellenar años. También podrá utilizar el cuadro de diálogo Serie (véase figura 6.15) que aparecerá al ejecutar el comando Series del menú Rellenar, en la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). Figura 6.15. Cuadro de diálogo...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.5. Crear y personalizar series de datos |
Excel permite crear una serie personalizada de Autollenado a partir de elementos ya existentes en una hoja de cálculo, o bien crear una lista nueva. Seleccione en la hoja de cálculo la lista de elementos ya existentes con los que se desea crear la nueva lista. Elija el comando Opciones del menú Archivo. Figura 6.16. Modificación de las opciones de Excel para crear una lista personalizada. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. En la pestaña Avanzadas y el grupo General (véase figura 6.16), haga clic en el botón Listas personalizadas. Se abrirá el cuadro de diálogo del mismo nombre (figura 6.17). Figura 6.17. Cuadro de diálogo Listas personalizadas. Para añadir la lista seleccionada, haga clic en el botón Importar. Para crear una nueva lista, haga clic en la opción NUEVA LISTA en el recuadro Listas personalizadas. Escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando con la primera. Pulse la tecla ENTRAR después de cada entrada. Cuando haya terminado la lista, haga clic en el botón Agregar. Haga clic en el botón Aceptar. Si desea borrar una lista creada por el usuario (las predefinidas por Excel no podrá eliminarlas), haga clic en el nombre de la lista y después en el botón...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6. Análisis de datos |
Microsoft Excel dispone de potentes herramientas para el análisis de hipótesis «¿Qué pasaría si?». En la elaboración y estudio de pronósticos financieros o en el análisis de proyectos comerciales con objeto de comprobar sus posibilidades es donde estas herramientas poseen su aplicación. Este apartado le enseña cómo usar estas herramientas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6.1. Tablas de datos |
Este procedimiento produce una tabla de datos que presenta los resultados obtenidos al sustituir un rango de valores por una variable en una fórmula. Se puede usar una tabla orientada por columna o una tabla orientada por fila. Una tabla es un rango de celdas que se sitúa en un área en blanco de la hoja de cálculo. En este rango Excel muestra una serie de valores de salida que representan los efectos cuando una o dos variables de la fórmula toman un rango de valores....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6.1. Tablas de datos |
Para crear una tabla de una variable son necesarias: Una celda de entrada para indicar a Excel dónde irá introduciéndose la lista de valores de uno en uno. La celda de entrada puede ser cualquier celda de la hoja de cálculo cuyo valor se desee emplear para efectuar operaciones «que ocurriría si»; es la celda que representa, en la fórmula, la variable de entrada que vamos a estudiar. El valor de esta celda en la hoja de cálculo queda inalterado. Una fila o una columna con los valores diferentes para que Excel los sustituya en la celda de entrada. Una fila o una columna con las fórmulas que actúe sobre la celda de entrada y calcule los valores de salida que se desean ver. El aspecto de una tabla de una variable con valores de entrada por columna es el siguiente: Celda en blanco =B2*C2 =B2*C3 =B2*C4 4% Resultado Resultado Resultado 5% Resultado Resultado Resultado 6% Resultado Resultado Resultado Para llenar una tabla orientada por columnas Introduzca en una columna individual una lista de valores que desee que Microsoft Excel sustituya en la celda de entrada. Ésta puede ser cualquier celda individual en la hoja de cálculo. Introduzca la fórmula que contiene la celda variable en la fila que se encuentra sobre el primer valor y una celda a la derecha de la columna de valores. Introduzca fórmulas adicionales a la derecha de la primera fórmula en la misma fila. Seleccione el rango rectangular que contiene la fórmula o fórmulas y la lista de valores para sustituir. Haga clic sobre el menú Análisis Y si, en la ficha Datos...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6.1. Tablas de datos |
Este procedimiento hace que una tabla de datos muestre resultados producidos al sustituir valores diferentes para dos variables en una fórmula. Aspecto de una tabla de dos variables: =J14-J15 2 3 4 4% Resultado Resultado Resultado 5% Resultado Resultado Resultado 6% Resultado Resultado Resultado Introduzca en una celda la fórmula que contenga las variables cuyos valores serán sustituidos. La fórmula debe referirse directamente a dos celdas que contengan las variables, ya sea en forma directa o refiriéndose a otras celdas que, a su vez, se refieren a las variables. Las celdas variables son las celdas para las que los valores serán sustituidos. Introduzca los valores que desea sustituir en una de las variables, comenzando en la celda debajo de la fórmula y en la misma columna que esta. Introduzca los valores que desee sustituir en la otra variable comenzando en la celda a la derecha de la fórmula y en la misma fila que esta. Seleccione el rango de celdas que contiene la fórmula, la fila y la columna de valores. Elija el comando Tabla del menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Tabla (véase figura 6.19). Introduzca la referencia a la celda variable para la que desee que se sustituya la fila de valores en el recuadro Celda de entrada (fila). Introduzca la referencia a la celda variable para la que desea que se sustituya la columna de valores en el cuadro Celda de entrada (columna). Puede hacer clic en la celda variable para introducir la referencia en cualquier cuadro. Si el cuadro de diálogo Tabla oculta la celda variable, haga clic en la barra de títulos y...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6. Análisis de datos |
El administrador de escenarios en una herramienta de análisis que permite evaluar distintas estrategias para comparar y ajustar distintos enfoques. Por escenario se entiende un conjunto de valores que se utilizan para prever los resultados de un modelo de hoja de cálculo. Los escenarios son útiles si se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, si se desea crear un presupuesto pero no está seguro de los ingresos y gastos, podrá definir distintos valores (escenarios) para los ingresos y gastos y, al cambiar entre escenarios podrá realizar un análisis «¿Qué pasaría si?». El administrador de escenarios permite sustituir uno o más valores (celdas cambiantes; de ellas dependen las fórmulas clave) por otros diferentes y comprobar cómo éstos afectan a los datos de la hoja con los que tienen relación. Por ejemplo, se podrían crear escenarios para probar distintas estrategias para saber qué beneficios se obtendrían si los ingresos y los gastos aumentan o disminuyen....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6.2. Administrador de escenarios |
Cree una hoja de cálculo con los valores que se desee utilizar o abrir una existente. Seleccione las celdas cambiantes. Haga clic en el botón Análisis Y si de la ficha Datos. En el menú desplegable, elija el comando Escenarios. Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios (véase figura 6.22). Figura 6.22. Cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Haga clic en el botón Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar escenario (véase figura 6.23). Figura 6.23. Cuadro de diálogo para agregar o modificar escenario Escriba un nombre para el escenario en el cuadro Nombre del escenario. Escriba las referencias de las celdas que desea modificar en el cuadro Celdas cambiantes si no se han seleccionado en el paso 2. Seleccione la opción que se desee en el recuadro Protección. Haga clic en el botón Aceptar. Escriba los valores (dependerán del número de celdas cambiantes seleccionadas) para las celdas cambiantes en el cuadro de diálogo Valores del escenario (véase figura 6.23). Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y guarda los cambios o Agregar para añadir el escenario actual y volver a mostrar el cuadro de diálogo Agregar escenario para crear un escenario nuevo. Repita los pasos 5 a 10 para cada conjunto de valores. Haga clic en el botón Cerrar. Cualquier celda que contenga datos puede ser una celda cambiante. Los nombres que asigne a estas celdas aparecerán en los cuadros de diálogo e informes...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6.2. Administrador de escenarios |
Elija el comando Escenarios en el menú Análisis Y si, de la ficha Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios (véase figura 6.22). Seleccione el escenario del que se desea crear un informe. Hacer clic en el botón Resumen. Aparecerá el cuadro de diálogo Resumen del escenario (véase figura 6.24). Figura 6.24. Cuadro de diálogo Resumen del escenario Elija la opción Resumen o Informe de tabla dinámica de escenario. En el cuadro Celdas resultantes, escriba las referencias de las celdas que contienen los resultados significativos (fórmulas) de cada escenario; separe con el separador de listas especificado en el sistema las referencias múltiples. Las celdas resultantes no son necesarias para generar un informe de resumen de escenario, pero sí para los informes de escenario de tabla dinámica. Haga clic en el botón Aceptar. El resumen de escenarios se creará en una nueva hoja cuyo nombre por defecto será Resumen de escenario (véase figura 6.25). Figura 6.25. Ventana Resumen de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.6. Análisis de datos |
La búsqueda de objetivos o estrategias alternativas permite ajustar una proyección para lograr un objetivo determinado. Podrá modificar el valor de una entrada (una variable) y comprobar el efecto que produce en las celdas dependientes de ella. Se utilizará si se conoce el resultado que se desea obtener de una fórmula, pero no el valor de una de las variables que intervienen para obtener dicho resultado. Por ejemplo, determinar el precio de un producto para que se consiga un aumento de los beneficios un 5% (objetivo). Para buscar una solución específica a una fórmula: Seleccione la celda que contiene la fórmula cuyo valor se desee establecer (no es necesario). Elija el comando Buscar objetivo del menú Herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar objetivo (véase figura 6.26). Figura 6.26. Cuadro de diálogo Buscar objetivo En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia absoluta o nombre de la celda que contenga la fórmula para la que desea buscar una solución. Si no se seleccionó en el paso 1. En el cuadro Con el valor, escriba el valor del objetivo. En el cuadro Cambiando la celda, escriba la referencia de la celda que contiene el valor que se desea calcular para lograr el objetivo. Haga clic en el botón Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Estado de la búsqueda de objetivo (véase figura 6.27). Figura 6.27. Cuadro de diálogo Estado de la búsqueda Haga clic en el botón Aceptar para que los nuevos valores queden reflejados en la hoja de cálculo o Cancelar para que mantengan el valor anterior a la búsqueda de objetivo. Si ha cambiado los valores por...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.7. Tablas y gráficos dinámicos |
Las tablas dinámicas combinan y comparan rápidamente grandes volúmenes de datos permitiendo visualizarlos desde distintas perspectivas. Una tabla dinámica muestra un resumen analizando los datos que proceden de una lista o tabla existente. Por ejemplo, cada fila de una hoja contiene los datos de los pedidos realizados por los clientes; la herramienta tabla dinámica le permitirá crear en un nuevo rango de la hoja actual o en una hoja nueva los datos que muestren la cantidad de pedidos realizados por cliente y año (véase figura 6.28). Figura 6.28. Ejemplo de tabla dinámica Campo de página. Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos específicos. En el ejemplo, el campo de página Región muestra los datos de todas las regiones. Para mostrar los datos de una sola región, puede hacer clic en la flecha de lista desplegable junto a (Todas) y seleccionar la región. Campo de datos. Campo del área de datos de la tabla dinámica que proporciona valores para comparar o medir....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.7. Tablas y gráficos dinámicos |
Este apartado le muestra cómo crear y modificar tablas dinámicas y posteriormente organizarlas y crear gráficos dinámicos. Abra el libro que guarda la lista que contiene los datos a partir de los que se creará el informe de tabla dinámica o crear la lista en una hoja del libro actual. Sitúe el cursor en una celda de la lista. En la ficha Insertar, haga clic sobre el botón Tabla dinámica. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica (figura 6.29), que le permitirá escoger el rango de datos que desea utilizar para crear la tabla (o, si lo prefiere, emplear una fuente de datos externa, como una base de datos de Microsoft Access) y si desea insertar la tabla en una nueva hoja del libro o en una determinada ubicación de la hoja activa. Escoja las opciones que desee y haga clic en el botón Aceptar. Figura 6.29. Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Aparecerá la nueva hoja o la hoja seleccionada las fichas Opciones y Diseño (Herramientas de tabla dinámica) y, junto a ellas, el panel de tareas Lista de campos de la tabla dinámica (véase figura 6.30). En la ubicación que se haya elegido para la tabla dinámica aparecen también espacios para colocar los campos de fila, columna, filtro de valores y datos. Figura 6.30. Elementos para configurar la tabla dinámica. Seleccione el campo en el panel; deberá tener en cuenta que el orden en que introduce los campos determina el modo en que se agruparán los datos. Arrástrelos al área Fila, Columna o Filtro de informe de la tabla dinámica en la hoja de cálculo. Todas...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.7. Tablas y gráficos dinámicos |
De forma predeterminada, al crear una tabla dinámica obtendrá la suma de totales de las columnas numéricas y el número de registros que tienen igual contenido en un campo de texto ordenados (en orden de la A a la Z o de menor a mayor). Para modificar dichas opciones: Cálculo a obtener. Haga clic en el botón de Valores en el panel de tareas Lista de campos de tabla dinámica y escoja en el menú el comando Configuración de campo de valor (figura 6.31). También puede hacer clic sobre el botón Configuración de campo, en la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor; seleccione otra función de la lista Resumir por. En la pestaña Mostrar valores como podrá escoger el modo como se mostrarán los datos. Figura 6.31. Cuadro de diálogo Configuración de campo de valor Orientación. Si desea ver los datos en un orden distinto, podrá transponerlos arrastrando el campo del área de Columnas al área de Filas o viceversa. Puede también arrastrar nuevos campos desde el panel de tareas a la ubicación que desee de la tabla dinámica, así como eliminar campos de la tabla arrastrándolos desde esta de nuevo al panel de tareas. Actualizar datos. Si ha actualizado los datos origen de una tabla dinámica, añadiendo (es importante recordar que deberá insertarlas entre filas ya existentes para que Excel los considere parte de la lista), modificando o eliminando datos; puede actualizar los datos de la tabla dinámica para que refleje dichos cambios. Haga clic en el botón Actualizar de la ficha Opciones (Herramientas de tabla...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.7. Tablas y gráficos dinámicos |
Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un una tabla dinámica. Lo más importante en el proceso de creación de un gráfico es determinar qué datos de la tabla dinámica van a ser representados. Es necesario entender claramente los siguientes conceptos: Series o Campo de serie. Campo que se asigna a una orientación de serie en un informe de gráfico dinámico que se corresponde un campo de columna de la tabla dinámica. Los elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. Si el informe de tabla dinámica está en formato con sangría, desplace al menos un campo hasta el área de columnas antes de crear el gráfico Cada apartado de gastos de una empresa puede representar un campo de serie. Elemento. Los elementos representan entradas únicas en el mismo campo, y aparecen en las listas desplegables de los campos de página, categoría y serie. Campo de categoría. Campo de fila de la tabla dinámica que se asigna a una orientación de categoría en un informe de gráfico dinámico. Un campo de categoría proporciona las categorías individuales cuyos puntos de datos se representan gráficamente. Si un campo de serie representa gastos para un periodo de seis años, el campo de serie tendrá seis elementos....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.7.3. Gráficos dinámicos |
Emplearemos este enfoque en el caso en que no se ha creado previamente la tabla dinámica. Por lo tanto, en el proceso se deberán configurar los datos, de forma parecida a un informe de tabla dinámica, en una hoja de gráficos y Microsoft Excel creará automáticamente la tabla dinámica correspondiente en una hoja de cálculo nueva. Si se modifica el gráfico dinámico, automáticamente se actualiza la tabla dinámica asociada y viceversa. Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel (una lista o base de datos no es más que un rango de celdas de la hoja de cálculo, en el que la primera fila contiene el nombre de los campos e inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blanco, los datos o registros), haga clic en una celda de la lista o de la base de datos. En la ficha Insertar, haga clic sobre la flechita inferior del botón Tabla dinámica y elija en el menú el comando Gráfico dinámico. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico. En este cuadro de diálogo podrá elegir el rango de datos a analizar (o, en su caso, emplear una fuente de datos externa) y la ubicación del gráfico dinámico. Haga clic en el botón Aceptar. Excel mostrará el panel de tareas Lista de campos de la tabla dinámica, en el que podrá elegir los campos que le interesa representar. Los campos y las series de valores, con la operación matemática que corresponda, (suma, cuenta, promedio, etcétera) se mostrarán automáticamente en el gráfico (véase figura 6.33). Arrastre los campos que...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.7.3. Gráficos dinámicos |
En este caso la tabla dinámica ya se ha creado y se representarán gráficamente los datos que resume. Bastará que seleccione el rango que contiene la tabla dinámica y pulse la tecla F11 o haga clic sobre el tipo de gráfico que desea crear (exceptuando los gráficos de dispersión, de burbujas o de cotizaciones) en la ficha...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.8. Funciones de Búsqueda y referencia |
Estas funciones permiten localizar información en una lista o en una tabla. BUSCARV Busca información en tablas verticales (véase figura 6.34). Su sintaxis es: =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar;indicador_columna) Valor_buscado: Valor o cadena a buscar. Puede ser un valor, una referencia a una celda o texto entre dobles comillas. Matriz_búsqueda: Rango donde se va a localizar comparándolos con el valor_buscado. Indicador_ columna: indica en qué columna de la tabla se debe extraer el valor. Debe ser un valor entre 1 y el número de columnas que tenga la tabla. Figura 6.34. Paleta de fórmulas (función CONSULTAV). BUSCARH Permite buscar información en una tabla horizontal (véase figura 6.35).. Su sintaxis es: =BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar;indicador _filas) Figura 6.35. Paleta de fórmulas (función CONSULTAH). Los parámetros descritos para la función CONSULTAV significan lo mismo para CONSULTAH, excepto Indicador_de_fila que indica el número de fila de la que se extraerá el valor. Debe estar entre 1 y el número de filas que tenga la matriz_de_comparación. COINCIDIR Esta función devuelve la posición relativa de un elemento en una lista que coincida con un valor especificado en un orden especificado. Utilizar esta función en lugar de las funciones BUSCAR si necesita conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Su sintaxis es: =COINCIDIR(valor_buscado;matriz_búsqueda;tipo_de_coincidencia) Valor_buscado: Es el valor que la función utiliza para encontrar el valor deseado en la matriz de búsqueda tabla. Puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, a un texto o a un valor lógico. Matriz_búsqueda: Indica un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de búsqueda. Tipo_de_coincidencia: Este argumento indica a Microsoft Excel...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.9. Funciones de bases de datos |
Las funciones de bases de datos permiten establecer los criterios que definan los datos que desea extraer de una lista y obtener el resultado a diferencia de las funcionalidades filtros automáticos y avanzados que muestran el extracto de los datos y el resultado. Todas las funciones de bases de datos comienzan por BD y tienen la misma sintaxis: =nombre_función(base_datos;campo;criterio(s)) Base_datos: Dirección o nombre del rango que contiene los datos. Campo: Rótulo del encabezado de la columna. Criterio(s): Los criterios que deberán cumplir los datos a extraer. Se definen igual que en los filtros avanzados (para conocer más consultar el apartado 6. en este mismo capítulo). Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios. A continuación se describen alguna de las funciones de bases de datos: BDSUMA Suma los números de una columna de una lista o base de datos que cumplan con las condiciones especificadas. Su sintaxis es: =BDSUMA(base_datos;campo;criterio(s)) BDPROMEDIO Devuelve el promedio de los valores de una columna de una lista o base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. Su sintaxis es: =BDPROMEDIO(base_datos;campo;criterio(s)) BDCONTAR Devuelve el número total de celdas que contienen números en una columna de una lista o base de datos y que cumplen con las condiciones especificadas.omite por alto, la función cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. Su sintaxis es: =BDCONTAR(base_datos;[campo];criterio(s)) BDEXTRAER Extrae un único valor de una columna de una lista o base de datos que coincida con las...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.10. Auditoria de una hoja de cálculo |
Cuando Excel no puede ejecutar la acción que se desea realizar, al escribir una fórmula, visualiza un mensaje de error en la celda donde se ha producido dicho error. Hay que tener en cuenta al analizar el posible error, que el origen puede estar en alguna otra celda de la hoja de cálculo que interviene en la acción y no en la celda que refleja el mensaje....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.10. Auditoria de una hoja de cálculo |
Si una celda contiene una fórmula que incumple alguna regla Excel, por omisión, muestra un triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda., es el comprobador de errores de fórmulas, cuando se selecciona. Si no es así deberá activar dicha función. Para ello: Elija el comandado Opciones del menú Archivo y, a continuación, en la pestaña Fórmulas. Active la casilla de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano (véase figura 6.36). Figura 6.36. Activación de la comprobación de errores en segundo plano. Si desea cambiar el color del triángulo que marca la celda que tiene el problema, seleccione otro color en el cuadro de lista desplegable Indicar errores con color. Para comprobar y corregir el problema: Seleccione una celda que tenga un triángulo en la esquina superior izquierda. Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece (véase figura 6.37) y, a continuación, haga clic en la opción deseada. Las opciones varían para cada tipo de problema, que se describe en la primera entrada. Figura 6.37. Botón para comprobar un error Ayuda sobre este error Aparecerá la ventana de ayuda. Mostrar pasos de cálculo Muestra el cuadro de diálogo Evaluar fórmula. Omitir error Oculta el triángulo de color y la etiqueta de información. Modificar en la barra de fórmulas Sitúa el cursor en la barra de fórmulas donde podrá corregir el error o modificar la fórmula. Opciones de comprobación de errores Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones en el que podrá activar o desactivar las Reglas de error administradas por Excel. Para ocultar el menú sin ejecutar ninguna acción, activar otra celda para...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.10. Auditoria de una hoja de cálculo |
ERROR Significado ##### El error ##### se produce cuando la celda contiene un número, una fecha o una hora cuyo ancho es superior al de la celda o cuando la celda contiene una fórmula de fecha u hora que genera un resultado negativo. Deberá incrementar el ancho de la celda, aplicar otro formato de número o asegurarse de que las fórmulas de fecha y hora son correctas. #¡DIV/0! Se intenta realizar una división por 0. #N/A Se da cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¿NOMBRE? El nombre utilizado en la fórmula no es conocido por Excel. #¡VALOR! En una fórmula matemática se ha incluido una celda que contiene texto o el argumento u operador es incorrecto. #¡REF! Se ha borrado una celda o rango de celdas cuyas direcciones están incluidas en la fórmula de la celda que muestra el mensaje. #¡NULO! Especifica una intersección no válida de dos áreas. #¡NUM! Un argumento de la fórmula matemática no es correcto. Se han escrito valores numéricos no válidos. ...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.10. Auditoria de una hoja de cálculo |
Para detectar errores lógicos o referencias a celdas no deseadas que por su contenido nos devuelven un mensaje de error, Excel nos proporciona el grupo de herramientas Auditoría de fórmulas, en la ficha Fórmulas (véase figura 6.14) o los comandos del submenú Auditoría de fórmulas del menú Herramientas que nos permitirán comprobar la interrelación y vinculación que existe entre las fórmulas utilizadas en los cálculos. Las opciones disponibles en este grupo de herramientas son las siguientes: Opción Descripción y Visualización en pantalla Rastrear precedentes Encontrar todas las celdas que tengan una relación directa o indirecta con una fórmula. Flecha con línea continua Azul Rastrear dependientes Localizar todas las fórmulas que se vean afectadas directa o indirectamente por una celda concreta. Flecha con línea continua Azul Rastrear error Detectar el origen de los valores de error. Aparecen flechas rojas que vinculan la celda que ha producido el error con las celdas que intervienen en la fórmula escrita en dicha celda. Flecha con línea discontinua Roja ...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.10. Auditoria de una hoja de cálculo |
Con la ventana Inspección Microsoft Excel permite observar el contenido de las celdas así como el detalle de las fórmulas. Seleccione las celdas que desee inspeccionar. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas, haga clic en el menú Buscar y seleccionar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar) y elija el comando Fórmulas. En la ficha Fórmulas, haga clic en el botón Ventana Inspección. Con ello aparecerá la ventana del mismo nombre. Haga clic en el botón Agregar inspección. Seleccione la celda con la fórmula a evaluar. Haga clic en el botón Agregar. Repita los pasos 3 y4 para agregar una nueva celda (o rango de celdas) a la lista de inspección. Para cambiar el ancho de una columna de la Ventana inspección, arrastre el borde derecho del título de la columna. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la Ventana Inspección, haga doble clic en la entrada. Para modificar el ancho de las columnas, arrastre la intersección de los títulos de columna. Para situarse en una celda que muestre la columna Celda, haga doble clic en dicha línea. Figura 6.38. Ventana Inspección. Las celdas que tienen vínculos a otros libros sólo se muestran en la Ventana Inspección cuando el otro libro está...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.11. Estructurar los libros de Excel usando XML |
Un archivo XML (Extensible Markup Language—Lenguaje Extensible de Marcado), describe una clase de objetos de datos llamados documentos XML y parcialmente el comportamiento de los programas que los procesan. Por lo tanto, XML es ante todo un metalenguaje que permite diseñar un lenguaje propio de etiquetas para múltiples clases de documentos. El XML, a diferencia del lenguaje HTML (Hypertext Markup Language, que determina cómo aparecerá un documento en el explorador Web), separa el contenido de la presentación. Para crear un archivo XML necesita: Un editor para poder escribir los documentos XML. Para ello necesitaría conocer el lenguaje, opción fuera del alcance de este libro, o utilizar la opción de guardar un libro como documento XML. En este apartado, aprenderá la forma de guardar un libro con formato XML y posteriormente a abrirlo en Excel y en un navegador Web. Un procesador o parser XML, por ejemplo el que incorporan el navegador Web Internet Explorer. En este apartado después de guardar un rango o libro de Excel como documento XML utilizaremos el que incorpora el navegador Web Internet Explorer....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.11. Estructurar los libros de Excel usando XML |
