by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9. Administrar datos y libros |
Con este capítulo aprenderá las siguientes funciones: Intercambiar datos entre Excel y otras aplicaciones. Crear, revisar y usar plantillas. Una plantilla es una hoja de cálculo que contiene formatos, datos, etc. que puede utilizarse cuando se creen nuevos libros. Guardar formatos definidos por el usuario con el fin de aplicarlos a otros rangos de celdas. Utilizar fórmulas en varias hojas del libro activo u otros libros, y en la última parte de este capítulo se proporcionará información acerca de cómo configurar las propiedades (detalles acerca del archivo que ayudan a identificarlo del...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
En alguna ocasión puede ser necesario utilizar información, en Microsoft Excel, cuyo origen sea una fuente externa. Dicha información deberá estar en formato de texto, en formato de base de datos Access, SQL Server o de cualquier otro del que se disponga el controlador ODBC y de otras aplicaciones o versiones cuyo listado muestra el cuadro de lista desplegable Tipos de archivo del cuadro de diálogo Abrir (comando Abrir del menú Archivo) o en el grupo de herramientas Obtener datos externos de la ficha Datos (véase figura 9.1). Figura 9.1. Grupo de herramientas Obtener datos externos (ficha Datos). Una de las ventajas de conectarse con datos externos o importarlos es que se pueden analizar periódicamente dichos datos con Excel sin tener que copiar y pegar reiteradamente dichos datos. La importación de datos desde las diversas fuentes que admite Excel establece una conexión de datoscon dicha fuente, una conexión que permite actualizar los datos automáticamente de modo periódico o cuando el usuario lo solicite. Por defecto, cuando se abre un archivo con vínculos externos, se avisa al usuario de que «Se han deshabilitado las conexiones de datos» y se ofrece la posibilidad de habilitarlas para vincular nuevamente el contenido. Se puede modificar este comportamiento (por ejemplo, permitiendo la actualización automática de todos los libros con contenido externo) mediante la configuración del Centro de confianza de Excel, en las Opciones del programa (menú Archivo)....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Para importar datos desde una base de datos de Access seguiremos el procedimiento que se explica a continuación: Haga clic en el botón Desde Access en la ficha Datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de origen de datos, seleccione el archivo de Access del que desee importar los datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla (figura 9.2), elija la tabla o consulta del archivo de base de datos que desea importar a la hoja de cálculo. Figura 9.2. Cuadro de diálogo Importar tabla. Una vez seleccionada la tabla o consulta que actuará como origen de datos, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo con el título Importar datos (véase figura 9.3). En él podrá especificar si desea importar los datos como tabla, como tabla dinámica o como gráfico dinámico. Asimismo, podrá señalar si quiere importarlos en la hoja actual (especificando el punto inserción de los mismos) o en una nueva hoja. Figura 9.3. Cuadro de diálogo Importar datos. Haciendo clic en el botón Propiedades podrá visualizar y determinar, a través del correspondiente cuadro de diálogo (véase figura 9.4), las propiedades de la conexión de datos, especificando, por ejemplo la frecuencia de actualización de la hoja a partir de los datos de la base de datos. Haga clic en el botón Aceptar una vez especificadas dichas propiedades. Figura 9.4. Cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Importar datos para proceder a la importación de los...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Haga clic en la celda de la hoja de cálculo a partir de cual desea situar los datos del archivo de texto. Para evitar que los nuevos datos reemplacen a los datos existentes, asegúrese de que la hoja no contiene datos debajo ni a la derecha de la celda seleccionada. Haga clic en el botón Desde texto de la ficha Datos (grupo de herramientas Obtener datos externos). En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, elija el archivo que desee importar. En la lista Buscar en, seleccionar la ubicación en la que el archivo de texto que desee importar ha sido guardado y, a continuación, hacer doble clic sobre él. Para especificar cómo desea dividir el texto en columnas, seguir las instrucciones del Asistente para