by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8. Colaboración con grupos de trabajo |
Excel le ofrece la posibilidad de compartir o dejar de compartir archivos con cualquier usuario de la red que se desee. Además, si se desea, es posible ver qué usuarios están accediendo a un libro compartido. En este capítulo aprenderá a trabajar en colaboración con otros usuarios. Ello implica que dichos usuarios pueden utilizar alternativa o simultáneamente la información que contienen un libro de trabajo, una hoja completa o un área determinada. Descubrirá cómo la opción proteger puede lograr que ningún otro usuario efectúe cambios en un libro con el uso de claves o contraseñas. Aprenderá a asignar y modificar derechos de acceso a los datos de un archivo de Excel, dentro de una red, cuándo se comparte un libro. En el último punto de este capítulo aprenderá a usar la opción, control de cambios, también muy necesaria para registrar las intervenciones de los distintos usuarios, en la utilización de cada archivo de Excel, con lo que se puede obtener un reflejo, mediante la identificación con distintos colores o con resaltados), de todo lo que se haya hecho dentro de una hoja. Incluso pueden rechazarse los cambios y hasta los usuarios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Microsoft Excel proporciona varios niveles de protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de sus libros y modificarlos: ocultar los datos y proteger las hojas de cálculo y libros mediante contraseña. Puede utilizar estas características para presentar la información de manera más clara ocultando datos o fórmulas que puedan crear confusión en los usuarios o impedir que otros usuarios realicen accidentalmente cambios en los datos. Excel no cifra los datos ocultos o bloqueados en un libro. No olvide que mientras un usuario tenga acceso a un libro podrá ver y modificar sus datos. Para impedir la modificación de los datos y proteger la información confidencial, limite el acceso a los archivos de Excel con este tipo de información almacenándolos en ubicaciones a las que pueden obtener acceso sólo los usuarios autorizados. Protección de hojas de cálculo. Puede proteger celdas con fórmulas o rangos de datos para impedir el acceso a todos los usuarios, o conceder acceso a usuarios individuales. Protección a nivel de libro. Puede aplicar protección a los elementos de un libro y puede proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar. Por ejemplo, si un libro está compartido puede protegerlo para evitar que se elimine el historial de cambios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Al proteger elementos de una hoja de cálculo se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y den formato a columnas y filas, modifiquen su contenido y desplacen el cursor. De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están bloqueadas. Antes de proteger una hoja de cálculo, debe desbloquear las celdas en las que desea que los usuarios puedan añadir y modificar datos, pues la protección se aplicará a todas aquellas celdas u objetos gráficos que tengan la propiedad Bloqueada activada. Para proteger elementos de una hoja de cálculo deberá seguir los procedimientos que se detallan a continuación. 8.1.1.1. Desbloquear rangos de celdas para todos los usuarios 8.1.1.2. Desbloquear celdas a usuarios específicos 8.1.1.3. Desbloquear elementos gráficos 8.1.1.4. Proteger y establecer permisos a elementos...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Seleccione la hoja de cálculo cuyos elementos desee proteger. Seleccione la celda o rango de celdas que desee puedan modificar los usuarios. Haga clic en la flechita de la esquina inferior derecha del grupo de herramientas Número, en la ficha Inicio (véase figura 7.1) o elija el comando Formato de celdas del menú Contextual. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la ficha Proteger (véase figura 8.1). Figura 8.1. Desbloquear los rangos seleccionados. Desactive la casilla de verificación Bloqueada. Si desea ocultar las fórmulas que desee que no estén visibles del rango seleccionado, active la casilla de verificación...