by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3. Análisis de datos |
En el capítulo anterior aprendió a manipular los datos reales que constituyen la base de una hoja de cálculo: texto, números, fechas y hora e imágenes. En este capítulo estudiará el uso de criterios de selección o filtrado de datos usando Autofiltros, cómo realizar cálculos introduciendo fórmulas y cómo usar funciones incorporadas de Microsoft Excel. Aprenderá cómo puede crear conjuntos de datos que limiten la información que se muestra en la hoja con el fin de facilitar la toma de decisiones y a realizar cálculos con los datos filtrados. Por ejemplo, ver los 10 mejores o los 10 peores vendedores del año. También aprenderá a ordenar los datos en el orden que se desee para así poder encontrar fácilmente información relevante. Por ejemplo, conocer el producto del que se han vendido más unidades. Una de las principales razones del uso de hojas de cálculo es ejecutar cálculos sobre datos numéricos. Por ejemplo, calcular la nota media de los alumnos de un instituto o el número total de alumnos matriculados. En este capítulo crearemos en primer lugar fórmulas manualmente paso a paso y posteriormente usaremos las funciones (fórmulas predefinidas por Excel), que ejecutan automáticamente cálculos matemáticos, estadísticos, financieros, etc....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
Una base de datos es un conjunto de información homogénea organizada de una manera sistemática. Ejemplos típicos de bases de datos son: un listín telefónico, una lista de clientes, lista de alumnos, etc. Los datos individuales (de un cliente, un alumno) se colocan en cada fila de una tabla; a este conjunto de datos individuales se le denomina registro. Cada registro se estructura en columnas denominadas campos, donde almacenaremos los datos referentes a un «tipo» o «categoría» de información (nombre, apellido, etc.). Así los datos de un registro se refieren sólo a una persona y los datos un campo bajo el nombre Apellidos guardará sólo los apellidos de las diferentes personas. Un ejemplo de base de datos es la agenda personal de la siguiente tabla: Nombre Apellido Dirección Ciudad Nacimiento Teléfono Consuelo Mangas Gran Vía, 62 Madrid 12-12-80 91 3445566 Ignacio González Pino, 5 Torrecilla Abadesa 29-12-67 983 112233 Román Rodríguez Ramblas, 5 Barcelona 13-10-75 93 2334455 Manuel Bayón Zorrila, 60 Valladolid 10-01-91 983 455667 Las reglas principales para la creación de una base de datos son las siguientes: Tamaño de la base de datos. Una base de datos puede contener como máximo 65.536 registros y 256 campos. Nombres de campo. La longitud máxima de un nombre de campo será de 255 caracteres, aunque es aconsejable que sean lo más cortos posibles y significativos, es decir, que el nombre nos indique qué tipo de datos almacena. Los nombres de campo deben ser de texto. No puede haber nombres de campo repetidos. Todas las entradas de un campo (columnas), deben contener el mismo tipo de datos valores, rótulos, etc....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
Para filtrar un subconjunto de datos seguiremos el siguiente procedimiento: Seleccione una celda en la lista que desea filtrar. Haga clic en botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). Elija el comando Filtro en el menú que se despliega al hacer clic sobre dicho botón (figura 3.1). De modo alternativo se puede también hacer clic sobre el botón Filtro de la ficha Datos (grupo de herramientas Ordenar y filtrar), tal como puede ver en la figura 3.2. Excel insertará unos pequeños botones desplegables junto a cada columna de la lista (véase figura 3.3). Figura 3.1. Botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Figura 3.2. Grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Figura 3.3. Botones de flecha y menú Filtro Haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea seleccionar. Seleccione la opción que le permita filtrar los registros que desea: Aparecerá una lista con los elementos únicos de la columna. Hacer clic en el elemento a filtrar para mostrar sólo los registros que tengan el valor de la lista seleccionado. Para filtrar una lista utilizando una combinación de criterios de comparación, escoja la opción Filtro personalizado, en el submenú Filtros de número. Para que esta opción funcione la lista deberá tener nombres de columna/campos (véase figura 3.4). Figura 3.4. Filtro personalizado. Hacer clic sobre la flecha del primer recuadro y seleccione el operador de comparación que desee utilizar. Escribir o seleccionar el valor que desea utilizar con el operador de comparación, en el segundo recuadro. Puede utilizar los comodines «*» y «?«. El comodín asterisco...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