Para guardar o exportar el contenido de una hoja de cálculo a un archivo de datos XML: Elija el comando Guardar del menú Archivo para guardar el libro con formato de hoja de cálculo .xlsx. Si solamente desea guardar como documento XML un rango del libro selecciónelo. Seleccione el comando Guardar como del menú Archivo. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML que se creará. En la lista desplegable Guardar como tipo, elegir la opción Datos XML. Haga clic en el botón Guardar. Si aparece un cuadro de diálogo de alerta indicándole que guardar el archivo como Datos XML puede suponer una pérdida de funcionalidad, haga clic en Continuar. Haga clic en el botón Aceptar. El libro activo será ahora el archivo de datos XML. Si desea seguir trabajando en el libro original, debe cerrar el archivo de datos XML y volver a...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 6.11. Estructurar los libros de Excel usando XML |
Elija el comando Abrir del menú Archivo de Microsoft Excel para abrir el archivo XML en la aplicación que desee. En la lista Buscar en, elija la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contiene el archivo XML que desea abrir. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en el botón Abrir. El archivo .xml seleccionado se mostrará en la ventana de la aplicación seleccionada en el paso...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 7. Formatos Personalizados |
Una vez que hemos incorporado a una hoja de cálculo datos, una imagen, un efecto especial de texto, un diagrama o una forma, estos elementos pasan a ser parte de ella. Se le podrá ajustar el tamaño, modificar su posición y personalizar su aspecto: cambiar colores, aplicar una textura o trama, cambiar el ancho de la línea o el estilo del borde, aplicar efectos 3D, etc. En el capítulo 4 aprendió a aplicar formatos predefinidos por Excel al contenido de una hoja de cálculo. En este capítulo aprenderá a crear y aplicar formatos personalizado a datos numéricos, fecha-hora y los objetos gráficos (dibujos, imágenes y esquemas)....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 7.1. Crear formatos de números y fecha-hora personalizados |
Los formatos personalizados permiten definir los atributos (separador decimal, dígitos significativos, el mes con formato numérico o rótulo, etc.) que pueden ser aplicados a los datos numéricos o fecha y hora. El formato puede estar formado por cuatro bloques, separadas por punto y coma, especificándolos en el siguiente orden: formato de los números positivos, formato de los números negativos, formato de los valores nulos y por último el formato del texto. Si solo especifica un bloque, se aplicará el mismo formato a todos los números. En la ficha Inicio, en el grupo de herramientas Número (véase figura 7.1), haga clic sobre la flechita situada en la esquina inferior derecha de dicho grupo. También puede elegir el comando Formato de celdas del menú Contextual (pulsar el botón derecho del ratón en la selección) y seleccione la pestaña Número. En el cuadro de lista Categoría (véase figura 7.2), haga clic en la opción Personalizada. Figura 7.1. Grupo de herramientas Número en la ficha Inicio. Figura 7.2. Creación de un formato personalizado. En el cuadro Tipo, elija un formato integrado que se asemeje al que se desee modificar y modificarlo para crear el formato personalizado utilizando los siguientes códigos de formato: Códigos de formato de número, fecha y hora 0 Especifica el número de cifras a la derecha y a la izquierda del número decimal mínimo. # Muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor ? Especifica el número de espacios a dejar a cada lado del punto decimal con el fin de alinear el punto decimal con menos cifras. . Especifica el lugar del separador de miles....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 7.1. Crear formatos de números y fecha-hora personalizados |
Los formatos preestablecidos por Excel no se pueden eliminar. Comprobará que al seleccionar uno de estos formatos el botón Eliminar está difuminado, indicando que la opción no está disponible. Para eliminar un formato personalizado: En la ficha Inicio, en el grupo de herramientas Número, haga clic sobre la flechita situada en la esquina inferior derecha de dicho grupo o elija el comando Formatode celdas del menú Contextual y seleccione la ficha Número. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas (véase figura 7.2). Elegir la categoría y hacer clic en el formato que se desee borrar. Recuerde que los formatos incorporados por Microsoft Excel no se pueden borrar. Haga clic el botón Eliminar. Haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 7.2. Formatos Condicionales |
Microsoft Excel le permite resaltar los resultados de una fórmula u otros valores de la celda que desee supervisar, aplicando formatos condicionales. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la media entre las ventas previstas y las ventas reales. Microsoft Excel puede aplicar un sombreado de color azul a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas previstas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas previstas. Si cambia el valor de la celda y no cumple ya la condición especificada Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos resaltando esa condición. Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. Seleccione las celdas a las que se desee dar formato. Haga clic en el botón Formato condicional de la ficha Inicio (grupo de herramientas Estilos). El menú Formato condicional presenta el aspecto mostrado en la figura 7.3. Figura 7.3. Menú desplegable Formato condicional. Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, elija la opción Resaltar valores de celdas en el cuadro de lista desplegable; a continuación seleccionar el criterio u operador de comparación: Entre, No es igual a, Es mayor que, Es menor que, etc. en la siguiente lista desplegable. Para cada uno de los operadores, aparecerá un cuadro de diálogo como el que se muestra (para el caso del criterio Es menor que) en la figura 7.4. Podrá introducir un valor constante o una fórmula; si introduce una fórmula, recuerde que deberá...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 7.3. Dar formato a los elementos de los gráficos |
En el capítulo 2 aprendió a crear gráficos, es decir, representaciones pictóricas de los datos contenidos en la hoja de cálculo. En este punto describiremos las opciones que nos permiten añadir a los gráficos los atributos no básicos con el fin de hacerlos más eficaces y atractivos, adaptándolos a los deseos del usuario. Para poder realizar las modificaciones deseadas en un gráfico, primero deberá activarlo haciendo clic sobre él. Al activar un gráfico, en la cinta de opciones aparecen tres nuevas fichas bajo el denominador Herramientas de gráficos: Diseño, Presentación y Formato (véanse figuras 7.8 a 7.10). Figura 7.8. Herramientas de gráficos. Ficha Diseño. Figura 7.9. Herramientas de gráficos. Ficha Presentación. Figura 7.10. Herramientas de gráficos. Ficha Formato. También podrá dar formato a los distintos elementos del gráfico haciendo doble clic sobre cada elemento. Al hacer doble clic aparecerá, el cuadro de diálogo Formato de (nombre del elemento seleccionado) para el elemento seleccionado, o elegir los correspondientes comandos de las fichas antes mencionadas. Por ejemplo, si en un gráfico de líneas seleccionamos la serie (la línea quebrada) que representa los datos, aparecerá el cuadro de diálogo Formato de punto de datos (figura 7.11). Figura 7.11. Cuadro de diálogo Formato de punto de datos. Por medio de los siguientes procedimientos podremos cambiar las especificaciones originales que Excel asigna a los gráficos....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3.1. Añadir y eliminar series de datos |
Excel permite editar los gráficos ya creados y modificarlos. Las operaciones de edición que vamos a desarrollar en los apartados siguientes son: añadir y eliminar series de datos.
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3.1. Añadir y eliminar series de datos |
Si desea añadir una serie de datos (un nuevo grupo de valores) a un gráfico ya existente deberá seguir los siguientes pasos: La nueva serie está contigua a las ya existentes Active la hoja de cálculo que contiene el gráfico a editar. Seleccione el gráfico haciendo clic en él. Excel indicará con un recuadro las series que forman el gráfico. Señale con el puntero del ratón el cuadro de relleno situado en el extremo inferior derecho de la selección y arrastre hasta incluir los nuevos datos. La nueva serie no está contigua a las ya existentes (esta técnica también podrá utilizarla si la nueva serie está contigua) Haga clic en el gráfico para seleccionarlo. Elija el comando Seleccionar datos de la ficha Diseño (Herramientas de gráficos) Aparecerá el cuadro Seleccionar origen de datos (véase figura 7.12). Figura 7.12. Cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Seleccione en la hoja de cálculo los nuevos datos que va a incorporar al gráfico. Haga clic en el botón Aceptar. La nueva serie se incorporará al...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3.1. Añadir y eliminar series de datos |
Si desea eliminar una serie de un gráfico ya existente, sin borrar los datos que representa en la hoja de cálculo, seguirá los siguientes pasos: Haga clic sobre el gráfico de la hoja para activarlo. Seleccione la serie a eliminar haciendo clic sobre ella. Pulse la tecla SUPR, o bien elija el comando Eliminar del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3. Dar formato a los elementos de los gráficos |
Excel permite añadir o modificar el texto complementario que hemos incluido en el gráfico, tal como el título del gráfico y nombres de los ejes X e Y. El procedimiento es el siguiente: Active el gráfico haciendo clic sobre él. Microsoft Excel mostrará en la hoja de cálculo los datos con un borde en color. Haga clic sobre el comando Título del gráfico de la ficha Presentación. Aparecerá un menú con diversas opciones para el título (figura 7.13). Mediante el comando Más opciones del título podrá acceder al cuadro de diálogo Formato del título del gráfico. Figura 7.13. Menú Título del gráfico, en la ficha Presentación. En el recuadro correspondiente, escriba el rótulo que se desee como título. Excel sitúa siempre los títulos en posiciones muy determinadas del gráfico y los mueve automáticamente cuando varía el tamaño del gráfico. Si ha añadido un título al gráfico, puede seleccionarlo (hacer clic en el título) y escribir un nuevo texto para...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3. Dar formato a los elementos de los gráficos |
Además de los rótulos para el título y ejes X e Y, es posible que necesitemos texto que aclare, por ejemplo, lo que señala una flecha. Excel considera texto independiente, o no adherido, al insertado en cualquier zona vacía del gráfico. Procure que ninguno de los elementos de texto adherido (títulos del gráfico y de los ejes) esté seleccionado. Haga clic en cualquier área libre del gráfico. Escriba el texto que se desee; éste se mostrará en la barra de edición. Pulse la tecla ENTRAR para insertarlo en el gráfico. Mueva el texto a la posición deseada. Señálelo con el puntero del ratón y arrástrelo a la nueva posición. El texto añadido puede modificarse seleccionándolo y escribiendo un nuevo texto directamente en el gráfico....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3. Dar formato a los elementos de los gráficos |
Seleccione el texto a borrar y pulsar la tecla SUPR. El elemento se borrará sin pedir confirmación. Puede restablecer el texto borrado haciendo clic sobre el botón Deshacer, en la barra de herramientas de acceso rápido, o mediante la combinación Ctrl + Z....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3. Dar formato a los elementos de los gráficos |
La leyenda de un gráfico identifica cada una de las series de datos representadas en él. Si, al crear el gráfico, no se activa la leyenda o no se marcó como rango la primera fila o columna con los rótulos que identifiquen las distintas series de datos por no contener dichos rótulos la hoja o no haberlos incluido al crear el gráfico, es posible hacerlo posteriormente (Excel por defecto les asignará el rótulo Serie 1, Serie 2…, a cada una de las series representadas). Para cambiar los rótulos de las series de datos en el gráfico: Abra la hoja de cálculo que contiene el gráfico. Active el gráfico (haciendo clic sobre él). Seleccione el comando Seleccionar datos de la ficha Presentación. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (véase figura 7.12). Seleccione la serie cuyo rótulo desee modificar y haga clic en el botón Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar serie (figura 7.14). Figura 7.14. Cuadro de diálogo Modificar serie. Con el cuadro de diálogo abierto, cambie a la hoja de cálculo y seleccione la celda de la hoja de cálculo que contenga el rótulo que desee como nombre de la serie, o bien, en el recuadro Nombre, escribir la referencia de celda que contenga el rótulo o el texto que se desee como nombre de la serie. Haga clic en el botón Aceptar. También podrá añadir nuevos valores a las series especificando las nuevas referencias en el cuadro de texto Valores de la serie...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.3. Dar formato a los elementos de los gráficos |
Para cambiar el aspecto de los elementos de un gráfico (véase figura 7.15) y hacerlo más claro y atractivo Excel nos permite: Aplicar colores y diseños a los marcadores de datos. Crear bordes alrededor de títulos, leyendas y cuadros de texto. Cambiar la fuente, el tamaño, y la alineación del texto de los rótulos. Figura 7.15. Elementos de un gráfico. 1 Título del gráfico 2 Puntos de datos de una serie 3 Nombres de series de datos del gráfico (Leyenda) 4 Nombres de categoría (Rótulos de datos) 5 Título del eje de categorías 6 Eje de valores 7 Título eje de valores 8 Área del gráfico 9 Línea de división principal Para dar formato a un elemento del gráfico: Haga doble clic sobre el elemento del gráfico al que se desee aplicar un formato; con ello aparecerá el cuadro de diálogo Formato de nombre_del-elemento-seleccionado. En la ficha Presentación, en el grupo de herramientas Selección actual, puede también elegir en la lista desplegable el elemento que desee y a continuación hacer clic sobre el comando Aplicar formato a la selección. Una vez seleccionado uno de los elementos del gráfico, mediante las FLECHAS de desplazamiento puede moverse consecutivamente por los diversos elementos, que se irán seleccionando a medida que pulse las flechas izquierda y derecha. Haga los cambios deseados. Las opciones disponibles variarán según el elemento seleccionado. Haga clic en el botón...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.4. Formato de gráficos y diagramas |
En este apartado aprenderá cómo aplicar un estilo personalizado a una imagen insertada o una forma dibujada. Consulte el Capítulo 2 para recordar cómo insertar una imagen o dibujo en una hoja de cálculo.