importar texto. En el paso 1 del Asistente (véase figura 9.5), se elegirá si los datos del archivo son de tipo Delimitados (separados por tabulaciones o comas) o de tipo De ancho fijo (cada dato ocupa una «columna» en el archivo de texto y el espacio sobrante de cada columna se rellena con espacios). Figura 9.5. Asistente para importar texto. Paso 1 de 3. En el campo Origen del archivo especificaremos la codificación de los caracteres del mismo. Excel nos muestra en el Asistente una previsualización del archivo atendiendo a la codificación seleccionada, que nos permitirá comprobar si la codificación elegida es la correcta o, en caso contrario, modificarla. Haga clic en el botón Siguiente. En el paso 2 del Asistente, si el archivo es de tipo Delimitado, estableceremos el carácter separador de los datos (figura 9.6); si se ha elegido un archivo...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Excel permite actualizar automáticamente a partir de la base de datos de origen inicial cuando se actualice la base de datos con información nueva. Active una de las celdas con datos importados. En el grupo de herramientas Conexiones de la ficha Datos, despliegue el menú Actualizar haciendo clic sobre la flechita situada debajo del botón (véase figura 9.11). Figura 9.11. Menú Actualizar en la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Por último, haciendo clic sobre el botón Conexiones se abrirá el cuadro de diálogo Conexiones del libro (figura 9.13), que mostrará las conexiones (importaciones) de datos que se han establecido en el libro actual. Mediante este cuadro puede actualizar los datos de una conexión existente seleccionándola de la lista y haciendo clic en el botón Actualizar del cuadro. Figura 9.12. Cuadro de diálogo Conexiones del libro. NOTA Excel guarda las contraseñas sin cifrar. Microsoft Excel solicitará la contraseña sólo la primera vez que el rango de datos externos se actualiza en cada sesión de Excel. En posteriores ocasiones, al iniciar Excel, le solicitará la contraseña de nuevo si abre el libro que contiene la consulta y hace clic en Actualizar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Active una de las celdas con datos importados. Haga clic sobre el botón Propiedades de la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de datos externos. Figura 9.13. Cuadro de diálogo Propiedades de los datos externos. Para mantener el formato de las celdas al actualizar un rango de datos externos seguir uno de estos procedimientos o ambos: Si desea conservar el formato de celdas aplicado, activar la casilla de verificación Mantener el formato de las celdas en la sección Diseño y formato de datos. Si desea conservar los anchos de columna establecidos, desactivar la casilla de verificación Ajustar el ancho de columna en la sección Diseño y formato de datos. Haga clic sobre el botón Propiedades de conexión del mencionado cuadro de diálogo (recuadrado en la figura 9.13) para acceder al cuadro de diálogo Propiedades de conexión. En este cuadro de diálogo podrá modificar el nombre de la conexión o rango de datos externos. Si desea actualizar los datos automáticamente cuando se abre un libro, configuraremos una o varias de las siguientes opciones en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Active la casilla de verificación Actualizar al abrir archivo. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especificar el número de minutos entre cada actualización. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla de verificación Quitar los datos de la hoja de cálculo antes de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
XML (eXtensible Markup Language o Lenguaje de Marcas Extensible) es un meta-lenguaje de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). Su aspecto es similar al HTML, pero su gran versatilidad y extensión para el intercambio de datos viene dado por su carácter extensible. XML permite que definamos nuestras propias etiquetas para albergar la información de una base de datos. El formato, que se almacena en texto plano, se emplea cada vez con más frecuencia en el intercambio de información entre aplicaciones y plataformas. De hecho, los formatos nativos de las aplicaciones de Microsoft Office, a partir de la versión 2007, son en realidad archivos XML comprimidos en formato ZIP. Excel, cuando lee un fichero .xlsx, lo descomprime, lee e interpreta sus contenidos y nos muestra el libro de cálculo con todas las características de las que disponga. Y ocurre exactamente a la inversa cuando guardamos un libro en el formato nativo de Excel 2010. Para el intercambio con otras aplicaciones, puede ser necesario abrir documentos XML o guardar una hoja de cálculo en dicho formato. Un ejemplo de documento XML bien formado (aquellos que cumplen con las definiciones básicas de formato), en este caso orientado al almacenamiento de un catálogo de CDs de música, sería el siguiente: <?xml version=»1.0″ encoding=»ISO-8859-1″?