by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Microsoft Excel proporciona varios niveles de protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de sus libros y modificarlos: ocultar los datos y proteger las hojas de cálculo y libros mediante contraseña. Puede utilizar estas características para presentar la información de manera más clara ocultando datos o fórmulas que puedan crear confusión en los usuarios o impedir que otros usuarios realicen accidentalmente cambios en los datos. Excel no cifra los datos ocultos o bloqueados en un libro. No olvide que mientras un usuario tenga acceso a un libro podrá ver y modificar sus datos. Para impedir la modificación de los datos y proteger la información confidencial, limite el acceso a los archivos de Excel con este tipo de información almacenándolos en ubicaciones a las que pueden obtener acceso sólo los usuarios autorizados. Protección de hojas de cálculo. Puede proteger celdas con fórmulas o rangos de datos para impedir el acceso a todos los usuarios, o conceder acceso a usuarios individuales. Protección a nivel de libro. Puede aplicar protección a los elementos de un libro y puede proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar. Por ejemplo, si un libro está compartido puede protegerlo para evitar que se elimine el historial de cambios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Al proteger elementos de una hoja de cálculo se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y den formato a columnas y filas, modifiquen su contenido y desplacen el cursor. De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están bloqueadas. Antes de proteger una hoja de cálculo, debe desbloquear las celdas en las que desea que los usuarios puedan añadir y modificar datos, pues la protección se aplicará a todas aquellas celdas u objetos gráficos que tengan la propiedad Bloqueada activada. Para proteger elementos de una hoja de cálculo deberá seguir los procedimientos que se detallan a continuación. 8.1.1.1. Desbloquear rangos de celdas para todos los usuarios 8.1.1.2. Desbloquear celdas a usuarios específicos 8.1.1.3. Desbloquear elementos gráficos 8.1.1.4. Proteger y establecer permisos a elementos...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Seleccione la hoja de cálculo cuyos elementos desee proteger. Seleccione la celda o rango de celdas que desee puedan modificar los usuarios. Haga clic en la flechita de la esquina inferior derecha del grupo de herramientas Número, en la ficha Inicio (véase figura 7.1) o elija el comando Formato de celdas del menú Contextual. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la ficha Proteger (véase figura 8.1). Figura 8.1. Desbloquear los rangos seleccionados. Desactive la casilla de verificación Bloqueada. Si desea ocultar las fórmulas que desee que no estén visibles del rango seleccionado, active la casilla de verificación...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para conceder acceso a los rangos especificados a usuarios determinados, el equipo debe pertenecer a un dominio. Elija el comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos de la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Este comando solamente estará disponible si la hoja de cálculo no está protegida. En el cuadro de diálogo que aparecerá (véase figura 8.2), haga clic en el botón Nuevo. Figura 8.2. Establecer los límites de acceso. Cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos. En el cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Nuevo rango (véase figura 8.3), escriba un título para el rango al que permite acceso. Figura 8.3. Indicar el rango de celdas a desbloquear y los usuarios o grupos de usuarios que tendrán acceso a él. En el cuadro de texto Correspondiente a las celdas, escriba el signo igual (=) y, a continuación, introduzca la dirección del rango o seleccionar el rango en la hoja de cálculo. En el cuadro de texto Contraseña del rango escriba la contraseña que se solicitará para tener acceso al rango. La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier usuario podrá editar las celdas. Haga clic en el botón Permisos. Aparecerá el cuadro de diálogo Permisos de rango nombre_rango (véase figura 8.4). Haga clic en el botón Agregar. Localice y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso: haga clic en el botón Avanzadas y, a continuación en el botón Buscar ahora. Si desea seleccionar varios usuarios, mantener pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de los distintos usuarios. Haga clic en el botón Aceptar hasta llegar al...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para desbloquear los objetos gráficos (gráficos incrustados, cuadros de texto y cualquier objeto creados con las herramientas de dibujo) que desee que los usuarios puedan modificar: Seleccione los objetos gráficos que desee. Mantenga pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en cada objeto que desee desbloquear. Para seleccionar todos los objetos gráficos, elegir el comando Ir a especial del menú Buscar y seleccionar (ficha Inicio), y, a continuación, en el botón de opción Objetos. Hacer clic en el botón Aceptar. En el menú Contextual, elija el comando para el objeto gráfico seleccionado: Formato de imagen, Formato de forma, etc. Haga clic en la pestaña Propiedades (véase figura 8.5). Si la hoja está protegida no podrá visualizar el cuadro de diálogo Formato para modificar el formato de la imagen o la forma. Para desproteger la hoja, elegir el comando Desproteger hoja en la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Desactive la casilla de verificación Bloqueada y, si ha seleccionado un Cuadro de texto, desactive también la casilla de verificación Bloquear texto. Figura 8.5. Cuadro de diálogo Formato de imagen.Pestaña Propiedades (bloquear o desbloquear imagen o forma) NOTA Las celdas o elementos gráficos que se dejan bloqueadas se protegerán una vez que se proteja la hoja de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.1. Proteger elementos de la hoja de cálculo |