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para conceder acceso a los rangos especificados a usuarios determinados, el equipo debe pertenecer a un dominio. Elija el comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos de la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Este comando solamente estará disponible si la hoja de cálculo no está protegida. En el cuadro de diálogo que aparecerá (véase figura 8.2), haga clic en el botón Nuevo. Figura 8.2. Establecer los límites de acceso. Cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos. En el cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Nuevo rango (véase figura 8.3), escriba un título para el rango al que permite acceso. Figura 8.3. Indicar el rango de celdas a desbloquear y los usuarios o grupos de usuarios que tendrán acceso a él. En el cuadro de texto Correspondiente a las celdas, escriba el signo igual (=) y, a continuación, introduzca la dirección del rango o seleccionar el rango en la hoja de cálculo. En el cuadro de texto Contraseña del rango escriba la contraseña que se solicitará para tener acceso al rango. La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier usuario podrá editar las celdas. Haga clic en el botón Permisos. Aparecerá el cuadro de diálogo Permisos de rango nombre_rango (véase figura 8.4). Haga clic en el botón Agregar. Localice y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso: haga clic en el botón Avanzadas y, a continuación en el botón Buscar ahora. Si desea seleccionar varios usuarios, mantener pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de los distintos usuarios. Haga clic en el botón Aceptar hasta llegar al...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para desbloquear los objetos gráficos (gráficos incrustados, cuadros de texto y cualquier objeto creados con las herramientas de dibujo) que desee que los usuarios puedan modificar: Seleccione los objetos gráficos que desee. Mantenga pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en cada objeto que desee desbloquear. Para seleccionar todos los objetos gráficos, elegir el comando Ir a especial del menú Buscar y seleccionar (ficha Inicio), y, a continuación, en el botón de opción Objetos. Hacer clic en el botón Aceptar. En el menú Contextual, elija el comando para el objeto gráfico seleccionado: Formato de imagen, Formato de forma, etc. Haga clic en la pestaña Propiedades (véase figura 8.5). Si la hoja está protegida no podrá visualizar el cuadro de diálogo Formato para modificar el formato de la imagen o la forma. Para desproteger la hoja, elegir el comando Desproteger hoja en la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Desactive la casilla de verificación Bloqueada y, si ha seleccionado un Cuadro de texto, desactive también la casilla de verificación Bloquear texto. Figura 8.5. Cuadro de diálogo Formato de imagen.Pestaña Propiedades (bloquear o desbloquear imagen o forma) NOTA Las celdas o elementos gráficos que se dejan bloqueadas se protegerán una vez que se proteja la hoja de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para proteger y establecer los permisos que definen qué operaciones puede realizar cada usuario sobre los elementos bloqueados de una hoja de cálculo: Elija el comando Proteger hoja de la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja (véase figura 8.6). Si lo desea puede proteger la hoja escribiendo una contraseña en el cuadro de texto Contraseña para desproteger la hoja (pueden tener una longitud de hasta 255 caracteres: letras, números, espacios y símbolos y es sensible a las letras mayúsculas y minúsculas). Figura 8.6. Cuadro de diálogo Proteger hoja. ¡Atención! No ponga una contraseña que permite a cualquier usuario desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos bloqueados de la hoja de cálculo. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, active la casilla de verificación de aquellas acciones que desee que los usuarios puedan ejecutar. Haga clic en el botón Aceptar y, si se solicita, volver a escribir la contraseña. NOTA La actualización de una hoja de gráfico protegida sigue realizándose cada vez que cambian los datos de origen del...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
En el apartado anterior aprendió a proteger elementos individuales de la hoja (como celdas, ventanas u objetos gráficos). En este apartado aprenderá a proteger todo el libro, para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. Estas protecciones se aplican a todo el libro. También puede proteger un libro compartido de modo que los usuarios no puedan devolverlo a uso exclusivo ni eliminar el registro del historial de cambios. La aplicación de la protección activa automáticamente el uso compartido. Al desproteger estas funciones, se desactiva el uso compartido y se elimina todo el historial de cambios guardado. Como alternativa, puede proteger el uso compartido y el historial de cambios sin contraseña. Esta protección puede aplicarse cuando un libro ya está compartido; después, la desprotección no desactivará el uso compartido ni eliminará el historial de cambios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Haga clic sobre el comando Proteger libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger libro (véase figura 8.7). Realice uno o varios de los siguientes procedimientos: Figura 8.7. Cuadro de diálogo Proteger libro. Para impedir que los usuarios de una hoja no puedan desplazarse por ella, eliminarla, ocultarla, mostrarla o cambiarla de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas en el libro, active la casilla de verificación Estructura. Para impedir que los usuarios puedan modificar el tamaño y posición de la ventana cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña (opcional). Haga clic en el botón Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla si ha protegido el libro con contraseña en el paso...