by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5. Libros de trabajo |
Se denomina libro de trabajo al archivo donde se crean y almacenan los datos. Un libro de trabajo puede incluir distintos tipos de hojas. Por ejemplo, hojas de cálculo y hojas de gráficos. Cada vez que abra, cierre o guarde un archivo se estará abriendo, cerrando o guardando un libro de trabajo. En capítulos anteriores aprendió a dar contenido y formato a las hojas de cálculo de un libro y, en este capítulo aprenderá a administrar los libros de trabajo: guardarlos en disco, abrir un libro ya creado, abrir un libro nuevo, trabajar con más de un libro. Por último, aprenderá a utilizar las opciones de impresión que le permitirán definir el formato de página (márgenes, encabezados y pies de página, títulos, seleccionar impresora, etc.), ver una vista preliminar e imprimir las hojas de cálculo, los gráficos o las hojas de macros....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1. Administración de libros y carpetas |
Los cuadros de diálogo Abrir y Guardar del menú Archivo incorporan la barra de Direcciones para localizar las carpetas y archivos que el usuario utiliza con más frecuencia: La carpeta Documentos recientes para almacenar accesos directos a los archivos y carpetas que se utilicen con frecuencia, incluidos aquéllos en ubicaciones remotas en la red. Un acceso directo facilita el acceso rápido a cualquier archivo sin que sea necesario recordar dónde está ubicado. Tenga también en cuenta que al hacer clic sobre el menú Archivo y la pestaña Reciente también visualizará los nombres de los últimos libros con los que ha trabajado. Figura 5.1. Cuadro de diálogo Abrir La carpeta Mis documentos, situada en el directorio raíz del sistema, es una ubicación predeterminada para guardar archivos de trabajo, como documentos, hojas de cálculo o bases de datos. Si desea cambiar la carpeta predeterminada para abrir y guardar archivos de Microsoft Excel: Elija el comando Opciones del menú Archivo y, después haga clic en la pestaña Guardar. En el cuadro de texto Ubicación de archivo predeterminada, escriba la ruta de acceso a la carpeta que desee presentar como carpeta de trabajo predeterminada. Por ejemplo, escriba c:\hojascalculo. El icono Mis sitios de red le permitirá guardar archivos que desea copiar o publicar en carpetas ubicadas en servidores de la red local o servidores Web en Internet y que desee que otras personas puedan tener acceso a...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Utilizando los cuadros de diálogo Abrir, Guardar como o Insertar imagen podrá crear carpetas y subcarpetas, copiar, mover, cambiar de nombre o borrar archivos de sus dispositivos de almacenamiento. En los procedimientos que se describen a continuación se utiliza el comando Abrir, pero también podría realizarlos con los comandos Guardar o Insertar imagen. En el menú Archivo, haga clic en el comando Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (véase figura 5.1). Localice el archivo que desee en la barra Mis direcciones (situada en el lado izquierdo del cuadro de diálogo) o en el cuadro de lista desplegable Buscar en y, a continuación, haga clic en la unidad, la carpeta y el archivo que desee....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para mover o copiar un archivo desde cualquiera de los cuadros de diálogo antes mencionados, siga el procedimiento que describimos a continuación: Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo que desee mover o copiar y, a continuación, elija el comando Cortar (para mover el archivo) o el comando Copiar (si desea copiarlo) del menú Contextual. Despliegue el cuadro Buscar en para elegir la nueva ubicación del archivo. Con el botón derecho del ratón, haga clic en cualquier punto de la lista de carpetas (asegurándose de que el puntero del ratón no se encuentra sobre un archivo de la lista) y, a continuación, elija el comando Pegar del menú contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para modificar el nombre de un archivo o carpeta mediante cualquiera de los cuadros de diálogo antes mencionados, ejecute el siguiente procedimiento: Haga clic en el archivo que desee cambiar de nombre y, después, elija el comando Cambiar nombre del menú Contextual. Escriba un nombre nuevo y, a continuación, pulse la tecla ENTRAR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
En los cuadros Abrir, Guardar como, Insertar imagen, etcétera, Excel permite mostrar las propiedades de un libro de cálculo, tales como su autor, fecha de creación, modificación, impresión, tamaño, número de hojas, etc. Para mostrar dichas propiedades: Haga clic en el botón Vistas y, a continuación, en el comando Propiedades (véase figura 5.2). Seleccione el libro del que desee mostrar las propiedades. Figura 5.2.Menú Vistas del cuadro de diálogo Abrir....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para borrar un archivo o carpeta, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta que desee eliminar y, a continuación, elegir el comando Eliminar del menú contextual.