Para proteger y establecer los permisos que definen qué operaciones puede realizar cada usuario sobre los elementos bloqueados de una hoja de cálculo: Elija el comando Proteger hoja de la ficha Revisar (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja (véase figura 8.6). Si lo desea puede proteger la hoja escribiendo una contraseña en el cuadro de texto Contraseña para desproteger la hoja (pueden tener una longitud de hasta 255 caracteres: letras, números, espacios y símbolos y es sensible a las letras mayúsculas y minúsculas). Figura 8.6. Cuadro de diálogo Proteger hoja. ¡Atención! No ponga una contraseña que permite a cualquier usuario desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos bloqueados de la hoja de cálculo. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, active la casilla de verificación de aquellas acciones que desee que los usuarios puedan ejecutar. Haga clic en el botón Aceptar y, si se solicita, volver a escribir la contraseña. NOTA La actualización de una hoja de gráfico protegida sigue realizándose cada vez que cambian los datos de origen del...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
En el apartado anterior aprendió a proteger elementos individuales de la hoja (como celdas, ventanas u objetos gráficos). En este apartado aprenderá a proteger todo el libro, para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. Estas protecciones se aplican a todo el libro. También puede proteger un libro compartido de modo que los usuarios no puedan devolverlo a uso exclusivo ni eliminar el registro del historial de cambios. La aplicación de la protección activa automáticamente el uso compartido. Al desproteger estas funciones, se desactiva el uso compartido y se elimina todo el historial de cambios guardado. Como alternativa, puede proteger el uso compartido y el historial de cambios sin contraseña. Esta protección puede aplicarse cuando un libro ya está compartido; después, la desprotección no desactivará el uso compartido ni eliminará el historial de cambios....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Haga clic sobre el comando Proteger libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger libro (véase figura 8.7). Realice uno o varios de los siguientes procedimientos: Figura 8.7. Cuadro de diálogo Proteger libro. Para impedir que los usuarios de una hoja no puedan desplazarse por ella, eliminarla, ocultarla, mostrarla o cambiarla de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas en el libro, active la casilla de verificación Estructura. Para impedir que los usuarios puedan modificar el tamaño y posición de la ventana cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña (opcional). Haga clic en el botón Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla si ha protegido el libro con contraseña en el paso...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, anule el uso compartido del libro. Consulte el apartado «8.2. Compartir un libro», a continuación, en este mismo capítulo. Establezca otros tipos de protección si lo desea: dé a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar. Elija el comando Proteger y compartir libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger libro compartido (véase figura 8.8). Figura 8.8. Proteger un libro compartido. Active la casilla de verificación Compartir con control de cambios. Si desea que otros usuarios tengan que proporcionar una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, escriba la contraseña en el cuadro de texto Contraseña y vuelva a escribirla cuando se le solicite. Si Excel lo solicita, guarde el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1.2. Proteger libros de trabajo |
Si no lo ha hecho previamente, guarde el libro. Seleccione el comando Guardar como del menú Archivo. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Haga clic en el botón Herramientas y en el menú desplegable elija el comando Opciones generales (véase figura 8.9). Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. En el cuadro de diálogo Opciones generales, efectúe uno de los siguientes procedimientos: Si desea que Excel pida una contraseña para poder abrir un libro, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña de apertura. Si desea que Excel solicite una contraseña para permitir a los usuarios guardar los cambios en el libro actual, escriba una contraseña en el cuadro de texto Contraseña de escritura. Figura 8.9. Introducción de contraseñas de apertura y de escritura en el libro. Haga clic en el botón Aceptar. Cuando Excel lo solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas. Haga clic en el botón Aceptar. Haga clic en el botón Guardar. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Abra el libro protegido. Elija el comando Desproteger libro de la ficha Revisión (grupo de herramientas Cambios). Si se solicita, escriba la contraseña para el libro. Si el sistema pregunta si el hecho de quitar la protección afectará a los demás usuarios, haga clic en Sí....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.1. Proteger hojas de cálculo y libros |
Abra el libro. Elija el comando Guardar como del menú Archivo. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales. En el cuadro Contraseña de apertura o Contraseña de escritura, o en ambos, haga doble clic en los asteriscos y, a continuación, presione la tecla SUPR. (Véase figura 8.9). Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar. Para reemplazar el libro existente, haga clic en Sí. RECORDAR El sistema distingue mayúsculas de minúsculas en aquellas opciones de protección con contraseña. Por lo tanto, deberá comprobar que no esté activada la tecla BLOQ MAYÚS, o al escribir una contraseña asegúrese del uso de mayúsculas o minúsculas que...