Para desactivar los criterios de selección y volver a mostrar todos los datos podemos hacer clic de nuevo en el botón de filtro antes mencionado o bien elegir la opción (Seleccionar todo) de la columna o columnas en las que se han establecido los criterios de...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.1. Listas de datos |
La mayor parte de las veces, el orden en que se introducen los datos en una hoja de cálculo no resulta muy práctico a la hora de realizar consultas. Si ordena los datos por uno o varios criterios se podrán encontrar los datos de una forma más sencilla y rápida. El comando que vamos a describir permite ordenar cualquier rango de una hoja de cálculo. Ordenaremos una lista siguiendo el procedimiento siguiente: Seleccione una celda de la lista que se desee ordenar. En la ficha Datos, en el grupo de herramientas Ordenar y filtrar (figura 3.6), haga clic en el botón Ordenar de A a Z para ordenar la columna según un criterio ascendente o en el botón Ordenar de Z a A para hacerlo según un criterio de ordenación descendente. También puede elegir el botón Ordenar, que le dará acceso al cuadro de diálogo del mismo nombre (figura 3.7), en el que podrá especificar varios criterios de ordenación anidados. Figura 3.6. Grupo de herramientas Ordenar y filtrar en la ficha Datos Figura 3.7. Cuadro de diálogo Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar especificaremos la referencia de los campos por los que queremos ordenar. En el primer cuadro de lista, haga clic en el botón de flecha para seleccionar el campo que se empleará como primer criterio. Si desea cambiarlo, elija otro de la lista y especifique el tipo de ordenación Ascendente o Descendente. En el cuadro de lista Luego por elija, si es necesario, un nuevo criterio de selección en caso de que coincidan los datos del primer criterio y especifique el tipo de ordenación Ascendente o...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Un capítulo importante en el contexto de una Hoja de cálculo debe es el de la formulación, pues es la base para realizar los cálculos. Las fórmulas son la combinación de valores, operadores, nombres de rango o referencias de celdas con contenido numérico, escritos en una secuencia lógica que producirá un resultado. Excel inserta el resultado de estas operaciones en la celda activa, es decir, en aquella en la que esté situado el cursor. Existen tres tipos de fórmulas: Numéricas. Operan con números usando los operadores aritméticos. Lógicas. Evalúan si una o varias condiciones son verdaderas o falsas utilizando operadores lógicos. Texto. Concatenan cadenas utilizando el operador ampersand o «et» («&«). Una fórmula está compuesta por dos partes perfectamente diferenciadas, los datos y los operadores. Los datos pueden ser: Números (dígitos del 0 al 9). Referencias de celdas (dirección de una celda dentro de la hoja). Nombres de rango (definidos previamente y cuyo contenido sean valores). Funciones (fórmulas preescritas por Excel). Por su parte, los operadores pueden ser: Matemáticos Lógicos + Sumar = Igual – Restar < Menor * Multiplicar <= Menor o igual / Dividir > Mayor ^ Potencia >= Mayor o igual % Tanto por ciento <> Distinto que Al combinar una fórmula con varios operadores hemos de tener en cuenta la prioridad que Excel asigna a cada uno de ellos. La prioridad que otorga Excel a los operadores es la siguiente (teniendo en cuenta que dará máxima prioridad a cualquier operador si lo ponemos entre paréntesis y que, si dos operadores tienen la misma prioridad operará comenzando siempre a evaluar la fórmula de izquierda a derecha). Así, por ejemplo, si tenemos...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
El tipo de referencia que se utilice en las direcciones de celda o de rango, es importante para escribir las fórmulas que se van a copiar o extender (autorrellenar) posteriormente en otras celdas. Pueden utilizarse tres tipos de referencias a celdas o rangos de celdas. El tipo de referencia no afecta al resultado de la fórmula; sin embargo, cuando las fórmulas se copian en otras celdas, el resultado que se obtenga será muy distinto dependiendo del tipo de...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