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1.1. Organizar archivos y carpetas |
Para crear una carpeta desde los cuadros de diálogo mencionados, ejecute el siguiente procedimiento: Si desea guardar un libro de trabajo en una nueva carpeta: en el cuadro Buscar en, elija la carpeta padre (la situada inmediatamente por encima de que desea crear en la jerarquía de carpetas) de aquella en la que desea ubicar el archivo. Haga clic sobre el botón Nuevo del cuadro de diálogo (véase figura 5.1). Con ello se abrirá el cuadro Nueva carpeta (figura 5.3). Escriba un nombre para la nueva carpeta. Pulse la tecla ENTRAR. Figura 5.3. Cuadro de diálogo Nueva Carpeta....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.1. Administración de libros y carpetas |
La versión 2003 de Excel incluía, bajo el menú Archivo, un comando para buscar libros de cálculo conociendo alguna de sus propiedades (todo o parte del nombre del fichero, la fecha aproximada de la última modificación del documento, parte del contenido del libro). En las versiones 2007 y 2010 de Excel, dicha función no está disponible y, en su lugar, se puede emplear la opción Buscar en Windows XP (presente a través del Explorador de Windows o del botón Inicio) o la caja de texto Buscar en la parte superior del cuadro de diálogo...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.2. Crear un libro nuevo |
Para crear un archivo de libro con Microsoft Excel podrá utilizar un libro nuevo vacío o, abrir uno ya existente o Plantilla. Microsoft Excel contiene varias plantillas (libros que se utilizan para crear otros libros) que podrá utilizar para automatizar tareas comunes. Cuando cree un libro basado en una plantilla, los datos que introduzca en el libro se copiarán automáticamente a la base de datos vinculada. Por ejemplo, cada vez que utilice la plantilla de factura para crear una factura, Microsoft Excel agregará un nuevo registro a una base de datos de facturas. Para crear un libro nuevo vacío, haga clic en el botón Nuevo libro de la barra de herramientas Estándar. Para crear un libro utilizando una plantilla, efectúe el siguiente procedimiento: Elegir el comando Nuevo del menú Archivo. Con ello se mostrarán en la ventana las opciones y herramientas Nuevo libro (véase figura 5.4). Figura 5.4. Panel de tareas Nuevo libro. Haga clic en uno de los grupos de plantillas, ya sea en las que se encuentran almacenadas en su equipo o en las disponibles a través de Microsoft Office Online. Al hacer clic sobre cada una de las plantillas disponibles le aparecerá en la parte derecha de la ventana de Excel una previsualización de la plantilla elegida. Haga doble clic en el icono de la plantilla que desee utilizar. Haga clic en el botón Aceptar. La opción del panel Nuevo a partir de existente le permitirá crear libros de trabajo nuevos basados en uno ya existente. Para conocer cómo usar una plantilla creada por el usuario, consulte el apartado 9.4.2. («Utilizar una plantilla») del capítulo 9....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.3. Abrir un libro existente |
La apertura de un libro existente hace que se cargue en la memoria del ordenador un determinado documento de hoja de cálculo, permitiéndonos así consultar su contenido o realizar las modificaciones necesarias. La apertura de un libro se efectúa mediante el procedimiento siguiente: Elija el comando Abrir del menú Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (véase figura 5.1). Las opciones disponibles son las siguientes: Hacer clic en la lista Buscar en y seleccionar el sitio FTP o la unidad y carpeta locales en la que se encuentra almacenado el libro que se desee abrir. También podrá seleccionar un libro en uno de los accesos directos de la Barra de ubicaciones, situada en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, y que permiten ver el contenido de las carpetas Historial, Mis documentos o Personal, Escritorio y Mis sitios de red. Haga clic en un acceso directo para ver su contenido. En el recuadro Nombre podrá escribir el nombre (o cualquier parte de él) del libro que se desee abrir o seleccionarlo en la lista. Haga clic en el botón de flecha situado a la derecha del botón Abrir y elija el comando Abrir como de sólo lectura para abrir el libro; de esta forma solo podrá verlo sin poder modificarlo. Haga clic en el comando Conectar a una unidad de red para conectarse a un determinado recurso compartido de la red. Haga clic en el botón Abrir o pulse la tecla ENTRAR. Si Microsoft Excel ya estuviera abierto con otro libro el nuevo se añadiría en una nueva ventana de documento). Recuerde Para abrir un archivo que...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.4. Guardar un libro |