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.4. Formato de gráficos y diagramas |
Seleccione el objeto al que desee agregar un borde. Añadir un borde. Para agregar un borde, haga clic en Contorno de la imagen, en la ficha Formato (Herramientas de imagen). En el menú desplegable (figura 7.16) puede elegir el color de contorno, el estilo (líneas continuas o líneas discontinuas) y el grosor que desee aplicar. Figura 7.16. Menú Contorno de la imagen. En el submenú Grosor o Guiones puede seleccionar el comando Más líneas, que abrirá el cuadro de diálogo Formato de imagen (figura 7.17), en el que podrá elegir todos los parámetros que desee para la línea, como sombra o suavizado de los bordes. Además de ello, puede utilizar el botón situado en el grupo de herramientas Estilos de imagen (figura 7.16) para aplicar rápidamente un determinado contorno al objeto seleccionado. Figura 7.17. Cuadro de diálogo Formato de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.4. Formato de gráficos y diagramas |
Seleccione la imagen, forma, texto con efectos de WordArt o cuadro de texto para el que desee agregar o eliminar una sombra. En la ficha Formato (Herramientas de imagen), haga clic en el botón Efectos de imagen y elija el submenú Sombra (véase figura 7.18). Haga clic en el icono que muestre el estilo de sombra que desee aplicar o haga clic en la opción Sin sombra para eliminar las sombras. Al aplicar una sombra a un cuadro de texto, todo el texto y los atributos (relleno de línea o color del texto) del cuadro de texto toman el efecto de sombra. Además de ello, puede utilizar el botón situado en el grupo de herramientas Estilos de imagen (figura 7.18) para aplicar rápidamente un determinado efecto de sombra al objeto seleccionado. Figura 7.18. Menú Efectos de la...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.4. Formato de gráficos y diagramas |
Seleccione el objeto u objetos a los que desee aplicar un efecto tridimensional. En la ficha Formato (Herramientas de imagen), haga clic en el botón Efectos de imagen y elija el submenú Giro 3D. (véase figura 7.18). Haga clic en el icono que muestre el estilo de tres dimensiones que desee aplicar. Para quitar un efecto 3D, haga clic en la opción Sin Giro. Si desea especificar los parámetros del giro o efecto 3D, haga clic en Opciones de giro 3D. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de imagen con la pestaña Giro 3D seleccionada (véase figura 7.19). Especifique los parámetros de giro que desee y haga clic en el botón Aceptar. Figura 7.19. Cuadro de diálogo Formato de imagen (pestaña Giro...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.4. Formato de gráficos y diagramas |
La herramienta Color de relleno permite añadir un relleno a cualquier imagen excepto a una imagen animada. Seleccionar la imagen, forma, texto con efectos de WordArt o cuadro de texto que desee agregar o eliminar un relleno. En la ficha Formato (Herramientas de imagen), haga clic en el botón Relleno de forma (figura 7.20). Seleccione uno de los colores de la paleta básica o, si desea cambiar a un color que no se encuentre en ella, haga clic en Más colores de relleno. En la ficha Estándar, haga clic en el color que desee o haga clic en la ficha Personalizado para mezclar su propio color. En las opciones Imagen, Degradado o Textura puede seleccionar diversos tipos de relleno de imagen. Si desea eliminar el relleno aplicado a un objeto elegir la opción Sin relleno. Figura 7.20. Menú desplegable Relleno de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.4. Formato de gráficos y diagramas |
Seleccione la imagen que desee cambiar. En la ficha Formato (Herramientas de imagen), en el grupo de herramientas Ajustar, haga clic en los botones Correcciones, Color o Efectos artísticos para modificar los parámetros de color y efectos de la imagen. Si desea ajustar con más precisión dichos parámetros, haga clic en Opciones de corrección de imagen (o, respectivamente, opciones de color o efectos artísticos), en el menú que se despliega al pulsar cada uno de dichos botones....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 7.5. Mover y modificar el tamaño de un gráfico, un dibujo o un diagrama |
Si ya ha creado un gráfico y le gustaría darle otro tamaño o situarlo en otra posición podría: Modificar el tamaño un objeto gráfico Seleccione el objeto. Sitúe el puntero del ratón sobre uno de los cuadros de selección; éste adquirirá forma de flecha con doble punta. Arrastre el puntero del ratón hasta obtener el tamaño deseado. Libere el botón del ratón. Mover un objeto gráfico Seleccione el gráfico o uno de sus elementos. Sitúe el puntero del ratón sobre el área del gráfico o el recuadro del elemento hasta que se convierta en una flecha con cuatro puntas. Arrastre hasta la nueva posición. Suelte el botón del ratón. NOTA Si una forma muestra un controlador de ajuste amarillo al seleccionarla, puede modificar su forma. Algunas no tienen controladores de ajuste y sólo pueden cambiarse de tamaño. Para ello situar el puntero del ratón sobre el controlador de ajuste amarillo, y manteniendo pulsado el botón del ratón arrastrar el controlador hasta obtener la forma que se...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8. Colaboración con grupos de trabajo |
Excel le ofrece la posibilidad de compartir o dejar de compartir archivos con cualquier usuario de la red que se desee. Además, si se desea, es posible ver qué usuarios están accediendo a un libro compartido. En este capítulo aprenderá a trabajar en colaboración con otros usuarios. Ello implica que dichos usuarios pueden utilizar alternativa o simultáneamente la información que contienen un libro de trabajo, una hoja completa o un área determinada. Descubrirá cómo la opción proteger puede lograr que ningún otro usuario efectúe cambios en un libro con el uso de claves o contraseñas. Aprenderá a asignar y modificar derechos de acceso a los datos de un archivo de Excel, dentro de una red, cuándo se comparte un libro. En el último punto de este capítulo aprenderá a usar la opción, control de cambios, también muy necesaria para registrar las intervenciones de los distintos usuarios, en la utilización de cada archivo de Excel, con lo que se puede obtener un reflejo, mediante la identificación con distintos colores o con resaltados), de todo lo que se haya hecho dentro de una hoja. Incluso pueden rechazarse los cambios y hasta los usuarios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Microsoft Excel proporciona varios niveles de protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de sus libros y modificarlos: ocultar los datos y proteger las hojas de cálculo y libros mediante contraseña. Puede utilizar estas características para presentar la información de manera más clara ocultando datos o fórmulas que puedan crear confusión en los usuarios o impedir que otros usuarios realicen accidentalmente cambios en los datos. Excel no cifra los datos ocultos o bloqueados en un libro. No olvide que mientras un usuario tenga acceso a un libro podrá ver y modificar sus datos. Para impedir la modificación de los datos y proteger la información confidencial, limite el acceso a los archivos de Excel con este tipo de información almacenándolos en ubicaciones a las que pueden obtener acceso sólo los usuarios autorizados. Protección de hojas de cálculo. Puede proteger celdas con fórmulas o rangos de datos para impedir el acceso a todos los usuarios, o conceder acceso a usuarios individuales. Protección a nivel de libro. Puede aplicar protección a los elementos de un libro y puede proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar. Por ejemplo, si un libro está compartido puede protegerlo para evitar que se elimine el historial de cambios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Al proteger elementos de una hoja de cálculo se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y den formato a columnas y filas, modifiquen su contenido y desplacen el cursor. De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están bloqueadas. Antes de proteger una hoja de cálculo, debe desbloquear las celdas en las que desea que los usuarios puedan añadir y modificar datos, pues la protección se aplicará a todas aquellas celdas u objetos gráficos que tengan la propiedad Bloqueada activada. Para proteger elementos de una hoja de cálculo deberá seguir los procedimientos que se detallan a continuación. 8.1.1.1. Desbloquear rangos de celdas para todos los usuarios 8.1.1.2. Desbloquear celdas a usuarios específicos 8.1.1.3. Desbloquear elementos gráficos 8.1.1.4. Proteger y establecer permisos a elementos...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Seleccione la hoja de cálculo cuyos elementos desee proteger. Seleccione la celda o rango de celdas que desee puedan modificar los usuarios. Haga clic en la flechita de la esquina inferior derecha del grupo de herramientas Número, en la ficha Inicio (véase figura 7.1) o elija el comando Formato de celdas del menú Contextual. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la ficha Proteger (véase figura 8.1). Figura 8.1. Desbloquear los rangos seleccionados. Desactive la casilla de verificación Bloqueada. Si desea ocultar las fórmulas que desee que no estén visibles del rango seleccionado, active la casilla de verificación...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para conceder acceso a los rangos especificados a usuarios determinados, el equipo debe pertenecer a un dominio. Elija el comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos de la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Este comando solamente estará disponible si la hoja de cálculo no está protegida. En el cuadro de diálogo que aparecerá (véase figura 8.2), haga clic en el botón Nuevo. Figura 8.2. Establecer los límites de acceso. Cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos. En el cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Nuevo rango (véase figura 8.3), escriba un título para el rango al que permite acceso. Figura 8.3. Indicar el rango de celdas a desbloquear y los usuarios o grupos de usuarios que tendrán acceso a él. En el cuadro de texto Correspondiente a las celdas, escriba el signo igual (=) y, a continuación, introduzca la dirección del rango o seleccionar el rango en la hoja de cálculo. En el cuadro de texto Contraseña del rango escriba la contraseña que se solicitará para tener acceso al rango. La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier usuario podrá editar las celdas. Haga clic en el botón Permisos. Aparecerá el cuadro de diálogo Permisos de rango nombre_rango (véase figura 8.4). Haga clic en el botón Agregar. Localice y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso: haga clic en el botón Avanzadas y, a continuación en el botón Buscar ahora. Si desea seleccionar varios usuarios, mantener pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de los distintos usuarios. Haga clic en el botón Aceptar hasta llegar al...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para desbloquear los objetos gráficos (gráficos incrustados, cuadros de texto y cualquier objeto creados con las herramientas de dibujo) que desee que los usuarios puedan modificar: Seleccione los objetos gráficos que desee. Mantenga pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en cada objeto que desee desbloquear. Para seleccionar todos los objetos gráficos, elegir el comando Ir a especial del menú Buscar y seleccionar (ficha Inicio), y, a continuación, en el botón de opción Objetos. Hacer clic en el botón Aceptar. En el menú Contextual, elija el comando para el objeto gráfico seleccionado: Formato de imagen, Formato de forma, etc. Haga clic en la pestaña Propiedades (véase figura 8.5). Si la hoja está protegida no podrá visualizar el cuadro de diálogo Formato para modificar el formato de la imagen o la forma. Para desproteger la hoja, elegir el comando Desproteger hoja en la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Desactive la casilla de verificación Bloqueada y, si ha seleccionado un Cuadro de texto, desactive también la casilla de verificación Bloquear texto. Figura 8.5. Cuadro de diálogo Formato de imagen.Pestaña Propiedades (bloquear o desbloquear imagen o forma) NOTA Las celdas o elementos gráficos que se dejan bloqueadas se protegerán una vez que se proteja la hoja de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para proteger y establecer los permisos que definen qué operaciones puede realizar cada usuario sobre los elementos bloqueados de una hoja de cálculo: Elija el comando Proteger hoja de la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja (véase figura 8.6). Si lo desea puede proteger la hoja escribiendo una contraseña en el cuadro de texto Contraseña para desproteger la hoja (pueden tener una longitud de hasta 255 caracteres: letras, números, espacios y símbolos y es sensible a las letras mayúsculas y minúsculas). Figura 8.6. Cuadro de diálogo Proteger hoja. ¡Atención! No ponga una contraseña que permite a cualquier usuario desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos bloqueados de la hoja de cálculo. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, active la casilla de verificación de aquellas acciones que desee que los usuarios puedan ejecutar. Haga clic en el botón Aceptar y, si se solicita, volver a escribir la contraseña. NOTA La actualización de una hoja de gráfico protegida sigue realizándose cada vez que cambian los datos de origen del...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