Al copiar fórmulas con referencias relativas, Excel cambia las direcciones de celda o rango, adaptándolas de forma automática a la posición que ocupa la celda en que se han copiado. Normalmente Excel trabaja con direcciones relativas. Su notación se crea tecleando la letra de las columnas seguidas del número de la fila. Por ejemplo, al copiar en E6 la fórmula =C5*D5 introducida en la celda E5 en E6, Excel la actualiza a...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
Las referencias absolutas se utilizan cuando se van a copiar fórmulas y se desea conservar las referencias de celdas o rangos de celdas. Su notación se crea tecleando $ (símbolo del dólar) delante de la letra de la columna y del número de la fila. Son ejemplos de direccionamiento absoluto: $D$1 o $A$1: $C$5. En el ejemplo siguiente al copiar la fórmula escrita en la celda B4 en las direcciones B5 y B6 la dirección $B$1 (contiene el precio) se mantiene por ser una referencia absoluta. A B 1 Precio: 4000 2 3 Cantidad Total 4 4 =A4*$B$1 5 5 =A5*$B$1 6 6 =A6*$B$1...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
La referencia mixta se utilizará cuando deseemos que, al copiar una fórmula, parte de la dirección de la celda permanezca fija y otra parte se adapte a la posición que ocupa la celda en la que se han copiado. La referencia mixta, se obtiene tecleando $ (símbolo del dólar) delante de la fila o de la columna. Son ejemplos de referencias mixtas: $H1 o...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas |
Para modificar el tipo de referencia en una fórmula operaremos según el siguiente procedimiento: Seleccionar la celda que se desea modificar la referencia. En la barra de fórmulas, hacer clic con el puntero del ratón en la referencia de la celda cuyo tipo se desea modificar. Pulsar F4. Cada vez que pulse F4 Excel cambiará la referencia al próximo tipo del ciclo para pasar por los tipos de referencia relativa, mixta y absoluta hasta que encuentre la que se...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Todas las fórmulas en Excel comenzarán con el signo (=), seguido de una combinación de operadores y datos (operandos). Fórmula Significado =A1+A2 Suma el contenido de la celda A1 y de la cela A2. =SUMA(B2:B8) Calcula el total del contenido de las celdas desde B2 a B8. =B1*5% Calcula el 5 por ciento del contenido de la celda B1. =AHORA( )+10 Suma 10 a la fecha actual. =PROMEDIO(salario) Calcula la media del rango nombrado como salario....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Cuando introducimos una fórmula en una celda, Excel mostrará automáticamente el resultado en ella. A continuación mostramos el procedimiento a seguir para efectuar la introducción de fórmulas: Seleccione la celda en la que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=) para activar la barra de fórmulas. Si comienza una fórmula pegando un nombre o función, Microsoft Excel inserta automáticamente el signo igual. Escriba la fórmula o usar cualquiera de las técnicas de pegado siguientes para introducir una fórmula dentro de la barra de fórmulas: Puede insertar referencias en la fórmula seleccionando celdas en la hoja de cálculo. Cuando selecciona celdas, Microsoft Excel inserta referencias relativas en la fórmula. Para cambiar el tipo de referencia, pulse la tecla F4 hasta mostrar el tipo de referencia que se desee utilizar. Haga clic sobre el botón Pegar de la ficha Inicio para pegar caracteres que se copiaron previamente de otra fórmula o aplicación. Haga clic sobre el botón Insertar función en la ficha Fórmulas para (consultar el Capítulo para saber más sobre funciones predefinidas por Excel) insertar una función. Haga clic en el botón de Introducir (ü) de la Barra de fórmulas o pulse la tecla ENTRAR después de haber completado la fórmula. Para introducir una fórmula como texto, deberá escribir una comilla simple antes de la escribir la fórmula....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.2. Realizar cálculos |
Puede que desee visualizar las fórmulas de una hoja de cálculo en lugar de sus resultados. Para hacerlo haga clic en el botón Mostrar fórmulas, en la ficha Fórmulas (grupo de herramientas Auditoría de fórmulas, véase figura 3.8). Si desea volver a reflejar el resultado, haga clic nuevamente sobre el botón mencionado. Figura 3.8. Botón Mostrar fórmulas en la ficha Fórmulas. Para alternar de una forma rápida entre la visualización de valores o fórmulas, pulse la combinación Ctrl + ` (Ctrl + tecla de acento...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones de la hoja de cálculo son fórmulas preescritas por Excel que permiten efectuar cálculos complejos de una forma sencilla y rápida. Una función siempre devolverá un resultado en la celda que ha sido introducida. Para introducir una función en una celda la escribiremos en línea de edición, del mismo modo que haríamos con cualquier otro dato....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