Guardar un libro es almacenar en disco ficheros de hoja de cálculo, con todo su contenido: datos, valores, fórmulas, formatos. Se puede utilizar para grabar nuevos documentos o para reemplazar al ya existente cuando se han realizado modificaciones sobre él. El archivo donde se almacenan los datos es denominado por Excel Libro de trabajo. Cada libro de trabajo puede contener varias hojas (el libro predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, aunque se puede modificar este valor, como hemos tratado en el epígrafe 4.5.1). A. Cuando se graba un documento por primera vez Elija el comando Guardar como del menú Archivo o haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (véase figura 5.5). Seleccione la unidad y carpeta donde desee guardar el archivo y proporciónele un nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo. Excel, automáticamente le asignará el tipo Libro de Microsoft Excel (*.xlsx). Figura 5.5. Cuadro de diálogo Guardar como. Para simplificar la búsqueda de los documentos, podrá usar nombres de archivos largos y descriptivos. La ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo pueden contener hasta 218 caracteres. Los nombres de archivos no pueden contener los siguientes caracteres: barra oblicua (/), barra inversa (\ ), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogación de cierre (?), comillas dobles («), barra vertical (|), dos puntos (:), punto y coma (;). Haga clic en el botón Guardar. B. Cuando se grabe periódicamente durante la sesión de trabajo, o...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.4. Guardar un libro |
Excel 2010 proporciona la posibilidad de recuperar los libros de cálculo que no haya guardado en su sesión de trabajo. Para que esta característica funcione deben estar activas las casillas Guardar información de autorrecuperación y Conservar la última versión autoguardada si cierra sin guardar, en las Opciones de Excel (pestaña Guardar). Si se cierra un documento o la propia aplicación sin guardar el archivo, se guarda temporalmente una versión del mismo para que se pueda recuperar posteriormente. En caso de que desee recuperar un libro nuevo (un libro del que no se ha guardado ninguna versión): Haga clic en el menú Archivo. Haga clic en la pestaña Reciente y, una vez en ella, haga clic en el botón (situado en la parte inferior de la ventana) Recupere libros no guardados. Se abrirá el cuadro de diálogo abrir con la carpeta de borradores no guardados. Seleccione el libro que desee abrir y haga clic en el botón Abrir (o doble clic sobre el archivo). También se puede acceder a esta funcionalidad a través de la pestaña Información del menú Archivo, el botón Administrar versiones y la opción Recuperar libros no guardados que se despliega al hacer clic en dicho botón. Los libros nuevos no guardados se almacenarán durante cuatro días en la carpeta de borradores mencionada. En caso de que desee recuperar una versión no guardada de un libro guardado anteriormente: Abra la versión guardada del libro que desea recuperar. Haga clic en el menú Archivo y la pestaña Información. En la sección Versiones, verá una o más versiones etiquetadas con la fecha y el texto entre paréntesis «(cuando se...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Cada vez que abrimos un archivo Excel con los comandos Abrir o Nuevo del menú Archivo éste se sitúa en una ventana (elemento fundamental en Windows). El número de ventanas abiertas en la ventana de trabajo de Excel está limitado únicamente por la cantidad de memoria disponible en su ordenador. Sólo podrá tener un libro activo, aquel en el que desee trabajar, cuya barra de títulos aparecerá resaltada (véase figura 5.7). Figura 5.7. Dos ventanas de libros en Microsoft Excel....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Una forma de salir de una aplicación es cerrar la ventana de la misma. Si se ha introducido algún cambio en la hoja desde la última vez en que fue guardada, aparecerá un mensaje que preguntará si se desea guardar antes de cerrar la ventana. Para cerrar una ventana: Elija el comando Salir del menú Archivo para cerrar la ventana de la aplicación Excel. Para cerrar la ventana de un libro de trabajo, utilice el comando Cerrar del menú de Control (véase figura 5.7) de la ventana o del menú Archivo. También puede emplear las combinaciones Ctrl + R o Ctrl + F4 para cerrar una ventana sin cerrar la aplicación. Otro método abreviado es hacer doble clic en el icono del menú de Control de la ventana a cerrar (figura 5.8). Figura 5.8. Menú de Control....