> <CATALOG> <CD> <TITLE>Empire Burlesque</TITLE> <ARTIST>Bob Dylan</ARTIST> <COUNTRY>USA</COUNTRY> <COMPANY>Columbia</COMPANY> <PRICE>10.90</PRICE> <YEAR>1985</YEAR> </CD> <CD> <TITLE>Hide your heart</TITLE> <ARTIST>Bonnie Tyler</ARTIST> <COUNTRY>UK</COUNTRY> <COMPANY>CBS Records</COMPANY> <PRICE>9.90</PRICE> <YEAR>1988</YEAR> </CD> </CATALOG> Al abrir el documento catalogo.xml en Excel, la aplicación reconoce el formato XML y nos muestra el cuadro de diálogo Open XML (figura 9.14). Abriremos el documento como tabla XML. Figura 9.14....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.2. Exportar datos de Excel a otras aplicaciones |
Si desea que otras personas puedan ver y utilizar el contenido de una hoja de cálculo puede guardarla en uno de los formatos proporcionados por Microsoft Excel. Por ejemplo, puede guardar en formato HTML, formato que utilizan los navegadores Web. Para ello: Seleccione el rango que contengan los datos a exportar. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. Dé un nombre que describa el archivo con el formato seleccionado. Haga clic en la lista desplegable Guardar como tipo y, a continuación, hacer clic en el formato en el que desea guardar el archivo. Haga clic en el botón Guardar....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.3. Publicar y editar como página Web una hoja de cálculo |
Si desea crear una página Web a partir de los datos u objetos de una hoja de cálculo, el comando Guardar como del menú Archivo le facilitará dicha tarea. Deberá seleccionar Página web o Página web de un solo archivo en la lista desplegable Guardar como tipo del cuadro de diálogo....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.3. Publicar y editar como página Web una hoja de cálculo |
Con Microsoft Excel podrá colocar datos de una hoja de cálculo en cualquier página Web existente siempre que tenga permiso para modificar la página Web y tenga acceso al archivo HTML. Cuando coloque los datos en una página Web existente, puede elegir entre sustituir la página Web existente con los datos o agregarlos al final de la misma. Figura 9.19. Cuadro de diálogo Guardar como (tipo de archivo: página web). Elegir el comando Guardar como del menú Archivo y seleccionar Página web o Página web de un solo archivo en la lista desplegable Guardar como tipo. El cuadro de diálogo adquirirá la apariencia de la figura 9.19. En el cuadro de diálogo, una vez seleccionada cualquiera de las dos opciones antes indicadas, podemos indicar si deseamos guardar todo el libro o un determinado rango de celdas. Asimismo, es posible modificar el título de la página web haciendo clic sobre el botón Cambiar título. Mediante el botón Publicar accederemos al cuadro de diálogo Publicar como página Web (véase figura 9.20), en el que podremos especificar también los elementos señalados en el punto anterior y algunos otros. Todo el libro. Con esta opción se publica un libro entero con interactividad. Elementos en nombre de hoja. Para publicar hojas de cálculo completas, seleccione esta opción y, a continuación, elija Todo el contenido de nombre de hoja. Para publicar Elementos de una hoja: seleccione la opción Elementos en nombre de hoja y, a continuación, elija el elemento (entre los elementos no se incluyen los rangos de celdas) que desea publicar, por ejemplo: Gráficos, Listas filtradas (seleccione el elemento Autofiltro que desee publicar) o...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.4. Crear y editar plantillas |
Es frecuente que se reutilicen documentos de Excel con el mismo formato, por ejemplo en presupuestos, facturas y otros tipos de documentos. En estos casos, el uso de plantillas facilita y sistematiza considerablemente nuestro trabajo. Al crear una o varias plantillas con la información fija, invariable de nuestros documentos (por ejemplo, los formatos, encabezados y fórmulas de una factura) utilizarlas para crear nuevos documentos lograremos dos objetivos: por un lado, no cometer el error de borrar datos necesarios o dejar datos innecesarios; por otro, cuando necesitemos modificar la estructura de nuestros documentos, trabajaremos exclusivamente sobre la plantilla....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.4. Crear y editar plantillas |