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, anule el uso compartido del libro. Consulte el apartado «8.2. Compartir un libro», a continuación, en este mismo capítulo. Establezca otros tipos de protección si lo desea: dé a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar. Elija el comando Proteger y compartir libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger libro compartido (véase figura 8.8). Figura 8.8. Proteger un libro compartido. Active la casilla de verificación Compartir con control de cambios. Si desea que otros usuarios tengan que proporcionar una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, escriba la contraseña en el cuadro de texto Contraseña y vuelva a escribirla cuando se le solicite. Si Excel lo solicita, guarde el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Si no lo ha hecho previamente, guarde el libro. Seleccione el comando Guardar como del menú Archivo. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Haga clic en el botón Herramientas y en el menú desplegable elija el comando Opciones generales (véase figura 8.9). Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. En el cuadro de diálogo Opciones generales, efectúe uno de los siguientes procedimientos: Si desea que Excel pida una contraseña para poder abrir un libro, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña de apertura. Si desea que Excel solicite una contraseña para permitir a los usuarios guardar los cambios en el libro actual, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña de escritura. Figura 8.9. Introducción de contraseñas de apertura y de escritura en el libro. Haga clic en el botón Aceptar. Cuando Excel lo solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas. Haga clic en el botón Aceptar. Haga clic en el botón Guardar. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Abra el libro protegido. Elija el comando Desproteger libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Si se solicita, escriba la contraseña para el libro. Si el sistema pregunta si el hecho de quitar la protección afectará a los demás usuarios, haga clic en Sí....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Abra el libro. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales. En el cuadro Contraseña de apertura o Contraseña de escritura, o en ambos, haga doble clic en los asteriscos y, a continuación, presione la tecla SUPR. (Véase figura 8.9). Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar. Para reemplazar el libro existente, haga clic en Sí. RECORDAR El sistema distingue mayúsculas de minúsculas en aquellas opciones de protección con contraseña. Por lo tanto, deberá comprobar que no esté activada la tecla BLOQ MAYÚS, o al escribir una contraseña asegúrese del uso de mayúsculas o minúsculas que...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2. Compartir un libro |
Un libro compartido permite que varias personas puedan verlo y modificarlo simultáneamente; pudiendo configurar el autor el periodo de tiempo en el que permitirá realizar modificaciones. Antes de compartir un libro debe de tener en cuenta que no podrá utilizar algunas de la funcionalidades de Microsoft Excel. Las funciones que no se pueden modificar después de compartir el libro son: Celdas combinadas. Formatos condicionales. Validación de datos. Gráficos, imágenes y objetos (incluidos los de dibujo). Hipervínculos. Escenarios, esquemas, subtotales y tablas de datos. Tabla dinámica. Protección de libros y de hojas de cálculo....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2. Compartir un libro |
Al crear un libro compartido Excel crea un historial de cambios con información sobre los cambios realizados en sesiones de trabajo anteriores por todos los usuarios. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado. Cree o abra el libro que necesite compartir con otros usuarios, con los datos que les desee proporcionar. Guarde el libro. Elija el comando Guardar como del menú Archivo y a continuación, seleccionar una ubicación de la red a la que los demás usuarios tengan acceso. Deberá utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor Web. Elija el comando Compartir libro de la ficha Revisar y, a continuación, haga clic en la pestaña Modificación. Active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez (véase figura 8.10). Figura 8.10. Compartir un libro Haga clic en el botón Aceptar. Excel solicitará guardar el libro. Haga clic en el botón Aceptar. RECUERDE Dado que algunas funciones de Microsoft Excel se pueden consultar o utilizar pero no modificar una vez que el libro esté compartido, defínalas antes de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