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Con el ratón Arrastre la barra de títulos de la ventana a la nueva posición. A medida que mueva el puntero de ratón, se irá moviendo con él la ventana. Suelte el botón del ratón cuando la ventana esté situada en la posición deseada. Con el teclado Seleccione la ventana que se desee mover (haga clic en cualquier parte de la ventana). Pulse ALT+BARRA ESPACIADORA para abrir el menú de Control. Elija el comando Mover. El cursor se convertirá en una flecha con cuatro puntas. Pulse las teclas de movimiento de cursor (FLECHA ARRIBA, ABAJO, DERECHA o IZQUIERDA) para mover la ventana. Mueve la ventana hasta la posición deseada. Para cancelar la operación en cualquier momento pulsar la tecla ESC....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Con el ratón Seleccionar la ventana cuyo tamaño se desee modificar. Señalar el borde o la esquina que se desee mover. El puntero se convertirá en una flecha de dos puntas. Arrastrar la esquina o borde hasta que la deje con el tamaño deseado. Si arrastra uno de los bordes, la ventana sólo cambiará por ese lado. Si arrastra una esquina, cambiará al mismo tiempo el tamaño de los dos lados que forman la misma. Soltar el botón del ratón cuando la ventana adquiera el tamaño deseado. Con el teclado Seleccione la ventana cuyo tamaño desee cambiar su tamaño. Pulse ALT+ESC o ALT + TABULADOR para pasar de una ventana a otra, hasta llegar a la que desee cambiar. Pulse la combinación de teclas ALT+BARRA ESPACIADORA para abrir el menú de Control. Elija el comando Tamaño (utilizar las tecla FLECHA ABAJO o FLECHA ARRIBA para seleccionar el comando). Aparecerá una flecha con cuatro puntas. Pulse una de las teclas de dirección para desplazarse al borde que desea mover. Si desea cambiar el tamaño en dos sentidos al mismo tiempo, pulse dos teclas de dirección simultáneamente para seleccionar una esquina de la ventana. Para mover el borde, pulse una de las teclas de dirección. Aparecerá el contorno de la ventana indicando el tamaño y proporciones de la misma. Cuando adquiera el tamaño que desee, pulse la tecla ENTRAR. Si no desea que se haga efectivo el cambio de tamaño especificado, pulse la tecla ESC....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.3. Modificar el tamaño de una ventana |
Al terminar de trabajar con una hoja, es posible reducir la ventana a la barra de títulos (minimizar), con el fin de conservarla en la ventana de trabajo para utilizarla posteriormente. Cuando se reduce una ventana a su barra de títulos, la aplicación situada en dicha ventana continúa ejecutándose, pero su ventana no ocupa espacio. Si desea trabajar de nuevo con esa hoja en una ventana hacer clic en el botón Maximizar o Restaurar (si está visible la barra de títulos), o en su nombre en la lista del menú Ventana (si no está visible la barra de títulos). Por defecto, cada libro de Excel abierto se muestra como un botón en la barra de tareas. Este comportamiento se controla mediante las Opciones de Excel (menú Archivo), en la pestaña Avanzadas, grupo de opciones Mostrar y la casilla de verificación Mostrar todas las ventanas en la barra de tareas. Una ventana de hoja puede ampliarse para que ocupe toda la ventana de la aplicación —exceptuando el área destinada a la barra de menús y la barra de herramientas— haciendo clic en el botón Maximizar. Cuando estén abiertas dos o más ventanas de hoja y se amplíe una de ellas al máximo, todas las demás quedarán cubiertas por la ventana ampliada. Para hacerlas visibles seleccione el botón Restaurar, o bien, elegir Minimizar para reducir el tamaño de la ventana y así hacer visible la barra de títulos de las ventanas ocultas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