El formato general de una función es el siguiente =NOMBRE DE LA FUNCIÓN(argumento1; argumento2; …) El signo igual (=) sirve para que Excel interprete la entrada como una fórmula y no como texto. El Nombre de la función es una palabra clave dada por Excel a cada función. Lo escribiremos tal y como Excel lo tiene definido indistintamente en mayúsculas y minúsculas. Los Argumentos son opcionales; las fórmulas pueden tener uno, varios o ninguno. Representan los distintos parámetros que intervienen, cantidades o referencias sobre los que va a operar la función. El número de argumentos de una función varía entre 0 y 30, separados por el carácter de punto y coma (;), no pudiendo sobrepasar los 255 caracteres. Se recomienda no dejar espacios en blanco entre los diferentes argumentos. Si se utiliza un rango como argumento (A1:B6), Excel lo considera un único argumento. Así, por ejemplo, la función =SUMA(A1:A6), que realizaría la suma del rango de celdas entre A1 y A6, contendría un único argumento. Si se ha dado nombre a un rango, podemos emplear también este nombre como argumento. Excel admite como argumentos otras funciones, pudiendo construir así hasta siete niveles de anidamiento. Ejemplos de diversos tipos de argumentos: Numéricos: =PROMEDIO (34;23;10) Direcciones de celdas (referencias): =SUMA(B1..B23) o =SUMA(B1:B23) Texto: Debe escribirse entre comillas. Condiciones:= SI(A1>5;»ÓPTIMO»;»ENTRADA NO VÁLIDA») Sin argumentos: = HOY( ) Nombres de celdas: =SUMA(salario) Funciones:...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Para introducir una función dentro de la hoja de cálculo empleamos el siguiente procedimiento: Escribir la función en la línea de edición. Excel muestra información acerca de los argumentos de la función al tiempo que se va escribiendo (véase figura 3.9). También le permitirá acceder rápidamente a la ayuda, al hacer clic en el nombre de la función o argumento dentro de las Pistas de herramientas de argumentos de función. Figura 3.9. Pistas de herramientas. Usar la herramienta Suma, en la ficha Inicio (véase figura 3.10) que incorpora las funciones: SUMA, PROMEDIO, CUENTA, CUENTA, MAX y MIN. También permite acceder al cuadro de diálogo Insertar función mediante la opción Más funciones. Seleccione con el ratón las celdas que constituyan el o los argumentos de la función y, después haga clic en el botón Suma para calcular la suma de los argumentos o despliegue el menú de dicho botón y elija la función que desee. Figura 3.10. Botón y menú Suma, en la ficha Inicio. La función Autocalcular mostrará, en la Barra de estado (véase figura 3.11) la suma, promedio y recuento al seleccionar un grupo de celdas con contenido numérico o valor. Haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la barra de estado se desplegará el menú de configuración de la misma, en el que puede seleccionar qué funciones desea que Excel auto-calcule. Figura 3.11. Función Autocalcular. Utilizando el comando Función. Active la celda donde desee introducir la función. Haga clic en el botón Insertar función (véase figura 3.12) de la barra de Fórmulas o bien haga clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones matemáticas realizan operaciones estrictamente aritméticas, como pueden ser el cálculo de suma, producto o raíz, etc. Los argumentos de estas funciones deben ser valores o fórmulas cuyo resultado sea un valor. ABS Devuelve el valor absoluto de un número. Su sintaxis es: = ABS (número) Ejemplos: = ABS(-8) la función devuelve 8. = ABS(16) la función devuelve 16. ALEATORIO Devuelve como resultado un número aleatorio entre 0 y 1. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo (pulsar la tecla de función F9) creará un nuevo número aleatorio. Su sintaxis es: = ALEATORIO ( ) Ejemplos: Para generar un número aleatorio entre un número (X) y otro número (Y), se escribirá la fórmula: =x+(x-y+1)*ALEATORIO( ). ENTERO Redondea el número hasta el entero inferior más aproximado. Su sintaxis es: =ENTERO(número) Ejemplos: =ENTERO(8,99) la función devuelve 9. =ENTERO(-6,90) la función devuelve -7. FACT Da como resultado el factorial de un número positivo. Su sintaxis es: =FACT(número) Ejemplos: =FACT(0) la función devuelve 1. =FACT(1) la función devuelve 1. =FACT(5) la función devuelve 5*4*3*2*1=120. =FACT(-2) la función devuelve #¡NUM! PI Da el valor de la constante matemática PI con una extensión de catorce dígitos. Su sintaxis es: PI( ) Ejemplos: =PI( )*(5^2) la función devuelve el área de un círculo. PRODUCTO Multiplica todos los números proporcionados en la lista de argumentos (como máximo 30). Los argumentos pueden ser números, celdas en blanco, valores lógicos, etc. Las celdas en blanco, valores lógicos, texto o valores de error son ignorados. Su sintaxis es: =PRODUCTO(número1;número2;…) Ejemplos: =PRODUCTO(6;8;234) la función devuelve 11.232. =PRODUCTO(num-horas;precio) RAÍZ Calcula la raíz cuadrada de un número positivo. Su sintaxis es: =RAIZ(número)...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Este grupo de funciones operan sobre grupos de números, que pueden ser definidos individualmente, especificando en rango o en forma de matriz. CONTAR Cuenta el número de celdas de un rango que contenga números, fechas y fórmulas cuyo resultado sea un valor numérico. Los valores de error, texto o celdas en blanco son ignorados. Su sintaxis es: =CONTAR(valor1;valor2;…) Ejemplo: =CONTAR(C5:D20) la función devuelve el número de celdas con contenido numérico en el rango c5:d20. CONTARA Cuenta el número de celdas con contenido en un rango. Las celdas en blanco son ignoradas. Su sintaxis es: =CONTARA(valor1;valor2;…) Ejemplo: =CONTARA(A1:A5;B1:B23) la función devuelve el número de celdas no vacías en los dos rangos especificados. DESVEST Esta función calcula el grado de variación de cada uno de los valores que componen una muestra de la población. Se define como la raíz cuadrada de signo positivo de la varianza. Su sintaxis es: =DESVEST(número1;número2;…) Ejemplo: =DESVESTD(A1:A100) la función devuelve la desviación estándar de una población basada en una muestra contenida en el rango A1:A100. DESVESTP Calcula la desviación estándar de una serie de valores que representan el total de la población (estima que los datos considerados son los reales y no una muestra). Su sintaxis es: DESVESTP(número1;número2;…) Ejemplo: =DESVESTP(H1:H500) la función devuelve la desviación estándar de toda la población especificada en el rango H1:H500. FRECUENCIA Genera una matriz vertical con el número de veces que se repite un suceso. Su sintaxis es: =FRECUENCIA(datos;intervalo) Datos El argumento a especificar es el rango que contiene los distintos valores que toma la variable estudiada. Si el rango datos está vacío, la función devuelve una matriz de ceros. Intervalo Rango donde están situados los valores...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones lógicas se utilizan para especificar una condición o condiciones para que Excel ejecute la acción especificada tanta en el caso de que el resultado de la evaluación de la(s) condición(s) sea verdad o falsa. NO Esta función devuelve el valor lógico opuesto al especificado en el argumento de la función. NO sólo tiene un argumento. Su sintaxis es: =NO(valor_lógico) O Esta función devuelve el valor VERDADERO, si alguno de los argumentos es verdadero. En el caso de que todos sus argumentos sean FALSOS, la función devolverá el valor FALSO. Su sintaxis es: =O(valor_lógico1;valor_lógico2;…) Ejemplo: =SI(O(A1=»Hola»;B5<10);»hola»;0) la función devuelve hola si se cumple una de las dos condiciones expresadas como argumentos en la función O, si las dos son falsas devolverá un 0. Y Devuelve el valor VERDADERO cuando todos los argumentos (condiciones) se cumplen. Si algún argumento (condiciones) es FALSO, la función Y devuelve el valor FALSO. Su sintaxis es: =Y(valor_lógico1;valor_lógico2;…) Ejemplo: =SI(Y(A1=5;B1<2);1;0) la función devuelve un 1 si la celda A1 contiene 5 y la celda B1 contiene un 0 o un 1. SI La función SI se utiliza para realizar acciones condicionadas al resultado de valuar una o más condiciones. En una función SI se pueden anidar hasta siete niveles de condiciones, siempre que no sobrepasen 255 caracteres. Su sintaxis es: =SI(condición(s) ;valor_si_verda dero;valor_si_falso) Ejemplo: =SI(A5<30 ;»Hacer pedido» ;»Hay Stock») la función devuelve el aviso «Hacer pedido», si el contenido de la celda A5 es menor de 30 y «Hay Stock» si dicho contenido es igual o superior a...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.3. Funciones |