En el apartado anterior aprendió a proteger elementos individuales de la hoja (como celdas, ventanas u objetos gráficos). En este apartado aprenderá a proteger todo el libro, para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. Estas protecciones se aplican a todo el libro. También puede proteger un libro compartido de modo que los usuarios no puedan devolverlo a uso exclusivo ni eliminar el registro del historial de cambios. La aplicación de la protección activa automáticamente el uso compartido. Al desproteger estas funciones, se desactiva el uso compartido y se elimina todo el historial de cambios guardado. Como alternativa, puede proteger el uso compartido y el historial de cambios sin contraseña. Esta protección puede aplicarse cuando un libro ya está compartido; después, la desprotección no desactivará el uso compartido ni eliminará el historial de cambios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Haga clic sobre el comando Proteger libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger libro (véase figura 8.7). Realice uno o varios de los siguientes procedimientos: Figura 8.7. Cuadro de diálogo Proteger libro. Para impedir que los usuarios de una hoja no puedan desplazarse por ella, eliminarla, ocultarla, mostrarla o cambiarla de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas en el libro, active la casilla de verificación Estructura. Para impedir que los usuarios puedan modificar el tamaño y posición de la ventana cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña (opcional). Haga clic en el botón Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla si ha protegido el libro con contraseña en el paso...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, anule el uso compartido del libro. Consulte el apartado «8.2. Compartir un libro», a continuación, en este mismo capítulo. Establezca otros tipos de protección si lo desea: dé a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar. Elija el comando Proteger y compartir libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger libro compartido (véase figura 8.8). Figura 8.8. Proteger un libro compartido. Active la casilla de verificación Compartir con control de cambios. Si desea que otros usuarios tengan que proporcionar una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, escriba la contraseña en el cuadro de texto Contraseña y vuelva a escribirla cuando se le solicite. Si Excel lo solicita, guarde el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Si no lo ha hecho previamente, guarde el libro. Seleccione el comando Guardar como del menú Archivo. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Haga clic en el botón Herramientas y en el menú desplegable elija el comando Opciones generales (véase figura 8.9). Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. En el cuadro de diálogo Opciones generales, efectúe uno de los siguientes procedimientos: Si desea que Excel pida una contraseña para poder abrir un libro, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña de apertura. Si desea que Excel solicite una contraseña para permitir a los usuarios guardar los cambios en el libro actual, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña de escritura. Figura 8.9. Introducción de contraseñas de apertura y de escritura en el libro. Haga clic en el botón Aceptar. Cuando Excel lo solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas. Haga clic en el botón Aceptar. Haga clic en el botón Guardar. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Abra el libro protegido. Elija el comando Desproteger libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Si se solicita, escriba la contraseña para el libro. Si el sistema pregunta si el hecho de quitar la protección afectará a los demás usuarios, haga clic en Sí....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Abra el libro. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales. En el cuadro Contraseña de apertura o Contraseña de escritura, o en ambos, haga doble clic en los asteriscos y, a continuación, presione la tecla SUPR. (Véase figura 8.9). Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar. Para reemplazar el libro existente, haga clic en Sí. RECORDAR El sistema distingue mayúsculas de minúsculas en aquellas opciones de protección con contraseña. Por lo tanto, deberá comprobar que no esté activada la tecla BLOQ MAYÚS, o al escribir una contraseña asegúrese del uso de mayúsculas o minúsculas que...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2. Compartir un libro |
Un libro compartido permite que varias personas puedan verlo y modificarlo simultáneamente; pudiendo configurar el autor el periodo de tiempo en el que permitirá realizar modificaciones. Antes de compartir un libro debe de tener en cuenta que no podrá utilizar algunas de la funcionalidades de Microsoft Excel. Las funciones que no se pueden modificar después de compartir el libro son: Celdas combinadas. Formatos condicionales. Validación de datos. Gráficos, imágenes y objetos (incluidos los de dibujo). Hipervínculos. Escenarios, esquemas, subtotales y tablas de datos. Tabla dinámica. Protección de libros y de hojas de cálculo....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2. Compartir un libro |
Al crear un libro compartido Excel crea un historial de cambios con información sobre los cambios realizados en sesiones de trabajo anteriores por todos los usuarios. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado. Cree o abra el libro que necesite compartir con otros usuarios, con los datos que les desee proporcionar. Guarde el libro. Elija el comando Guardar como del menú Archivo y a continuación, seleccionar una ubicación de la red a la que los demás usuarios tengan acceso. Deberá utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor Web. Elija el comando Compartir libro de la ficha Revisar y, a continuación, haga clic en la pestaña Modificación. Active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez (véase figura 8.10). Figura 8.10. Compartir un libro Haga clic en el botón Aceptar. Excel solicitará guardar el libro. Haga clic en el botón Aceptar. RECUERDE Dado que algunas funciones de Microsoft Excel se pueden consultar o utilizar pero no modificar una vez que el libro esté compartido, defínalas antes de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
En un libro compartido, pueden introducirse y modificarse los datos del mismo modo que en un libro normal. Sin embargo, hay algunas tareas añadidas: al guardar un libro compartido, se actualizan los cambios que los demás usuarios hayan guardado desde la última vez que se guardó el libro. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Microsoft Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no para rastrear, aceptar o rechazar los cambios realizados en un libro....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
Haga clic en el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, haga clic en la pestaña Modificación. La lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro (véase figura 8.10) muestra un listado de todos los usuarios que están trabajando con el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
Microsoft Excel registra automáticamente los detalles acerca de los cambios realizados en un libro compartido siempre que se guarda el libro. Puede utilizar este registro para comprobar qué cambios se han realizado y aceptar o rechazar las revisiones realizas por otros usuarios. Haga clic en el botón Control de cambios de la ficha Revisión. Elija el comando Resaltar cambios (véase figura 8.11). Si la casilla de verificación Efectuar control de cambios al modificar no está activada, Microsoft Excel no habrá guardado ningún historial de cambios para el libro. Elija los cambios que desee ver (véase figura 8.12): Figura 8.11. Grupo de herramientas Cambios (ficha Revisión). Menú Control de cambios. Figura 8.12. Consultar los cambios realizados por los distintos usuarios. Todos los cambios controlados. Active la casilla de verificación Cuándo y; a continuación, desactive las casillas de verificación Quién y Dónde. Cambios efectuados después de una fecha determinada. Active la casilla de verificación Cuándo y, después, elija la opción Desde la fecha en la lista desplegable situada a la derecha. Escriba la fecha desde la que desee ver cambios. Cambios realizados por un usuario concreto. Active la casilla de verificación Quién y, a continuación, haga clic en el usuario cuyos cambios desee ver. Cambios realizados en un rango de celdas específico. Active la casilla de verificación Dónde y, a continuación, introduzca la dirección que ocupa el rango o seleccionar un rango en la hoja de cálculo. Seleccione cómo desea ver los cambios: Resaltados en la hoja de cálculo. Active la casilla de verificación Resaltar cambios en pantalla. Para ver los detalles correspondientes a un cambio, sitúe el puntero del ratón...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
El historial se conserva sólo durante el intervalo definido. Por omisión, el historial se conserva durante 30 días. Este límite hace que el tamaño de los libros sea razonable. Puede aumentar o reducir el número de días que se guardará el historial con los cambios realizados. Haga clic sobre el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación. Si fuera necesario, active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Haga clic en la ficha Uso avanzado. En el área Control de cambios (véase figura 8.13), haga clic en el botón de opción Guardar historial de cambios durante y escribir el número de días, en el cuadro de texto días situado a su derecha, que desee mantener el historial de los cambios realizados o hacer clic en los botones de incremento. Asegúrese de escribir un número de días suficientemente grande, ya que Microsoft Excel borra de forma permanente del historial los cambios que se remonten a una fecha anterior a la que ese número de días indica. Figura 8.13. Activar el registro de los cambios que se hagan en un libro compartido. Haga clic en el botón Aceptar y, si Excel lo solicita que guarde el archivo, haga nuevamente clic en el botón Aceptar. RECUERDE Al activar el control de cambios también se está compartiendo el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.3. Resolver conflictos |
Al guardar los cambios realizados en un libro compartido, puede que otra persona esté guardando modificaciones realizadas en las mismas celdas. En ese caso, los cambios entrarán en conflicto y Microsoft Excel mostrará el cuadro de diálogo Resolución de conflictos a uno de los usuarios, en el que se podrá decidir qué cambios desea conservar. Todos los usuarios que estén modificando un libro compartido tienen la misma autoridad para decidir qué cambios se conservarán y cuáles se rechazarán. El último usuario que guarde un cambio en conflicto recibirá el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información del cambio realizado y los cambios conflictivos realizados por otros usuarios. Si desea mantener el cambio actual que ha realizado, elija la opción Aceptar los míos o la opción Aceptar otros para mantener el de otra persona e ir al siguiente cambio conflictivo. Para conservar todos los cambios que ha realizado elegir la opción Aceptar todos los míos o la opción Aceptar todos los otros para mantener los que han realizado los demás...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.3. Resolver conflictos |
Para que los cambios que ha realizado prevalezcan sobre todos los que realicen los demás usuarios y no se muestre el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, deberá desactivar esta función. Seleccione el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, hacer clic en la pestaña Uso avanzado (véase figura 8.13). Haga clic en el botón de opción Prevalecen los cambios guardados. Haga clic en el botón Aceptar. NOTA Para ver cómo ha resuelto personalmente conflictos anteriores o cómo lo han hecho otros, consulte esta información en las columnas Tipo de acción y Perdiendo acción en la hoja de cálculo Historial. Los cambios conflictivos que se han mantenido tienen la palabra «Prevalece» en la columna Tipo de acción. Los números de fila en la columna Perdiendo acción identifican las filas con información acerca de los cambios conflictivos que no se mantuvieron, incluidos los datos...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.4. Dejar de compartir un libro |
Tenga en cuenta que cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial con las modificaciones realizadas. Si desea conservar una copia de esta información, puede imprimir la hoja de cálculo Historial o copiarla en otro libro. Indique a todos los demás usuarios que guarden y cierren el libro compartido. Si otros usuarios están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no hayan guardado. Seleccione el comando Compartir libro de la pestaña Revisión y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación. Si Excel pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, hacer clic en...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.4. Dejar de compartir un libro |
Excel guarda una vista personalizada del libro compartido que incluye, por ejemplo, la hoja de cálculo que ha mostrado y el zoom aplicado. De forma predeterminada, la vista incluye todos los filtros y la configuración de impresión aplicados; también puede especificar que desea utilizar el filtro y la configuración de impresión originales. Cada vez que se abre el libro compartido, Excel lo muestra con la vista de los usuarios, de modo que cada uno de ellos puede disponer de su propia configuración. ...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.3. Combinar libros |
La función de combinar libros permite efectuar copias de un libro compartido, que podrán modificar independiente mente distintos usuarios. Posteriormente podrá combinar dichas copias de los libros para obtener un único archivo. Los libros a combinar deben cumplir los siguientes requisitos: Ser copias del mismo libro, que tiene que haber sido un libro compartido. Tener nombres de archivo diferentes. No tener contraseñas o tener ambos la misma. Tener activado el control de cambios continuamente desde el momento en que se realizaron las copias. Mantener un historial de cambios desde al menos la fecha en que se realizaron las copias. Por ejemplo, si el historial de cambios se ha mantenido en los libros durante 30 días y las copias se realizaron hace 45 días, no podrán combinarse los libros. Si activa el control de cambios pero no está seguro cuándo combinará los libros, especifique un número de días elevado para el historial, hasta un máximo de 32.767. Tenga en cuenta que: Solo se puede combinar un libro del que existan copias realizadas desde el mismo libro compartido. No se puede usar el comando de combinación de libros con libros que no estén compartidos. La función Comparar y combinar libros no se encuentra disponible por defecto en la ficha Revisión. Para activarla deberemos elegir el comando Opciones del menú Archivo y la pestaña Personalizar la cinta de opciones. En la lista desplegable con el tipo de comandos escogeremos «Todos los comandos» y añadiremos a la ficha Revisión un grupo de herramientas personalizado para incluir en él la herramienta Comparar y combinar libros. (Consulte el epígrafe 6.2.3 si necesita más detalles acerca...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9. Administrar datos y libros |
Con este capítulo aprenderá las siguientes funciones: Intercambiar datos entre Excel y otras aplicaciones. Crear, revisar y usar plantillas. Una plantilla es una hoja de cálculo que contiene formatos, datos, etc. que puede utilizarse cuando se creen nuevos libros. Guardar formatos definidos por el usuario con el fin de aplicarlos a otros rangos de celdas. Utilizar fórmulas en varias hojas del libro activo u otros libros, y en la última parte de este capítulo se proporcionará información acerca de cómo configurar las propiedades (detalles acerca del archivo que ayudan a identificarlo del...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