El procedimiento para ocultar una ventana es el siguiente: Active la ventana haciendo clic sobre ella o escogiendo su nombre en el menú Cambiar ventanas de la ficha Vista (véase figura 5.9). Figura 5.9. Grupo Ventana y menú Cambiar ventanas de la ficha Vista. Seleccione el comando Ocultar de la ficha Vista (grupo Ventanas). El libro desaparece del área de trabajo. Sin embargo, permanece abierto. Los pasos para mostrar un libro oculto son: Haga clic sobre el botón Mostrar de la ficha Vista (grupo Ventana). Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar (véase figura 5.10). Figura 5.10. Cuadro de diálogo Mostrar. Seleccione el libro deseado en el cuadro de lista Mostrar libro. Haga clic en el botón Aceptar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Cuando se tengan abiertos varios libros, algunas de las ventanas pueden estar ocultas detrás de la ventana del libro activo. Se pueden utilizar las opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada del comando Organizar todo, en la ficha Vista (grupo Ventana) para organizar las ventanas del libro de tal modo que todos los libros en ejecución aparezcan visibles sobre la ventana de trabajo. Estas opciones organizan automáticamente sólo las ventanas abiertas que no estén minimizadas. Haga Organizar todo de la ficha Ventana. Aparecerá el cuadro de diálogo Organizar ventanas (véase figura 5.11). Figura 5.11. Cuadro de diálogo Organizar ventanas. Las opciones del cuadro de diálogo son: Mosaico: las ventanas abiertas quedarán dispuestas con un tamaño más pequeño, de tal forma que queden todas juntas, como si fueran baldosas, en la ventana de trabajo de la aplicación (Excel). Horizontal: reduce a igual tamaño todas las ventanas abiertas y las coloca de arriba abajo. Vertical: reduce a igual tamaño todas las ventanas abiertas y las coloca de izquierda a derecha. Cascada: superpone una ventana encima de otra, mostrando las barras de título. Ventanas del libro activo: organiza sólo las ventanas abiertas del libro activo (por ejemplo, si está viendo distintas hojas del mismo libro simultáneamente). Haga clic en el botón Aceptar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Para ver simultáneamente más de una hoja del mismo libro, seleccione el comando Nueva ventana de la ficha Vista (grupo Ventana). La nueva ventana tendrá igual contenido que la ventana activa (deberá tener un libro abierto para poder ejecutar este comando), y su título será el del libro original junto con un número que indicará que se trata de una ventana suplementaria (por ejemplo, Libro8:2) Para organizar las ventanas abiertas en Microsoft Excel, utilice el comando Organizar todo de la ficha Vista (grupo Ventana). Haga clic en la hoja que desee ver. Repita este procedimiento para cada hoja que desee ver. Para activar una ventana abierta, haga clic en cualquier posición o seleccione su nombre en el menú Cambiar ventanas (véase figura...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
A veces es necesario dividir una hoja en varias ventanas para poder ver diferentes áreas de la misma. La principal ventaja de ello es poder trabajar con hojas grandes y poder visualizar en la ventana de trabajo áreas muy alejadas de la misma. Para dividir una ventana en secciones, siga el procedimiento que se explica a continuación...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
Arrastre el botón de división horizontal o vertical (botón situado por encima y a la izquierda de las barras de desplazamiento) a la posición deseada. Para presentar el botón de división, si no está visible, elija el comando Opciones del menú Archivo y active las casilla de verificación Mostrar barra desplazamiento horizontal y Mostrar barra desplazamiento vertical de la pestaña Avanzadas (grupo Mostrar opciones para este libro). Cuando coloque el puntero del ratón en un cuadro de división, el puntero cambiará a una flecha de dos puntas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
Active la ventana de la hoja de cálculo que se desee dividir. Haga clic en el botón Dividir de la ficha Vista (grupo de herramientas Ventana). La ventana se dividirá arriba y a la izquierda de la celda activa (véase figura 5.12). Para ajustar las secciones divididas, arrastre cada barra de división en la dirección deseada. Figura 5.12. Ventana de Excel dividida....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5.7. División de una ventana en varias |
Active la ventana de la hoja de cálculo de la que se desee eliminar la división. Haga doble clic en cualquier parte de la barra de división o haga clic en el botón Dividir de la ficha Vista para desactivarlo....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.5. Manejo de ventanas |