Las funciones de fecha y hora devuelven un número de serie utilizado por Excel para realizar cálculos de fechas y horas. El número de serie nos indica los días que han transcurrido desde el 1-1-1900 hasta el día de la fecha especificada como parámetro en las funciones fecha. AHORA Esta función nos muestra la fecha y la hora del sistema. Excel no actualiza el valor devuelto por la función. Para actualizarlo pulse F9 o seleccione el comando Calcular del menú Opciones. Su sintaxis es: =AHORA( ) FECHA Da como resultado el número de serie de la fecha especificada en los argumentos. El argumento año debe estar comprendido entre 1900 y 2078. Para el año 2000 y posteriores hay que escribir el año con sus cuatro cifras o usar los valores 100 y siguientes (el año 178 se corresponde con 2078). Su sintaxis es: =FECHA(año;mes;día) Año el argumento año puede tener de uno a cuatro dígitos. Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas empleado. De forma predeterminada, Excel para Windows utiliza el sistema de fechas 1900 y Excel para Macintosh utiliza el sistema de fechas 1904. Para el sistema de fechas 1900: Si el año está entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese valor a 1900 para calcular el año. Por ejemplo, FECHA(100,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000 (1900+100). Si el año está entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor como año. Por ejemplo, FECHA(2000,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000. Si el año es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor de error #¡NUM! Para el...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4. Creación y modificación de un gráfico |
La representación de la información contenida en una hoja para esquematizar el aumento o disminución en el volumen de operación de diferentes opciones (los ingresos individuales frente a los ingresos globales, porcentajes de votos obtenidos en la presentación de información electoral…), la podemos realizar mediante una representación gráfica resaltando valores de una forma clara y sencilla. Los gráficos en Excel pueden crearse de dos maneras: Directamente en un área de la propia hoja de cálculo. Se le denomina Gráfico incrustado, cuando desee visualizar el gráfico junto a los datos a los que está asociado. Un gráfico incrustado se actualiza automáticamente cuando se produce alguna modificación en los datos seleccionados en la hoja de cálculo que los generó. En una hoja de gráficos independiente a la que contiene los datos. A este tipo de gráficos se le denomina Gráfico independiente. Se guarda, junto con la hoja, al guardar el libro de trabajo. Los datos del gráfico están vinculados a los datos de la hoja de cálculo origen y se actualizarán automáticamente cuando se modifiquen los datos de la hoja de cálculo. La hoja de gráfico se puede imprimir independientemente de la hoja de cálculo....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4. Creación y modificación de un gráfico |
Una vez seleccionados los datos de partida, en Excel se puede crear un gráfico de manera inmediata pulsando la tecla F11. Otra forma de crear un gráfico es utilizando los botones del grupo Gráficos de la barra de herramientas Insertar. Si empleamos el método de pulsar la tecla F11, el gráfico se insertará en una nueva hoja, con la etiqueta «Gráfico 1», «Gráfico 2», etcétera. Si empleamos los botones de la barra de herramientas Insertar, una vez que seleccionemos el tipo de gráfico deseado, este se incrustará en la hoja activa (véase figura 3.16). Figura 3.16. Gráfico circular en 3D incrustado en la hoja activa. El punto más importante en el proceso de creación de un gráfico es determinar qué datos de nuestra hoja de cálculo serán representados. Es necesario entender claramente dos conceptos: Serie de datos: es un conjunto de uno o más valores relacionados entre sí. Cada apartado de gastos de una empresa puede representar una serie de datos. Un gráfico puede contener una o más series de datos. Puntos de datos: son los distintos valores que forman una serie de datos. Si una serie de datos que representa los gastos para un periodo de seis años, la serie tendrá seis puntos de datos. Antes de profundizar en los detalles del dibujo y la modificación de gráficos, es preciso saber cómo trata Excel a las series de datos seleccionadas en la hoja antes de trazar el gráfico: Si la celda superior izquierda de la selección está en blanco o si la primera fila y/o columna en lugar de valores numérico contiene texto: Excel utilizará la primera fila...