Puede crear una plantilla a partir de una plantilla proporcionada por Excel o una hoja de cálculo existente creada por un usuario. Para crear una plantilla a partir de otra de las que ya dispone Excel: Elija el comando Nuevo del menú Archivo. En la parte central de la ventana podrá elegir una de las plantillas de ejemplo instaladas con Excel 2010, una de las plantillas guardadas por usted o conectarse a office.com para descargar una de las muchas disponibles (aparecen organizadas por categorías, como puede observar en la figura 9.22). En la parte derecha de la ventana podrá previsualizar la plantilla que seleccione. Figura 9.22. Opciones para abrir un nuevo libro a partir de plantillas almacenadas en su ordenador o en office.com En la parte derecha de la ventana, haga clic en el botón Crear (en caso de que haya seleccionado una plantilla almacenada en su ordenador) o Descargar (en caso de que haya seleccionado una de las plantillas de office.com). Cree o personalice las zonas de la plantilla que sean fijas: rótulos, formatos, imágenes, datos, fórmulas, etc. como lo haría en una hoja de cálculo. Elija el comando Información del menú Archivo y, en la parte derecha de la ventana, haga clic sobre el menú Propiedades (figura 9.23). Elija la opción Propiedades avanzadas, que abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de nombre del libro. En la parte inferior del cuadro (véase figura 9.24), active la casilla de verificación Guardar vista previa. Haga clic en el botón Aceptar. Figura 9.23. Menú desplegable Propiedades del libro de Excel. Figura 9.24. Cuadro de diálogo Propiedades de nombre de libro. Elija...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.4. Crear y editar plantillas |
Para crear un nuevo documento de Excel basado en una plantilla creada: Elija el comando Nuevo del menú Archivo. En la ventana Nuevo libro (figura 9.22) se mostrarán diversas ubicaciones de plantillas que puede utilizar para crear su libro. Elija la categoría Mis plantillas para utilizar una plantilla previamente guardada por usted. Haga clic en el botón Crear situado en la parte derecha de la ventana; con ello se abrirá una copia de la plantilla. Puede modificarla y completarla como necesite; a pesar de las modificaciones que introduzca en su documento, la plantilla permanecerá como se creó. Recuerde Si necesita modificar la plantilla ábrala, efectúe los cambios pertinentes y guarde la hoja de cálculo otra vez como...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5. Consolidar datos |
Una de las funcionalidades más importantes de Excel es la posibilidad de establecer vínculos dinámicos entre diferentes hojas de cálculo del libro activo o de otro libro. Los vínculos pueden establecerse utilizando: Fórmulas con referencias a varias hojas en uno o varios libros (tres dimensiones). El botón Consolidar de la ficha Datos. Estas técnicas le permitirán efectuar operaciones (por ejemplo, calcular los totales) a partir de los valores contenidos en celdas de varias hojas....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5.1 Fórmulas 3D |
Una fórmula con referencias 3D (tres dimensiones), como su nombre indica, es una fórmula que hace referencia a dos o más hojas de cálculo. Se diferencia de una fórmula que hace referencia a las celdas de una única hoja de cálculo en que deberá indicarse el nombre de la hoja del libro actual y si es una hoja externa el nombre del libro y su extensión entre corchetes ([]), seguido del signo de exclamación (!). Abra el libro o los libros que contienen los datos que desea vincular. El libro que vaya a contener el vínculo será el libro destino y el libro que contenga los datos con los que desee establecer el vínculo será el denominado libro origen. Si el vínculo se desea establecer entre hojas de distintos libros, elija el comando Organizar todo de la ficha Ventana y, a continuación, elija la opción Mosaico para ver todas las hojas de los libros abiertos a la vez. Sitúe el punto de inserción en la celda que mostrará el resultado del vínculo. Por ejemplo, una empresa podría tener los presupuestos separados por años en varios libros en lugar de estar en uno solamente. En una hoja del libro Resumen.xlsx se introducirían las fórmulas que calculen los totales de los presupuestos de los distintos años situados en los archivos Ptos2000.xlsx, Ptos2001.xlsx y Prtos2002.xlsx. Escriba el signo igual (=) que comienza la fórmula o la función que realizaría los cálculos. Por ejemplo, =SUMA(. Haga clic en el siguiente libro que contenga los datos a vincular para activarlo y otro clic en la celda o un rango de celdas a la que...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5.1 Fórmulas 3D |