En alguna ocasión puede ser necesario utilizar información, en Microsoft Excel, cuyo origen sea una fuente externa. Dicha información deberá estar en formato de texto, en formato de base de datos Access, SQL Server o de cualquier otro del que se disponga el controlador ODBC y de otras aplicaciones o versiones cuyo listado muestra el cuadro de lista desplegable Tipos de archivo del cuadro de diálogo Abrir (comando Abrir del menú Archivo) o en el grupo de herramientas Obtener datos externos de la ficha Datos (véase figura 9.1). Figura 9.1. Grupo de herramientas Obtener datos externos (ficha Datos). Una de las ventajas de conectarse con datos externos o importarlos es que se pueden analizar periódicamente dichos datos con Excel sin tener que copiar y pegar reiteradamente dichos datos. La importación de datos desde las diversas fuentes que admite Excel establece una conexión de datoscon dicha fuente, una conexión que permite actualizar los datos automáticamente de modo periódico o cuando el usuario lo solicite. Por defecto, cuando se abre un archivo con vínculos externos, se avisa al usuario de que «Se han deshabilitado las conexiones de datos» y se ofrece la posibilidad de habilitarlas para vincular nuevamente el contenido. Se puede modificar este comportamiento (por ejemplo, permitiendo la actualización automática de todos los libros con contenido externo) mediante la configuración del Centro de confianza de Excel, en las Opciones del programa (menú Archivo)....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Para importar datos desde una base de datos de Access seguiremos el procedimiento que se explica a continuación: Haga clic en el botón Desde Access en la ficha Datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de origen de datos, seleccione el archivo de Access del que desee importar los datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla (figura 9.2), elija la tabla o consulta del archivo de base de datos que desea importar a la hoja de cálculo. Figura 9.2. Cuadro de diálogo Importar tabla. Una vez seleccionada la tabla o consulta que actuará como origen de datos, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo con el título Importar datos (véase figura 9.3). En él podrá especificar si desea importar los datos como tabla, como tabla dinámica o como gráfico dinámico. Asimismo, podrá señalar si quiere importarlos en la hoja actual (especificando el punto inserción de los mismos) o en una nueva hoja. Figura 9.3. Cuadro de diálogo Importar datos. Haciendo clic en el botón Propiedades podrá visualizar y determinar, a través del correspondiente cuadro de diálogo (véase figura 9.4), las propiedades de la conexión de datos, especificando, por ejemplo la frecuencia de actualización de la hoja a partir de los datos de la base de datos. Haga clic en el botón Aceptar una vez especificadas dichas propiedades. Figura 9.4. Cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Importar datos para proceder a la importación de los...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Haga clic en la celda de la hoja de cálculo a partir de cual desea situar los datos del archivo de texto. Para evitar que los nuevos datos reemplacen a los datos existentes, asegúrese de que la hoja no contiene datos debajo ni a la derecha de la celda seleccionada. Haga clic en el botón Desde texto de la ficha Datos (grupo de herramientas Obtener datos externos). En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, elija el archivo que desee importar. En la lista Buscar en, seleccionar la ubicación en la que el archivo de texto que desee importar ha sido guardado y, a continuación, hacer doble clic sobre él. Para especificar cómo desea dividir el texto en columnas, seguir las instrucciones del Asistente para importar texto. En el paso 1 del Asistente (véase figura 9.5), se elegirá si los datos del archivo son de tipo Delimitados (separados por tabulaciones o comas) o de tipo De ancho fijo (cada dato ocupa una «columna» en el archivo de texto y el espacio sobrante de cada columna se rellena con espacios). Figura 9.5. Asistente para importar texto. Paso 1 de 3. En el campo Origen del archivo especificaremos la codificación de los caracteres del mismo. Excel nos muestra en el Asistente una previsualización del archivo atendiendo a la codificación seleccionada, que nos permitirá comprobar si la codificación elegida es la correcta o, en caso contrario, modificarla. Haga clic en el botón Siguiente. En el paso 2 del Asistente, si el archivo es de tipo Delimitado, estableceremos el carácter separador de los datos (figura 9.6); si se ha elegido un archivo...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Excel permite actualizar automáticamente a partir de la base de datos de origen inicial cuando se actualice la base de datos con información nueva. Active una de las celdas con datos importados. En el grupo de herramientas Conexiones de la ficha Datos, despliegue el menú Actualizar haciendo clic sobre la flechita situada debajo del botón (véase figura 9.11). Figura 9.11. Menú Actualizar en la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Por último, haciendo clic sobre el botón Conexiones se abrirá el cuadro de diálogo Conexiones del libro (figura 9.13), que mostrará las conexiones (importaciones) de datos que se han establecido en el libro actual. Mediante este cuadro puede actualizar los datos de una conexión existente seleccionándola de la lista y haciendo clic en el botón Actualizar del cuadro. Figura 9.12. Cuadro de diálogo Conexiones del libro. NOTA Excel guarda las contraseñas sin cifrar. Microsoft Excel solicitará la contraseña sólo la primera vez que el rango de datos externos se actualiza en cada sesión de Excel. En posteriores ocasiones, al iniciar Excel, le solicitará la contraseña de nuevo si abre el libro que contiene la consulta y hace clic en Actualizar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Active una de las celdas con datos importados. Haga clic sobre el botón Propiedades de la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de datos externos. Figura 9.13. Cuadro de diálogo Propiedades de los datos externos. Para mantener el formato de las celdas al actualizar un rango de datos externos seguir uno de estos procedimientos o ambos: Si desea conservar el formato de celdas aplicado, activar la casilla de verificación Mantener el formato de las celdas en la sección Diseño y formato de datos. Si desea conservar los anchos de columna establecidos, desactivar la casilla de verificación Ajustar el ancho de columna en la sección Diseño y formato de datos. Haga clic sobre el botón Propiedades de conexión del mencionado cuadro de diálogo (recuadrado en la figura 9.13) para acceder al cuadro de diálogo Propiedades de conexión. En este cuadro de diálogo podrá modificar el nombre de la conexión o rango de datos externos. Si desea actualizar los datos automáticamente cuando se abre un libro, configuraremos una o varias de las siguientes opciones en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Active la casilla de verificación Actualizar al abrir archivo. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especificar el número de minutos entre cada actualización. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla de verificación Quitar los datos de la hoja de cálculo antes de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
XML (eXtensible Markup Language o Lenguaje de Marcas Extensible) es un meta-lenguaje de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). Su aspecto es similar al HTML, pero su gran versatilidad y extensión para el intercambio de datos viene dado por su carácter extensible. XML permite que definamos nuestras propias etiquetas para albergar la información de una base de datos. El formato, que se almacena en texto plano, se emplea cada vez con más frecuencia en el intercambio de información entre aplicaciones y plataformas. De hecho, los formatos nativos de las aplicaciones de Microsoft Office, a partir de la versión 2007, son en realidad archivos XML comprimidos en formato ZIP. Excel, cuando lee un fichero .xlsx, lo descomprime, lee e interpreta sus contenidos y nos muestra el libro de cálculo con todas las características de las que disponga. Y ocurre exactamente a la inversa cuando guardamos un libro en el formato nativo de Excel 2010. Para el intercambio con otras aplicaciones, puede ser necesario abrir documentos XML o guardar una hoja de cálculo en dicho formato. Un ejemplo de documento XML bien formado (aquellos que cumplen con las definiciones básicas de formato), en este caso orientado al almacenamiento de un catálogo de CDs de música, sería el siguiente: <?xml version=»1.0″ encoding=»ISO-8859-1″?> <CATALOG> <CD> <TITLE>Empire Burlesque</TITLE> <ARTIST>Bob Dylan</ARTIST> <COUNTRY>USA</COUNTRY> <COMPANY>Columbia</COMPANY> <PRICE>10.90</PRICE> <YEAR>1985</YEAR> </CD> <CD> <TITLE>Hide your heart</TITLE> <ARTIST>Bonnie Tyler</ARTIST> <COUNTRY>UK</COUNTRY> <COMPANY>CBS Records</COMPANY> <PRICE>9.90</PRICE> <YEAR>1988</YEAR> </CD> </CATALOG> Al abrir el documento catalogo.xml en Excel, la aplicación reconoce el formato XML y nos muestra el cuadro de diálogo Open XML (figura 9.14). Abriremos el documento como tabla XML. Figura 9.14....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.2. Exportar datos de Excel a otras aplicaciones |
Si desea que otras personas puedan ver y utilizar el contenido de una hoja de cálculo puede guardarla en uno de los formatos proporcionados por Microsoft Excel. Por ejemplo, puede guardar en formato HTML, formato que utilizan los navegadores Web. Para ello: Seleccione el rango que contengan los datos a exportar. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. Dé un nombre que describa el archivo con el formato seleccionado. Haga clic en la lista desplegable Guardar como tipo y, a continuación, hacer clic en el formato en el que desea guardar el archivo. Haga clic en el botón Guardar....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.3. Publicar y editar como página Web una hoja de cálculo |
Si desea crear una página Web a partir de los datos u objetos de una hoja de cálculo, el comando Guardar como del menú Archivo le facilitará dicha tarea. Deberá seleccionar Página web o Página web de un solo archivo en la lista desplegable Guardar como tipo del cuadro de diálogo....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.3. Publicar y editar como página Web una hoja de cálculo |
Con Microsoft Excel podrá colocar datos de una hoja de cálculo en cualquier página Web existente siempre que tenga permiso para modificar la página Web y tenga acceso al archivo HTML. Cuando coloque los datos en una página Web existente, puede elegir entre sustituir la página Web existente con los datos o agregarlos al final de la misma. Figura 9.19. Cuadro de diálogo Guardar como (tipo de archivo: página web). Elegir el comando Guardar como del menú Archivo y seleccionar Página web o Página web de un solo archivo en la lista desplegable Guardar como tipo. El cuadro de diálogo adquirirá la apariencia de la figura 9.19. En el cuadro de diálogo, una vez seleccionada cualquiera de las dos opciones antes indicadas, podemos indicar si deseamos guardar todo el libro o un determinado rango de celdas. Asimismo, es posible modificar el título de la página web haciendo clic sobre el botón Cambiar título. Mediante el botón Publicar accederemos al cuadro de diálogo Publicar como página Web (véase figura 9.20), en el que podremos especificar también los elementos señalados en el punto anterior y algunos otros. Todo el libro. Con esta opción se publica un libro entero con interactividad. Elementos en nombre de hoja. Para publicar hojas de cálculo completas, seleccione esta opción y, a continuación, elija Todo el contenido de nombre de hoja. Para publicar Elementos de una hoja: seleccione la opción Elementos en nombre de hoja y, a continuación, elija el elemento (entre los elementos no se incluyen los rangos de celdas) que desea publicar, por ejemplo: Gráficos, Listas filtradas (seleccione el elemento Autofiltro que desee publicar) o...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.4. Crear y editar plantillas |
Es frecuente que se reutilicen documentos de Excel con el mismo formato, por ejemplo en presupuestos, facturas y otros tipos de documentos. En estos casos, el uso de plantillas facilita y sistematiza considerablemente nuestro trabajo. Al crear una o varias plantillas con la información fija, invariable de nuestros documentos (por ejemplo, los formatos, encabezados y fórmulas de una factura) utilizarlas para crear nuevos documentos lograremos dos objetivos: por un lado, no cometer el error de borrar datos necesarios o dejar datos innecesarios; por otro, cuando necesitemos modificar la estructura de nuestros documentos, trabajaremos exclusivamente sobre la plantilla....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.4. Crear y editar plantillas |
Puede crear una plantilla a partir de una plantilla proporcionada por Excel o una hoja de cálculo existente creada por un usuario. Para crear una plantilla a partir de otra de las que ya dispone Excel: Elija el comando Nuevo del menú Archivo. En la parte central de la ventana podrá elegir una de las plantillas de ejemplo instaladas con Excel 2010, una de las plantillas guardadas por usted o conectarse a office.com para descargar una de las muchas disponibles (aparecen organizadas por categorías, como puede observar en la figura 9.22). En la parte derecha de la ventana podrá previsualizar la plantilla que seleccione. Figura 9.22. Opciones para abrir un nuevo libro a partir de plantillas almacenadas en su ordenador o en office.com En la parte derecha de la ventana, haga clic en el botón Crear (en caso de que haya seleccionado una plantilla almacenada en su ordenador) o Descargar (en caso de que haya seleccionado una de las plantillas de office.com). Cree o personalice las zonas de la plantilla que sean fijas: rótulos, formatos, imágenes, datos, fórmulas, etc. como lo haría en una hoja de cálculo. Elija el comando Información del menú Archivo y, en la parte derecha de la ventana, haga clic sobre el menú Propiedades (figura 9.23). Elija la opción Propiedades avanzadas, que abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de nombre del libro. En la parte inferior del cuadro (véase figura 9.24), active la casilla de verificación Guardar vista previa. Haga clic en el botón Aceptar. Figura 9.23. Menú desplegable Propiedades del libro de Excel. Figura 9.24. Cuadro de diálogo Propiedades de nombre de libro. Elija...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.4. Crear y editar plantillas |
Para crear un nuevo documento de Excel basado en una plantilla creada: Elija el comando Nuevo del menú Archivo. En la ventana Nuevo libro (figura 9.22) se mostrarán diversas ubicaciones de plantillas que puede utilizar para crear su libro. Elija la categoría Mis plantillas para utilizar una plantilla previamente guardada por usted. Haga clic en el botón Crear situado en la parte derecha de la ventana; con ello se abrirá una copia de la plantilla. Puede modificarla y completarla como necesite; a pesar de las modificaciones que introduzca en su documento, la plantilla permanecerá como se creó. Recuerde Si necesita modificar la plantilla ábrala, efectúe los cambios pertinentes y guarde la hoja de cálculo otra vez como...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5. Consolidar datos |
Una de las funcionalidades más importantes de Excel es la posibilidad de establecer vínculos dinámicos entre diferentes hojas de cálculo del libro activo o de otro libro. Los vínculos pueden establecerse utilizando: Fórmulas con referencias a varias hojas en uno o varios libros (tres dimensiones). El botón Consolidar de la ficha Datos. Estas técnicas le permitirán efectuar operaciones (por ejemplo, calcular los totales) a partir de los valores contenidos en celdas de varias hojas....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5.1 Fórmulas 3D |