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4. Creación y modificación de un gráfico |
Los gráficos poseen, en general, diferentes elementos que es preciso distinguir. Para cada uno de ellos, podremos personalizar muchas de sus características: tipos de letra, tamaños, estilos de líneas, colores, escalas de datos, etcétera. El área del gráfico es el área total que contiene el gráfico. El área de trazado la forma el gráfico propiamente dicho, limitada por los ejes de coordenadas. Los ejes (eje X y eje Y, o eje de categorías y eje de valores) sirven para encuadrar el gráfico y mostrar las categorías y las divisiones de la escala de valores. En los gráficos tridimensionales aparece también el eje Z, que muestra las diversas series de los datos. Las series de datos son los valores representados en el gráfico. Las líneas de división son una ayuda visual para localizar la posición de los valores en el gráfico....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.3. Modificación del gráfico |
Una vez creado el gráfico, es posible que queramos modificar algunos de sus elementos, como su leyenda, sus colores o los grosores de las líneas que lo forman.
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.3. Modificación del gráfico |
Si después de crear un gráfico decide que quedará mejor en otra posición de la hoja de cálculo puede desplazarlo ahora. Para ello siga los pasos siguientes: Sitúe el puntero del ratón en cualquier posición del gráfico, haga clic y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta el lugar donde desee colocarlo (si el gráfico no está seleccionado haga clic en él). Suelte el botón del ratón y el gráfico se ubicará en esa nueva posición. Si desea modificar el tamaño del gráfico utilice los cuadraditos del borde del gráfico y podrá aumentar o disminuir su tamaño. Sitúe el puntero del ratón en uno de los cuadraditos que aparecen en las esquinas y en las líneas del recuadro que enmarca el gráfico (el puntero cambia de aspecto, se convertirá en una flecha con dos puntas). Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástrelo hasta que el gráfico adquiera el tamaño que considere adecuado. Dependiendo en el cuadro en el que se coloque moverá una parte u otra del recuadro que enmarca el gráfico. Tenga presente que en el caso de determinados tamaños y de la relación que guarden entre sí los lados, puede resultar imposible reconocer el gráfico. Suelte el botón del ratón y el gráfico adquirirá el nuevo tamaño....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.4. Modificación de rango de datos |
Mediante el botón Seleccionar datos de la ficha Diseño podrá modificar el rango de datos del gráfico. Al hacer clic sobre el botón aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (véase figura 3.17). En dicho cuadro de diálogo podrá modificar también los títulos o rótulos de las series de datos. Figura 3.17. Cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.4. Modificación de rango de datos |
Si desea añadir una serie de datos (un nuevo grupo de valores) a un gráfico ya existente deberá seguir los siguientes pasos: A. La nueva serie está contigua a las ya existentes Active la hoja de cálculo que contiene el gráfico a editar. Seleccione el gráfico haciendo clic en él. Excel indicará con un recuadro las series que forman el gráfico. Señale con el puntero del ratón el cuadro de relleno situado en el extremo inferior derecho de la selección y arrastrar hasta incluir los nuevos datos. B. La nueva serie no está contigua a las ya existentes (esta técnica también podrá utilizarla si la nueva serie está contigua) Haga clic en el gráfico para seleccionarlo. La barra de menús contendrá ahora los menús con los comandos de gráficos. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el botón Agregar. Con ello aparecerá el cuadro de diálogo Modificar serie (véase figura 3.18). Figura 3.18. Cuadro de diálogo Modificar serie. Seleccionar en la hoja de cálculo los nuevos datos que va a incorporar al gráfico. Hacer clic en el botón Aceptar. La nueva serie se incorporará al gráfico....
by paraninfo | Ago 24, 2014 | 3.4.4. Modificación de rango de datos |
Si desea eliminar una serie de un gráfico ya existente, sin borrar los datos que representa en la hoja de cálculo, siga los siguientes pasos: Haga clic sobre el gráfico de la hoja para activarlo. Seleccione la serie a eliminar haciendo clic sobre ella. Pulse la tecla SUP, o bien elija el comando Eliminar del menú...