Excel nos permite mantener fija la primera fila, la primera columna o una determinada selección de celdas; esas celdas permanecerán inmóviles mientras nos desplazamos por la hoja de cálculo, lo cual es útil, por ejemplo, para tener visibles los títulos de las columnas en las que estamos insertando datos. Si desea inmovilizar filas superiores y columnas, sitúe la celda activa inmediatamente por debajo y a la derecha de los paneles que desea inmovilizar. Haga clic en el botón Inmovilizar paneles, en el grupo de herramientas Ventana (ficha Vista). Se desplegará un menú con varias opciones: Inmovilizar paneles. Se inmovilizan las filas y columnas situadas, respectivamente, hacia arriba y a la izquierda de la celda activa. Inmovilizar fila superior. Se inmoviliza la primera fila de la hoja de cálculo. Inmovilizar primera columna. Se inmoviliza la primera columna de la hoja de cálculo. Si desea movilizar de nuevo los paneles, haga clic sobre el botón Inmovilizar paneles y, en el menú desplegable, elija la opción...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.6. Crear y modificar hipervínculos |
Un vínculo o hipervínculo es una conexión directa a una referencia de celda situada en el mismo libro o en otro libro situado en el ordenador local, o a un directorio compartido en la red local o en Internet. Los hipervínculos se muestran con un color diferente al habitual (por defecto en azul y subrayados), y al señalarlos con el puntero del ratón, este adquiere la forma de una mano. Al pulsar el botón del ratón mientras este señala el enlace, el documento actual cambia por aquel al que apunte el enlace. Si el documento está guardado en algún servidor de Internet, nos pedirá que iniciemos la conexión y se abrirá el navegador instalado para visualizar el documento....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.6. Crear y modificar hipervínculos |
Escriba el texto del hipervínculo, dibuje o inserte un gráfico mediante los comandos de inserción de dibujos e imágenes (consúltese el Capítulo 2). Seleccione la celda o las celdas que contengan el texto o el gráfico. Haga clic en el botón Hipervínculo de la ficha Insertar (véase figura 5.13). Figura 5.13. Botón Hipervínculo en la ficha Insertar. Si aparece un cuadro de diálogo solicitándolo, guarde el libro antes de crear el hipervínculo. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (véase figura 5.14). En la lista Vincular a podrá elegir: Figura 5.14. Elegir el Archivo o página Web existente. Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo Archivo o página Web existente: escriba la dirección del archivo con el que se desee conectar al hacer clic sobre el hipervínculo. Para seleccionar la página Web de una lista de páginas Web examinadas recientemente, haga clic en el botón Páginas consultadas y, después en la lista Buscar en, elija la página Web con la que se desea crear el vínculo. Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga clic en la opción Archivos recientes y después en el archivo con el que desea crear el vínculo. Si desea que el hipervínculo salte a una dirección específica dentro del archivo actual, elija la opción Lugar de este documento (véase figura 5.15) en la lista Vincular a y escriba la referencia de la celda en el cuadro de texto Escriba la referencia de la celda. Figura 5.15. Elegir la dirección del libro actual al que llevará el enlace. También podrá hacer clic para seleccionar un nombre de hoja, celda o referencia de celda,...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.6. Crear y modificar hipervínculos |
Señale con el puntero del ratón el hipervínculo que se desee eliminar. Haga clic con el botón derecho del ratón en el hipervínculo. Elija el comando Hipervínculo del menú Contextual y, a continuación, seleccione el comando Quitar hipervínculo del submenú que se desplegará. Si se desea eliminar un hipervínculo y el texto o la imagen que representa el hipervínculo, seleccionar el hipervínculo y pulsar la tecla...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Mediante las opciones de impresión, se pueden realizar copias en papel de los trabajos generados con Excel. Es posible imprimir hojas de cálculo y los gráficos incrustados en ellas (gráfico que se coloca en una hoja de cálculo) y gráficos en una hoja de gráfico separada....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Las herramientas de configuración de página nos permiten determinar con precisión las características de impresión. Se puede acceder a dichas herramientas a través de la ficha Diseño de página (figura 5.18). Haciendo clic en la flechita situada en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas Configurar página se abrirá el cuadro de diálogo del mismo nombre, que nos permitirá definir todas las características y parámetros para la impresión de la hoja de cálculo. A dicho cuadro de diálogo se puede acceder también a través del menú Archivo y el comando Imprimir. Figura 5.18. Grupo de herramientas Configurar página, en la ficha Diseño de página. Haga clic en el menú Archivo, escoja el comando Imprimir y, en el grupo de opciones de dicho comando, haga clic en Configurar página. También puede acceder a través de la ficha Diseño de página, como se ha indicado en el párrafo precedente. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página. Las pestañas que presenta el cuadro de diálogo son: Pestaña Pagina (véase figura 5.19). A su vez, esta pestaña o ficha del cuadro de diálogo comprende las siguientes opciones: Orientación. Podrá elegir entre imprimir la hoja en Vertical a lo largo del papel y Horizontal a lo ancho del papel. Tamaño del papel. Establece las medidas del papel que va a utilizar para imprimir. En la lista desplegable Tamaño del papel se visualizan todos los tamaños de papel disponibles para la impresora seleccionada. Primer número de página. En esta opción podrá especificar el número de página donde se desee iniciar la numeración para cada hoja de cálculo. La opción predefinida Automático permitirá empezar la...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
En este apartado aprenderá a determinar unos parámetros de impresión no definidos en las opciones de Configurar página. La mayoría de las veces las hojas no caben en una sola página sino que han de imprimirse en varias páginas. La división en páginas la realiza automáticamente Excel teniendo en cuenta el tamaño de papel seleccionado y los márgenes establecidos. Para establecer los saltos de página en el lugar que considere más adecuado realice los siguientes pasos: En primer lugar, deberá activar la visualización de saltos de página mediante el botón Ver saltos de página en la ficha Vistas (grupo Vistas de libro, véase figura 5.26). Figura 5.26. Vista de saltos de página. Seleccione la columna o la fila siguiente al punto donde desee insertar el salto de página. En el menú Contextual, escoja el comando Insertar salto de página. Aparecerá una línea discontinua que marca el salto de página. Si ha establecido un salto de página previamente y desea anularlo. Seleccione la fila o columna siguiente a la posición donde está insertado y elija el comando Quitar salto de página del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Sólo podrá mover un salto de página en vista previa de saltos de página. Al mover un salto de página automático lo transformará en salto manual. Haga clic en el botón Ver saltos de página de la ficha Vistas. Arrastre el salto de página a su nueva ubicación. Haga clic en el botón Normal de la ficha Vistas para volver al modo de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 5.7. Impresión |
Para ver exactamente cómo quedará la hoja de cálculo impresa con las características que se han establecido las opciones y herramientas de configuración de página no es necesario que la imprima; el comando Imprimir (menú Archivo, figura 5.27) le mostrará una vista preliminar de la hoja impresa. También puede hacer clic en el botón Diseño de página de la ficha Vistas (figura 5.28) Podrá verla tal y como se imprimirá posteriormente; de esta forma, podrá hacer los últimos ajustes tales como supervisar los tipos de letra, la anchura de las columnas y los márgenes, antes de la impresión definitiva, sin malgastar papel. Figura 5.27. Vista preliminar de la hoja de cálculo en el comando Imprimir. Figura 5.28. Vista de Diseño de página (ficha Vistas). Los comandos que podrá ejecutar mediante los botones de la Vista preliminar son los siguientes (tenga en cuenta que a muchas de estas opciones puede acceder también a través de la ficha Diseño de página). Siguiente y Anterior. Mediante las flechas de desplazamiento de página podrá ver el aspecto de las páginas anterior y posterior a la actual, si existen. Seleccionar impresora. Con el botón de selección de impresora podrá escoger, de entre las impresoras instaladas en su equipo, aquella con la que desee imprimir su hoja de cálculo. Seleccionar el intervalo de impresión. En esta opción podrá imprimir solo las hojas activas, todo el libro de cálculo o bien una selección de hojas. Selección: Imprime solamente las celdas seleccionadas en las hojas seleccionadas. Las selecciones discontinuas se imprimen en páginas aparte. Al seleccionar esta opción queda deshabilitada cualquier área de impresión que haya definido...