El contenido de las celdas del libro o los libros origen pueden modificarse después de haber cerrado el libro destino (con vínculos a celdas de libros origen). Excel actualizará los datos del libro destino: Al abrir un libro destino, Excel muestra el mensaje «Este libro contiene vínculos a otros orígenes de datos» en el cuadro de diálogo que se muestra en la figura 9.25. Si hace clic en el botón: Actualizar. Excel busca en los libros origen y, sin abrirlos, actualiza los valores de las celdas con referencias a ellos. No actualizar. Excel abrirá el libro destino con los valores que tenían cuando se guardó la última vez. Figura 9.25. Cuadro de diálogo con advertencia para actualizar las celdas dependientes. Si el libro destino ya está abierto: Haga clic sobre el botón Editar vínculos, en la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Si dicho botón no está disponible, ello indica que el libro no contiene ninguna información vinculada. En el cuadro de diálogo Modificar vínculos (véase figura 9.26), seleccione los vínculos que desee actualizar. Haga clic en el botón Actualizar ahora. Figura 9.26. Cuadro de diálogo Modificar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.5. Consolidar datos |
La consolidación de datos combina los valores de varios rangos de datos para reunirlos en una hoja de cálculo. La consolidación de datos es similar en ciertos aspectos a la vinculación de hojas, aportando características propias. El comando Consolidar puede utilizarse de varias formas: Por posición. Excel aplica la función de consolidación a la misma celda o rango de celdas, referenciadas por las coordenadas que indican su posición, en todas las celdas de los libros origen. Por lo tanto, es necesario que todas las hojas origen tengan la misma estructura. Por categorías. En este tipo de consolidación se usan las cabeceras de las filas o columnas para asociar los datos de los libros origen. Abra el libro en el que se van a situar los datos consolidados. Haga clic sobre el botón Consolidar de la ficha Datos (grupo Herramientas de datos). Aparecerá el cuadro de diálogo Consolidar (véase figura 9.27). Seleccione el área donde se van a situar los datos consolidados (celda superior izquierda). Figura 9.27. Consolidación por categoría/posición. Cuadro de diálogo Consolidar. En la consolidación se pueden aplicar las siguientes funciones: CUENTA, CONTARA, DESVEST, DESVESTP, MAX, MIN, PRODUCTO, PROMEDIO, SUMA, VAR y VARP. El cuadro de lista desplegable Función muestra por omisión la función SUMA. En el cuadro de texto Referencia, escriba o seleccione (en este último caso, solo si las hojas están abiertas) los rangos a consolidar de todas las hojas origen y, a continuación, haga clic en el botón Agregar. Repita la operación con todas las hojas. La lista Todas las referencias muestra todos los rangos a consolidar. En la consolidación por categorías deberá incluir el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
Las propiedades de un libro son atributos con nombre que se establece para definir sus características (por ejemplo, el tamaño, el color o su posición) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si está oculto o no) y que ayudan a identificarlo. Antes de proporcionar a otras personas una copia o acceso a un libro, es recomendable revisar la información personal y la información oculta, y decidir si se debe incluir. Es posible que desee quitar algunos datos del libro y de sus propiedades de archivo antes de compartirlo con otras personas. Por ejemplo, si al registrar el software proporcionó datos personales, como su nombre o su dirección de correo electrónico, algunos documentos de Microsoft Office almacenarán esa información en el libro. La información contenida en los campos personalizados que agregue al documento, como un campo «autor» o «propietario», no se eliminará automáticamente. Para borrarla deberá editar o quitar el campo personalizado. En un archivo de libro de trabajo pueden definirse: Propiedades que se actualizan automáticamente: incluyen estadísticas que Microsoft Office pone a su disposición, como el tamaño de archivo y las fechas de creación y última modificación de los archivos. Las propiedades predefinidas ya existen (como, por ejemplo, autor, título y asunto), pero debe especificar un valor de texto. Las propiedades personalizadas son las propiedades son las que define el usuario. Puede asignarlas un valor de texto, de fecha o numérico a las propiedades personalizadas, así como los valores «sí» o «no». Por ejemplo, puede crear una propiedad de archivo personalizada que esté vinculada una celda que contiene la fecha de vencimiento del contrato. Así podrá buscar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