Una fórmula con referencias 3D (tres dimensiones), como su nombre indica, es una fórmula que hace referencia a dos o más hojas de cálculo. Se diferencia de una fórmula que hace referencia a las celdas de una única hoja de cálculo en que deberá indicarse el nombre de la hoja del libro actual y si es una hoja externa el nombre del libro y su extensión entre corchetes ([]), seguido del signo de exclamación (!). Abra el libro o los libros que contienen los datos que desea vincular. El libro que vaya a contener el vínculo será el libro destino y el libro que contenga los datos con los que desee establecer el vínculo será el denominado libro origen. Si el vínculo se desea establecer entre hojas de distintos libros, elija el comando Organizar todo de la ficha Ventana y, a continuación, elija la opción Mosaico para ver todas las hojas de los libros abiertos a la vez. Sitúe el punto de inserción en la celda que mostrará el resultado del vínculo. Por ejemplo, una empresa podría tener los presupuestos separados por años en varios libros en lugar de estar en uno solamente. En una hoja del libro Resumen.xlsx se introducirían las fórmulas que calculen los totales de los presupuestos de los distintos años situados en los archivos Ptos2000.xlsx, Ptos2001.xlsx y Prtos2002.xlsx. Escriba el signo igual (=) que comienza la fórmula o la función que realizaría los cálculos. Por ejemplo, =SUMA(. Haga clic en el siguiente libro que contenga los datos a vincular para activarlo y otro clic en la celda o un rango de celdas a la que...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5.1 Fórmulas 3D |
El contenido de las celdas del libro o los libros origen pueden modificarse después de haber cerrado el libro destino (con vínculos a celdas de libros origen). Excel actualizará los datos del libro destino: Al abrir un libro destino, Excel muestra el mensaje «Este libro contiene vínculos a otros orígenes de datos» en el cuadro de diálogo que se muestra en la figura 9.25. Si hace clic en el botón: Actualizar. Excel busca en los libros origen y, sin abrirlos, actualiza los valores de las celdas con referencias a ellos. No actualizar. Excel abrirá el libro destino con los valores que tenían cuando se guardó la última vez. Figura 9.25. Cuadro de diálogo con advertencia para actualizar las celdas dependientes. Si el libro destino ya está abierto: Haga clic sobre el botón Editar vínculos, en la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Si dicho botón no está disponible, ello indica que el libro no contiene ninguna información vinculada. En el cuadro de diálogo Modificar vínculos (véase figura 9.26), seleccione los vínculos que desee actualizar. Haga clic en el botón Actualizar ahora. Figura 9.26. Cuadro de diálogo Modificar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5. Consolidar datos |
La consolidación de datos combina los valores de varios rangos de datos para reunirlos en una hoja de cálculo. La consolidación de datos es similar en ciertos aspectos a la vinculación de hojas, aportando características propias. El comando Consolidar puede utilizarse de varias formas: Por posición. Excel aplica la función de consolidación a la misma celda o rango de celdas, referenciadas por las coordenadas que indican su posición, en todas las celdas de los libros origen. Por lo tanto, es necesario que todas las hojas origen tengan la misma estructura. Por categorías. En este tipo de consolidación se usan las cabeceras de las filas o columnas para asociar los datos de los libros origen. Abra el libro en el que se van a situar los datos consolidados. Haga clic sobre el botón Consolidar de la ficha Datos (grupo Herramientas de datos). Aparecerá el cuadro de diálogo Consolidar (véase figura 9.27). Seleccione el área donde se van a situar los datos consolidados (celda superior izquierda). Figura 9.27. Consolidación por categoría/posición. Cuadro de diálogo Consolidar. En la consolidación se pueden aplicar las siguientes funciones: CUENTA, CONTARA, DESVEST, DESVESTP, MAX, MIN, PRODUCTO, PROMEDIO, SUMA, VAR y VARP. El cuadro de lista desplegable Función muestra por omisión la función SUMA. En el cuadro de texto Referencia, escriba o seleccione (en este último caso, solo si las hojas están abiertas) los rangos a consolidar de todas las hojas origen y, a continuación, haga clic en el botón Agregar. Repita la operación con todas las hojas. La lista Todas las referencias muestra todos los rangos a consolidar. En la consolidación por categorías deberá incluir el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
Las propiedades de un libro son atributos con nombre que se establece para definir sus características (por ejemplo, el tamaño, el color o su posición) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si está oculto o no) y que ayudan a identificarlo. Antes de proporcionar a otras personas una copia o acceso a un libro, es recomendable revisar la información personal y la información oculta, y decidir si se debe incluir. Es posible que desee quitar algunos datos del libro y de sus propiedades de archivo antes de compartirlo con otras personas. Por ejemplo, si al registrar el software proporcionó datos personales, como su nombre o su dirección de correo electrónico, algunos documentos de Microsoft Office almacenarán esa información en el libro. La información contenida en los campos personalizados que agregue al documento, como un campo «autor» o «propietario», no se eliminará automáticamente. Para borrarla deberá editar o quitar el campo personalizado. En un archivo de libro de trabajo pueden definirse: Propiedades que se actualizan automáticamente: incluyen estadísticas que Microsoft Office pone a su disposición, como el tamaño de archivo y las fechas de creación y última modificación de los archivos. Las propiedades predefinidas ya existen (como, por ejemplo, autor, título y asunto), pero debe especificar un valor de texto. Las propiedades personalizadas son las propiedades son las que define el usuario. Puede asignarlas un valor de texto, de fecha o numérico a las propiedades personalizadas, así como los valores «sí» o «no». Por ejemplo, puede crear una propiedad de archivo personalizada que esté vinculada una celda que contiene la fecha de vencimiento del contrato. Así podrá buscar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
En el menú Archivo, elija la pestaña Información, a continuación haga clic en Propiedades (véase figura 9.28) y finalmente en Propiedades avanzadas. En la ficha Resumen del cuadro de diálogo (véase figura 9.29) puede establecer las propiedades estándar, como el título o el autor. Haga clic en la ficha Personalizar para modificar las propiedades personalizadas (figura 9.28). Figura 9.28. Cuadro de diálogo Propiedades de nombre de archivo. Pestaña Personalizar. En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre para la nueva propiedad personalizada o seleccione un nombre de la lista. En el cuadro de lista desplegable Tipo, seleccione el tipo de datos que desee agregar. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad; deberá tener en cuenta que el valor que escriba debe coincidir con la opción seleccionada en el cuadro Tipo. Por ejemplo, si ha elegido la opción Número en el cuadro Tipo, deberá escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto. Haga clic en...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
Otra forma de personalizar las propiedades de un libro de Excel es crear propiedades vinculadas a su contenido. Para ello deberá asignar un nombre a la celda o rango de celdas a los que desea vincular la propiedad. Si no lo ha hecho previamente, asigne un nombre a la celda o al rango de celdas a los que desee vincular la propiedad (seleccionar la celda o el rango de celdas contiguas o no contiguas a los que desee asignar un nombre y, a continuación, haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, escriba el nombre de las celdas y, a continuación, pulse la tecla ENTRAR). Si no, la casilla de verificación Vincular a contenido no estará disponible. En el menú Archivo, acuda a la pestaña Información, haga clic en el menú Propiedades y elija la opción Propiedades avanzadas. Haga clic en la ficha Personalizar. En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre para la propiedad personalizada. Active la casilla de verificación Vincular al contenido. En la lista desplegable Origen, elija el nombre de rango que desee vincular y, a continuación, hacer clic en el botón Agregar. Figura 9.29. Propiedades vinculadas al contenido de un libro. Si se rompe el vínculo, por ejemplo, cuando se quita un nombre de celda o de rango del libro, la propiedad del archivo almacenará los datos que se hayan guardado por última vez en la celda o el rango....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
Si lo desea podrá eliminar la siguiente información personal incluida en las propiedades de un libro: Autor, Administrador, Organización, Guardado por, etc. Acuda a la pestaña Información del menú Archivo y, a continuación, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas. Con ello se abrirá el menú con diversas opciones para preparar el documento para compartir (véase figura 9.30). Figura 9.30. Menú desplegable Comprobar si hay problemas. Elija la opción Inspeccionar documento en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Inspector de documento.(figura 9.31). Asegúrese de que la casilla de verificación Propiedades del documento e información personal está activa. Haga clic en Inspeccionar. Figura 9.31. Cuadro de diálogo Inspector de documento. El inspector del documento revisará los elementos seleccionados y mostrará a continuación un cuadro resumen con los resultados de la inspección (figura 9.32). En este cuadro dispone de la opción de eliminar la información personal haciendo clic en el botón Quitar todo. Figura 9.32. Resultados de la inspección del documento. Eliminación de la información personal del libro. Guarde el documento. Tenga en cuenta que: La inspección del documento también le permite comprobar los comentarios y entradas de lápiz existentes en el documento, la información de encabezados y pies de página, la existencia de filas o columnas ocultas, etcétera. ...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 10. Macros |
Una macro es un conjunto de mandatos y pulsaciones que forman un pequeño programa; esos mandatos pueden ser activados colectivamente dando el nombre de la macro que los contiene. Las macros se utilizan para automatizar tareas repetitivas que simplifican el trabajo al usuario. Una macro puede ser muy simple, ejecutando dos o más comandos, o muy compleja, realizando cientos de ellos. Las macros se graban y las funciones personalizadas se diseñan en las hojas de macros. Las macros se pueden usar para: Crear funciones personalizadas (con lenguaje de macros). Automatizar tareas de rutina (con la grabadora de macros). Crear menús y cuadros de diálogo para aplicaciones personalizadas. Ejecutar automáticamente otras aplicaciones. Una macro se puede escribir introduciendo fórmulas en las celdas de una hoja de macros o usando la Grabadora de macros. La Grabadora de macros funciona como una grabadora de sonidos: graba sus acciones a fin de que las pueda reproducir cuando lo necesite. Excel incluye protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se pueden certificar esas macros con una firma digital de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas. Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas. Hacer clic en la ficha Seguridad. En el área Seguridad de macros, hacer clic en el botón Seguridad de macros. Hacer clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación, seleccione el nivel de seguridad que se desea...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 10.1. Grabar una macro |
Para grabar una macro Excel nos ofrece dos opciones: escribir la macro en una hoja de macros con el lenguaje de macros (Visual Basic), tarea para usuarios especializados, o bien realizar paso a paso las acciones a grabar en la macro, tal y como lo haría en la primera de las hojas de cálculo en la que necesitara ejecutar dichas acciones. Nos vamos a centrar en la segunda opción, que no le exige ningún conocimiento previo de lenguaje de macros y con la que podrá ejecutar cualquiera de los mandatos descritos en este manual de usuario. Para crear una macro se realizan los siguientes pasos: Planificar las acciones (comandos y pulsaciones) que deberá recoger la macro. Comenzar la grabación. Introducir todas las acciones que deberá recoger la macro. Finalizar la grabación. Ejecución de macros. Depuración de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 10.1. Grabar una macro |
Pasos a seguir: Para poder efectuar operaciones con macros, debe activar la ficha Programador en las Opciones de Excel y la pestaña Personalizar cinta de opciones. La casilla de verificación correspondiente a la ficha (en la columna derecha de dicha ventana) debe estar activa para que la ficha se encuentre visible. Revise el apartado 6.2.3 para más información al respecto. En la ficha Programador observará el grupo de herramientas Código y, en él, el botón Grabar macro (véase figura 10.1). Figura 10.1. Botón Grabar macro (encuadrado en rojo) en la ficha Programador. Al hacer clic sobre el botón Grabar macro aparecerá en la pantalla un cuadro de diálogo con ese mismo nombre (véase figura 10.2). Dicho cuadro ofrece las siguientes opciones: Nombre de la macro: Excel nos da por defecto el nombre Macro1; las posteriores grabaciones de macros se numerarán de forma correlativa. El usuario podrá eliminar el nombre sugerido por Excel y asignarle el que desee. El nombre no puede tener espacios en blanco. En el recuadro Método abreviado: CTRL + letra puede escribir una letra entre la A y la Z. Cuando desee ejecutar la macro bastará con que pulse CTRL+letra. Figura 10.2. Cuadro de diálogo Grabar macro. Guardar macro en, si selecciona la opción Libro de macros personal la macro se graba en una hoja de macros oculta que siempre se abre al ejecutar Excel y puede ejecutarse desde cualquier hoja de cálculo. Al elegir la opción Este libro, al elegir esta opción la macro sólo puede ejecutarse desde este libro. Se graba en una hoja de macros. Elija la opción Libro...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 10.2. Visualizar una macro |
Si desea revisar el código de una macro: Abra el libro que contenga la macro que desee visualizar. En la ficha Programador, en el grupo de herramientas Código, haga clic sobre el botón Visual Basic o sobre el botón Macros. Si ha seleccionado el comando Macros aparecerá el cuadro de diálogo Macro (véase figura 10.4). Seleccione el nombre de la macro a visualizar y haga clic en el botón Modificar. Aparecerá la ventana del Editor de Visual Basic (véase figura 10.5). Figura 10.4. Cuadro de diálogo Macro. En el Editor de Visual Basic para visualizar el código de las macros grabadas en otros libros abiertos: En la ventana Proyecto VBAProject, seleccione el libro en el que grabó la macro cuyo código desea visualizar. VBAProject (nombre_del_libro.xlsx). Haga doble clic en la carpeta Módulos correspondiente al proyecto y después en el icono Módulo 1. Elija el comando Cerrar y volver a Microsoft Excel del menú Archivo para cerrar la ventana del editor. Figura 10.5. Editor de Visual Basic....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 10.3. Depurar una macro |