En un libro compartido, pueden introducirse y modificarse los datos del mismo modo que en un libro normal. Sin embargo, hay algunas tareas añadidas: al guardar un libro compartido, se actualizan los cambios que los demás usuarios hayan guardado desde la última vez que se guardó el libro. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Microsoft Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no para rastrear, aceptar o rechazar los cambios realizados en un libro....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
Haga clic en el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, haga clic en la pestaña Modificación. La lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro (véase figura 8.10) muestra un listado de todos los usuarios que están trabajando con el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
Microsoft Excel registra automáticamente los detalles acerca de los cambios realizados en un libro compartido siempre que se guarda el libro. Puede utilizar este registro para comprobar qué cambios se han realizado y aceptar o rechazar las revisiones realizas por otros usuarios. Haga clic en el botón Control de cambios de la ficha Revisión. Elija el comando Resaltar cambios (véase figura 8.11). Si la casilla de verificación Efectuar control de cambios al modificar no está activada, Microsoft Excel no habrá guardado ningún historial de cambios para el libro. Elija los cambios que desee ver (véase figura 8.12): Figura 8.11. Grupo de herramientas Cambios (ficha Revisión). Menú Control de cambios. Figura 8.12. Consultar los cambios realizados por los distintos usuarios. Todos los cambios controlados. Active la casilla de verificación Cuándo y; a continuación, desactive las casillas de verificación Quién y Dónde. Cambios efectuados después de una fecha determinada. Active la casilla de verificación Cuándo y, después, elija la opción Desde la fecha en la lista desplegable situada a la derecha. Escriba la fecha desde la que desee ver cambios. Cambios realizados por un usuario concreto. Active la casilla de verificación Quién y, a continuación, haga clic en el usuario cuyos cambios desee ver. Cambios realizados en un rango de celdas específico. Active la casilla de verificación Dónde y, a continuación, introduzca la dirección que ocupa el rango o seleccionar un rango en la hoja de cálculo. Seleccione cómo desea ver los cambios: Resaltados en la hoja de cálculo. Active la casilla de verificación Resaltar cambios en pantalla. Para ver los detalles correspondientes a un cambio, sitúe el puntero del ratón...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
El historial se conserva sólo durante el intervalo definido. Por omisión, el historial se conserva durante 30 días. Este límite hace que el tamaño de los libros sea razonable. Puede aumentar o reducir el número de días que se guardará el historial con los cambios realizados. Haga clic sobre el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación. Si fuera necesario, active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Haga clic en la ficha Uso avanzado. En el área Control de cambios (véase figura 8.13), haga clic en el botón de opción Guardar historial de cambios durante y escribir el número de días, en el cuadro de texto días situado a su derecha, que desee mantener el historial de los cambios realizados o hacer clic en los botones de incremento. Asegúrese de escribir un número de días suficientemente grande, ya que Microsoft Excel borra de forma permanente del historial los cambios que se remonten a una fecha anterior a la que ese número de días indica. Figura 8.13. Activar el registro de los cambios que se hagan en un libro compartido. Haga clic en el botón Aceptar y, si Excel lo solicita que guarde el archivo, haga nuevamente clic en el botón Aceptar. RECUERDE Al activar el control de cambios también se está compartiendo el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.3. Resolver conflictos |