En el menú Archivo, elija la pestaña Información, a continuación haga clic en Propiedades (véase figura 9.28) y finalmente en Propiedades avanzadas. En la ficha Resumen del cuadro de diálogo (véase figura 9.29) puede establecer las propiedades estándar, como el título o el autor. Haga clic en la ficha Personalizar para modificar las propiedades personalizadas (figura 9.28). Figura 9.28. Cuadro de diálogo Propiedades de nombre de archivo. Pestaña Personalizar. En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre para la nueva propiedad personalizada o seleccione un nombre de la lista. En el cuadro de lista desplegable Tipo, seleccione el tipo de datos que desee agregar. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad; deberá tener en cuenta que el valor que escriba debe coincidir con la opción seleccionada en el cuadro Tipo. Por ejemplo, si ha elegido la opción Número en el cuadro Tipo, deberá escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto. Haga clic en...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
Otra forma de personalizar las propiedades de un libro de Excel es crear propiedades vinculadas a su contenido. Para ello deberá asignar un nombre a la celda o rango de celdas a los que desea vincular la propiedad. Si no lo ha hecho previamente, asigne un nombre a la celda o al rango de celdas a los que desee vincular la propiedad (seleccionar la celda o el rango de celdas contiguas o no contiguas a los que desee asignar un nombre y, a continuación, haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, escriba el nombre de las celdas y, a continuación, pulse la tecla ENTRAR). Si no, la casilla de verificación Vincular a contenido no estará disponible. En el menú Archivo, acuda a la pestaña Información, haga clic en el menú Propiedades y elija la opción Propiedades avanzadas. Haga clic en la ficha Personalizar. En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre para la propiedad personalizada. Active la casilla de verificación Vincular al contenido. En la lista desplegable Origen, elija el nombre de rango que desee vincular y, a continuación, hacer clic en el botón Agregar. Figura 9.29. Propiedades vinculadas al contenido de un libro. Si se rompe el vínculo, por ejemplo, cuando se quita un nombre de celda o de rango del libro, la propiedad del archivo almacenará los datos que se hayan guardado por última vez en la celda o el rango....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.6. Configurar las propiedades de un libro |
Si lo desea podrá eliminar la siguiente información personal incluida en las propiedades de un libro: Autor, Administrador, Organización, Guardado por, etc. Acuda a la pestaña Información del menú Archivo y, a continuación, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas. Con ello se abrirá el menú con diversas opciones para preparar el documento para compartir (véase figura 9.30). Figura 9.30. Menú desplegable Comprobar si hay problemas. Elija la opción Inspeccionar documento en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Inspector de documento.(figura 9.31). Asegúrese de que la casilla de verificación Propiedades del documento e información personal está activa. Haga clic en Inspeccionar. Figura 9.31. Cuadro de diálogo Inspector de documento. El inspector del documento revisará los elementos seleccionados y mostrará a continuación un cuadro resumen con los resultados de la inspección (figura 9.32). En este cuadro dispone de la opción de eliminar la información personal haciendo clic en el botón Quitar todo. Figura 9.32. Resultados de la inspección del documento. Eliminación de la información personal del libro. Guarde el documento. Tenga en cuenta que: La inspección del documento también le permite comprobar los comentarios y entradas de lápiz existentes en el documento, la información de encabezados y pies de página, la existencia de filas o columnas ocultas, etcétera. ...