El proceso de depuración implica comprobar y corregir posteriormente macros para garantizar que vamos a obtener, al ejecutarla, los resultados deseados. Para ir paso a paso por una macro: Haga clic sobre el botón Visual Basic dela ficha Programador (grupo de herramientas Código). Aparecerá la ventana del Editor de Visual Basic (véase figura 10.5). Elija el comando Paso a paso por instrucciones del menú Depuración para recorrer el código de la macro. Pulsar F8 para pasar a la siguiente. Si encuentra algún error aparecerá un cuadro de diálogo indicando el error. Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y después deberá corregir dicho error. Elija el comando Cerrar y volver a Microsoft Excel del menú Archivo para cerrar la ventana del editor. La ventana del módulo muestra el código que escribió Excel al crear la macro; por tanto, la corrección en esta ventana sólo podrá realizarse si se conoce el lenguaje de macros de Excel (Visual Basic para...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 10.4. Ejecutar una macro |
Puede reproducir las acciones grabadas en una macro desde cualquier hoja de cálculo. La forma más rápida es pulsar la combinación de teclas que le haya asignado a la macro, es decir, la tecla CTRL+ letra que especificó en la entrada. La macro se ejecutará automáticamente, es decir, todas las acciones grabadas se ejecutarán una a una en el orden con que las creó en la macro como si lo estuviera haciendo manualmente. Otra forma de ejecutar una macro es la siguiente: Haga clic sobre el botón Macros de la ficha Programador. Aparecerá el cuadro de diálogo Macro (véase figura 10.4). En el cuadro de lista Nombre de la macro, haga clic en la entrada que lleva el nombre de la macro a ejecutar. Haga clic en el botón Ejecutar. Recuerde: Si la macro a ejecutar se encuentra almacenada en el libro activo o en personal.xlsb, también pude utilizar el método abreviado si se definió durante su creación. Ejemplo. Para crear una macro con los nombres de los doce meses del año aplicándoles los siguientes formatos: tipo de letra Times New Roman de 13 puntos y aspecto negrilla. Haga clic en el botón Grabar macro de la ficha Programador. Escriba MESES como nombre de la macro. Seleccione Libro de macros personal. Haga clic en el botón Aceptar. Escriba Enero en la celda A2. Hacer clic en el cuadro de relleno de la celda A2. El puntero del ratón tomará forma de signo +. Arrastre hasta la celda A13, suelte el botón del ratón. En la ficha Inicio, en el grupo de herramientas Fuente, seleccione Times New Roman; en...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1. Introducción |
Microsoft Excel es una potente aplicación que permite organizar y analizar datos en hojas de cálculo, gráficos y mapas, hacer previsiones para futuras planificaciones y análisis de hipótesis con distintos escenarios. El usuario de la hoja de cálculo Microsoft Excel podrá adquirirla como parte de un conjunto de potentes aplicaciones (en su versión Estándar: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft Outlook y en la Profesional incluye Microsoft Access) diseñadas para trabajar en grupo como si fueran un único programa llamado Microsoft Office 2010 o solamente la hoja de cálculo Microsoft Excel 2010....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.1. Primeros pasos |
Microsoft Office 2010 puede adquirirse directamente a través del sitio web de Microsoft. Existen tres versiones disponibles, con diversas aplicaciones incluidas y precios: Hogar y estudiantes. Incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Hogar y pequeña empresa. Incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook. Profesional. Además de los anteriores, incluye Access y Publisher. Además de ello, existe la posibilidad de adquirir Excel 2010 de manera independiente, sin necesidad de comprar toda la suite Office 2010. Una vez efectuado el registro y el pago del producto, puede procederse a su instalación mediante descarga o bien adquirir el software con el envío físico del DVD de instalación. En la siguiente tabla se muestra una comparativa de los recursos del sistema necesarios para instalar las diversas versiones de Microsoft Office: Componente Office 2003 Office 2007 Office 2010 Equipo y procesador 233 MHz 500 MHz 500 MHz Memoria (RAM) 128 MB 256 MB 256 MB Disco duro 400 MB 2 GB 3 GB Pantalla 800 × 600 1024 × 768 1024 × 576* Si descargamos Office directamente desde el sitio web de Microsoft, debemos instalar previamente un gestor de descargas que se encargará de instalar la suite en nuestro equipo. Si adquirimos el DVD de instalación, deberemos introducirlo y esperar a que se ejecute automáticamente el programa para instalar Office 2010. El proceso de instalación requiere, en primer lugar, aceptar el acuerdo de licencia de Microsoft. El programa de instalación comprobará si existe alguna versión de Office previamente instalada en el equipo y la ofrecerá la opción (principal o recomendada) de instalar o actualizar el software. Opcionalmente, es posible escoger una instalación personalizada para mantener la...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.1. Primeros pasos |
Para comenzar a trabajar con Excel podrá iniciar la aplicación con el siguiente procedimiento: Haga clic en el botón Inicio de la Barra de tareas de Windows. Señale la carpeta Todos los programas. Señale el icono de la carpeta Microsoft Office y, a continuación, haga clic en la opción Microsoft Office Excel 2010....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.2. Entorno de trabajo de Excel |
Los elementos de la ventana de la aplicación Microsoft Excel 2010 son los siguientes (véase figura 1.1): Menú de Control o Menú Ventana. Permite cerrar la ventana, cambiarla de tamaño y pasar a otra ventana. Barra de Títulos. Indica el nombre del programa (Excel) y el libro con el que se está trabajando. Botón minimizar. Reduce la ventana a un botón que aparece en la Barra de tareas del escritorio de Windows. Para convertir una ventana de aplicación en un botón hacer clic en el botón Minimizar. Botón maximizar/restaurar. Amplía la ventana al tamaño máximo o la restaura a su tamaño original. Barra de herramientas de acceso rápido. Por defecto, tenemos disponibles en ella los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque se puede personalizar para añadir a ella los que deseemos. Menú Archivo. En él podemos encontrar la mayoría de comandos para el trabajo con documentos (libros de cálculo), como abrir, guardar, imprimir, obtener una vista preliminar, etc. Al hacer clic sobre él se despliega un menú con todas sus opciones y sub-menús. Fichas. Las fichas contienen botones y controles agrupados en categorías. La estructuración en fichas es la conjunción de dos formas de acceso a las herramientas que hasta la versión 2003 de Office eran independientes: los menús y las barras de herramientas. Grupo de herramientas. Las herramientas de las fichas están organizadas en grupos de herramientas formando una cierta unidad lógica. En muchas ocasiones, en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas encontramos una flechita que da acceso al cuadro de diálogo asociado a esa categoría de herramientas. Cinta de opciones. Es el espacio en el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.2.1. Fichas y cinta de opciones |
Tal como se ha dicho anteriormente, desde la versión 2007 de Office el espacio de trabajo está basado en fichas que contienen herramientas, controles y menús estructurados en categorías. Las herramientas de estas fichas se pueden personalizar mediante las Opciones de Excel....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.2.1. Fichas y cinta de opciones |
Al hacer clic sobre el nombre de cualquiera de las fichas, sus herramientas se despliegan en una parte del área de trabajo denominada cinta de opciones. Si lo deseamos, podemos minimizar dicha cinta de opciones para aumentar el espacio disponible para el área de trabajo. Para ello, hacemos clic con el botón derecho sobre cualquiera de los nombres de las fichas y seleccionamos el comando Minimizar cinta de opciones (véase figura 1.2). Figura 1.2. Minimizar cinta de opciones....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.2.1. Fichas y cinta de opciones |
La barra de herramientas de acceso rápido está siempre visible y permite acceder de modo directo a los comandos más utilizados. Por defecto, en ella están disponibles los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, pero es posible personalizarla para incluir en ella los comandos que deseemos. Para ello. Haga clic en el menú Archivo. Se desplegará el menú correspondiente. Elija el comando Opciones. Con ello se abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En el menú de la columna izquierda de dicho cuadro de diálogo, desplácese hasta la pestaña Personalizar cinta de opciones (véase figura 1.3). En la columna central encontrará una lista de los comandos más utilizados. Si lo desea, puede mostrar todos los comandos escogiendo la opción correspondiente en la lista desplegable superior. Haga clic sobre el comando que desea agregar a la barra de herramientas de acceso rápido y pulse el botón Agregar. Haga clic en el botón Aceptar. Figura 1.3. Personalización de la barra de herramientas de acceso...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.2. Entorno de trabajo de Excel |
A. Utilizando el ratón Seleccione la ficha que corresponda haciendo clic sobre su nombre. La ficha se desplegará en la cinta de opciones de Excel. Haga clic en el botón del comando que se desea ejecutar. Algunos comandos tienen asociado un menú con comandos similares o asociados. Dicho menú se indica con una flecha triangular junto al botón del comando. Al hacer clic sobre la flecha se desplegará el menú asociado, como podemos observar en el ejemplo de la figura 1.4. Figura 1.4. Menú asociado al comando Combinar y centrar, que se despliega al pulsar sobre la flechita situada a la derecha del comando. Muchos grupos de herramientas tienen asociado un cuadro de diálogo con opciones y comandos adicionales para dicha categoría. Se accede a dicho cuadro haciendo clic sobre la flechita situada en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas (véase figura 1.5). Figura 1.5. Acceso al cuadro de diálogo Fuente desde el grupo de herramientas del mismo nombre, en la ficha Inicio. B. Utilizando el teclado Pulse la tecla ALT. Al hacerlo aparecerán junto a los nombres de las fichas letras indicativas de su acceso de teclado (figura 1.6). Si conocemos de memoria el acceso de teclado, al pulsar la combinación de ALT y la tecla en cuestión, se abrirá automáticamente la ficha correspondiente. Si no, podemos pulsar directamente la tecla una vez presionada y soltada la tecla ALT. Para volver al área de trabajo, pulsamos la tecla ESC. Figura 1.6. Fichas de Excel con las etiquetas indicativas de la letra que hay que pulsar para acceder a ellas mediante el teclado. Tras abrirse la ficha...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.3. Panel de tareas |
Los paneles de tareas tienen como objetivo simplificar y mejorar el acceso a ciertas tareas como el uso del portapapeles o la elaboración de tablas dinámicas. Aparecen cuando se ejecuta el comando correspondiente. Por defecto, el panel de tareas se muestra en el lateral derecho de la ventana de la...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.4. Sistema de Ayuda y Soporte en Excel |
Siempre que necesite ayuda puede acudir a Excel para que le aclare sus dudas. Podrá encontrar ayuda en: 1.4.1. Información sobre los comandos de la cinta de opciones 1.4.2. Uso del botón Ayuda 1.4.3. Información detallada (Ayuda de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.4. Sistema de Ayuda y Soporte en Excel |
A medida que desplaza el puntero del ratón por los comandos de una ficha aparecerá, cerca de los mismos, una etiqueta con el nombre y la descripción de dicho comando y, si existe, el atajo de teclado a dicho comando (véase figura 1.8). Figura 1.8. Información sobre uno de los comandos de la ficha Inicio....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.4. Sistema de Ayuda y Soporte en Excel |
Para cada elemento de un cuadro de diálogo. Con el ratón Haga clic en el botón Ayuda, con el símbolo de interrogación (?), en la barra de títulos. El puntero del ratón tomará forma de flecha abierta junto con un símbolo de interrogación. Haga clic en el elemento sobre el que se desee obtener ayuda. Con el teclado Seleccione el elemento del cuadro de diálogo sobre el que se desee solicitar la ayuda. Pulse la tecla TAB hasta llegar al que se desee. Pulse la tecla F1. Aparecerá un recuadro con una breve explicación sobre la función del elemento seleccionado....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.4. Sistema de Ayuda y Soporte en Excel |
Al hacer clic sobre el botón de ayuda (etiquetado como ?) se abrirá en una nueva ventana la Ayuda de Excel. Existen dos configuraciones posibles para dicha ayuda: la configuración con conexión y la configuración sin conexión. En la primera de ellas, la ayuda se obtiene a través del sitio web de Microsoft; se trata de una ayuda más actualizada, puesto que Microsoft actualiza constantemente los contenidos, teniendo en cuenta las sugerencias de los usuarios: formación, plantillas, imágenes, artículos, etc. Para acceder a ella es necesario disponer de conexión a Internet. En la segunda, se obtiene la ayuda de los propios ficheros de ayuda que se instalan en el equipo con la versión de Office. Para cambiar entre uno y otro tipos de ayuda, haga clic en la esquina inferior derecha de la ventana de ayuda (en la que aparece Sin conexión o Conectado a office.com) y seleccione una de las dos opciones del menú (véase figura 1.9). Figura 1.9. Ayuda de Excel y selección de la ayuda sin conexión o a través de Office.com. En la ventana de ayuda, siga uno de los siguientes procedimientos: Escriba palabras o frases específicas en el cuadro Buscar con temas sobre los que desea encontrar ayuda. Las respuestas posibles se mostrarán en orden de importancia, con las respuestas más probables para la pregunta en la parte superior. Seleccione la opción que describa el tema sobre el que se ha solicitado ayuda. Haga clic en alguno de los vínculos de la ayuda para buscar el tema sobre el que necesite ayuda. En la barra de herramientas de la ventana de ayuda, puede utilizar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 1.5. Terminar una sesión de trabajo con Excel |
Para salir del programa: Elija el comando Salir del menú Archivo o la opción Cerrar del Menú de control. Si intenta salir de Microsoft Excel sin haber grabado la hoja de cálculo, el programa nos indicará si lo deseamos hacer ahora, pulsar el botón Sí para confirmar cada uno de los archivos abiertos o Sí a todo para guardarlos todos antes de salir o No para rechazar. Si salimos de Excel sin guardar el libro o libros con los que estamos trabajando, estos permanecerán accesibles durante un tiempo, pues la aplicación los guarda por seguridad para evitar un cierre accidental sin guardar. ...