Al guardar los cambios realizados en un libro compartido, puede que otra persona esté guardando modificaciones realizadas en las mismas celdas. En ese caso, los cambios entrarán en conflicto y Microsoft Excel mostrará el cuadro de diálogo Resolución de conflictos a uno de los usuarios, en el que se podrá decidir qué cambios desea conservar. Todos los usuarios que estén modificando un libro compartido tienen la misma autoridad para decidir qué cambios se conservarán y cuáles se rechazarán. El último usuario que guarde un cambio en conflicto recibirá el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información del cambio realizado y los cambios conflictivos realizados por otros usuarios. Si desea mantener el cambio actual que ha realizado, elija la opción Aceptar los míos o la opción Aceptar otros para mantener el de otra persona e ir al siguiente cambio conflictivo. Para conservar todos los cambios que ha realizado elegir la opción Aceptar todos los míos o la opción Aceptar todos los otros para mantener los que han realizado los demás...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.3. Resolver conflictos |
Para que los cambios que ha realizado prevalezcan sobre todos los que realicen los demás usuarios y no se muestre el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, deberá desactivar esta función. Seleccione el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, hacer clic en la pestaña Uso avanzado (véase figura 8.13). Haga clic en el botón de opción Prevalecen los cambios guardados. Haga clic en el botón Aceptar. NOTA Para ver cómo ha resuelto personalmente conflictos anteriores o cómo lo han hecho otros, consulte esta información en las columnas Tipo de acción y Perdiendo acción en la hoja de cálculo Historial. Los cambios conflictivos que se han mantenido tienen la palabra «Prevalece» en la columna Tipo de acción. Los números de fila en la columna Perdiendo acción identifican las filas con información acerca de los cambios conflictivos que no se mantuvieron, incluidos los datos...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.4. Dejar de compartir un libro |
Tenga en cuenta que cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial con las modificaciones realizadas. Si desea conservar una copia de esta información, puede imprimir la hoja de cálculo Historial o copiarla en otro libro. Indique a todos los demás usuarios que guarden y cierren el libro compartido. Si otros usuarios están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no hayan guardado. Seleccione el comando Compartir libro de la pestaña Revisión y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación. Si Excel pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, hacer clic en...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.4. Dejar de compartir un libro |
Excel guarda una vista personalizada del libro compartido que incluye, por ejemplo, la hoja de cálculo que ha mostrado y el zoom aplicado. De forma predeterminada, la vista incluye todos los filtros y la configuración de impresión aplicados; también puede especificar que desea utilizar el filtro y la configuración de impresión originales. Cada vez que se abre el libro compartido, Excel lo muestra con la vista de los usuarios, de modo que cada uno de ellos puede disponer de su propia configuración. ...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.3. Combinar libros |
La función de combinar libros permite efectuar copias de un libro compartido, que podrán modificar independiente mente distintos usuarios. Posteriormente podrá combinar dichas copias de los libros para obtener un único archivo. Los libros a combinar deben cumplir los siguientes requisitos: Ser copias del mismo libro, que tiene que haber sido un libro compartido. Tener nombres de archivo diferentes. No tener contraseñas o tener ambos la misma. Tener activado el control de cambios continuamente desde el momento en que se realizaron las copias. Mantener un historial de cambios desde al menos la fecha en que se realizaron las copias. Por ejemplo, si el historial de cambios se ha mantenido en los libros durante 30 días y las copias se realizaron hace 45 días, no podrán combinarse los libros. Si activa el control de cambios pero no está seguro cuándo combinará los libros, especifique un número de días elevado para el historial, hasta un máximo de 32.767. Tenga en cuenta que: Solo se puede combinar un libro del que existan copias realizadas desde el mismo libro compartido. No se puede usar el comando de combinación de libros con libros que no estén compartidos. La función Comparar y combinar libros no se encuentra disponible por defecto en la ficha Revisión. Para activarla deberemos elegir el comando Opciones del menú Archivo y la pestaña Personalizar la cinta de opciones. En la lista desplegable con el tipo de comandos escogeremos «Todos los comandos» y añadiremos a la ficha Revisión un grupo de herramientas personalizado para incluir en él la herramienta Comparar y combinar libros. (Consulte el epígrafe 6.2.3 si necesita más detalles acerca...
