6.2. Aplicar filtros personalizados

La funcionalidad Filtro que abordamos en el Capítulo 3 solamente nos permite manejas dos condiciones a la vez para cada columna (campo) de una lista que deseemos filtrar. Si necesitamos filtrar la información que cumpla más de dos criterios, deberemos utilizar la funcionalidad Filtro avanzado. Para realizar este procedimiento la lista deberá tener rótulos o nombres de columnas....

6.2.1 Crear un filtro avanzado

Para crear un filtro avanzado deberá ejecutar el siguiente procedimiento: En primer lugar, debe crear un rango de criterio en la hoja de cálculo, lejos de la lista que desea filtrar. Existen diversos tipos de criterios: Los Criterios de comparación seleccionan los registros que coinciden exactamente con el criterio especificado. Excel permite el uso de los comodines * y ?. El símbolo * sustituye a cualquier carácter en la misma posición y las siguientes. El símbolo ? sustituye a un solo carácter en la posición indicada. Ejemplos:     Criterio Buscaría … «Bayón» (campo Apellido) Los registros cuyo apellido sea Bayón. «R*» (campo Apellido) Los registros cuyo apellido comience por R. «????» (campo Nombre) Los registros cuyo nombre tenga cuatro caracteres. «Valladolid» (campo Ciudad) Los registros cuya ciudad se corresponda con Valladolid. «*as» (campo Apellido) Los registros cuyo apellido termine en as.   Criterios Múltiples. En una base de datos podemos seleccionar registros por más de una condición o criterio. Los criterios se combinan mediante los siguientes operadores: Y Si unimos dos condiciones o criterios por el operador Y, para que un registro sea seleccionado tendrá que cumplir las dos condiciones. Excel considera que los criterios están unidos por el operador Y, cuando éstos se sitúan en la misma fila O Cuando dos condiciones se unen por medio del operador O, bastará que se cumpla una de las dos condiciones para que el registro sea seleccionado. Si los criterios los escribimos en distintas líneas, Excel los considera unidos por el operador O. O e Y Para realizar estas operaciones tendremos que hacer uso de los operadores lógicos O e Y. Los...

6.2.2. Formulario de datos

Excel nos permite trabajar de una forma más cómoda utilizando formularios. Los formularios proporcionan un interfaz simple para la introducción de datos, lo cual es especialmente útil cuando es preciso introducir una gran cantidad de información en la hoja. Los formularios evitan tener que desplazarse por la hoja para introducir los datos pertinentes en cada celda. Para crear un formulario lo primero que debemos hacer es habilitar el acceso a la herramienta Formularios a través de una de las fichas de Excel. En nuestro caso, personalizaremos la ficha Programador para incluirla. Para hacerlo seguimos el procedimiento que se explica a continuación: Haga clic en el menú Archivo y dentro de él, en las Opciones de Excel. Acuda a la pestaña Personalizar cinta de opciones (véase figura 6.5). En el campo Comandos disponibles en, seleccione la opción «Todos los comandos» para mostrar todos los comandos de Excel. En el grupo de fichas de la columna derecha, haga clic en la ficha Programador. (Tenga en cuenta que la casilla de verificación junto a la ficha debe estar activa para que la ficha esté visible en Excel). Haga clic en el botón Nuevo grupo para crear un grupo de herramientas personalizado. Modifique el nombre del grupo recién creado mediante el botón Cambiar nombre. Asígnele el nombre «Formulario». Escoja el comando «Formulario» en la columna de la izquierda (los comandos están ordenados alfabéticamente en ella). Muévalo con el botón Agregar al grupo de herramientas «Formulario» que hemos creado. Haga clic en el botón Aceptar para validar los cambios introducidos. Observará (figura 6.6) que la ficha Programador se ha modificado e incluye el grupo...

6.2.2.1. Añadir registros

Si deseamos añadir un nuevo registro efectuaremos los siguientes pasos: Sitúe como celda activa una que esté dentro del rango de la tabla. Elija el comando Formulario en la ficha Programador. Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 6.7. Haga clic en el botón Nuevo o pulsar la tecla ENTRAR, después de rellenar los datos del último campo del registro actual. Rellene el contenido de los campos. Para pasar de un campo a otro, pulse la tecla TAB o haga clic con el ratón. El nuevo registro pasará al final de la base de datos. Repita los pasos 3 a 4 para cada registro que desee insertar. Haga clic en el botón Cerrar....

6.2.2.2. Criterios usando el formulario de datos

El comando Formulario nos permite definir criterios sencillos en el cuadro de diálogo. Las búsquedas con el Formulario de Datos se realizarán con el siguiente procedimiento: Seleccione como celda activa una que esté en el rango de la tabla. Seleccione el comando Formulario en la ficha Programador. Haga clic en el botón Criterios. Aparecerá una ficha vacía y la palabra Criterios se visualiza en la parte superior derecha de la ficha y el botón Criterios ha pasado a ser el botón Formulario para poder volver al formato de formulario por defecto. Escriba los criterios de búsqueda deseados en el recuadro del campo o campos. Podremos escribir operadores relacionales y también se pueden emplear los caracteres comodín * y ?. Active el primer registro de la base de datos. Al pulsar la tecla ENTRAR se muestra el primer registro que cumple la condición. Haga clic en el botón Buscar siguiente o Buscar anterior para visualizar los registros siguiente o anterior que cumplen las condiciones especificadas. Para finalizar la operación haga clic en el botón Formulario. Utilizando el Formulario de Datos, Excel no permite extraer los registros, sino solamente...

6.2.2.3. Modificar registros

Seleccione como celda activa una que esté en el rango de la tabla. Seleccione el comando Formulario de la ficha Programador. Seleccione en el formulario el registro que desee borrar. Utilice el botón Criterios o los botones Buscar siguiente o Buscar anterior para localizar el registro que se desee modificar. Efectúe las modificaciones oportunas. No necesitará confirmar las entradas; si hace clic en cualquiera de los botones de la ficha, el registro se introducirá en la tabla. Haga clic en el botón...

6.2.2.4. Borrar registros

El procedimiento que hay que seguir para borrar registros desde el Formulario es: Seleccione como celda activa una que esté en el rango de la tabla. Seleccione el comando Formulario de la ficha Programador. Seleccione en el formulario el registro que desee borrar. Utilice el botón Criterios o los botones Buscar siguiente o Buscar anterior para localizar el registro que se desee borrar. Haga clic en el botón Eliminar. Excel presenta un mensaje de aviso. Si desea borrar el registro seleccionado, haga clic en el botón Aceptar. Si cambia de opinión o se ha equivocado, hacer clic en el botón Cancelar. Haga clic en el botón...