by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2. Trabajar con celdas y datos de celda |
Una hoja de cálculo es una matriz rectangular de columnas y filas. La intersección de una fila y una columna, es decir, cada una de las cuadrículas que pueden verse en la ventana de la hoja, es una celda. Las columnas se identifican de izquierda a derecha, desde la A hasta Z. Después de la Z, los rótulos continúan con AA hasta AZ y así sucesivamente hasta la columna IV para obtener un total de 256. Las filas se numeran hacia abajo de 1 a 65.536. De esta manera la celda se identifica con una letra y un número. En la hoja de cálculo, verá siempre una celda resaltada con un borde más grueso y los encabezados de fila y columna destacados en negrita. Es la celda activa. En la figura 2.1 puede ver los distintos elementos de una hoja de cálculo. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas. Es una herramienta ideal para realizar tareas de contabilidad, estadística y planificación de tareas. Figura 2.1. Ventana Hoja de cálculo. Las características más destacables son: Microsoft Excel vuelve a calcular automáticamente cualquier fórmula matemática que se encuentre en la hoja de cálculo cuando se cambia o agrega datos. La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se especifican algunas de las opciones de formato como: el tamaño, estilo y color de los datos dentro de las celdas. Una opción de formato a destacar es la de formato condicional, que permite establecer condiciones en los rangos de celdas a las que se les aplicará el formato....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
La forma de introducir información en una celda de la hoja es tan simple como: Seleccionar la celda (situar el puntero del ratón en la celda y hacer clic). Escribir la información....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Los datos se almacenan en las celdas teniendo en cuenta que su anchura, no puede exceder de 255 caracteres y que una celda sólo puede almacenar un dato tipo de datos a la vez. Excel admite los siguientes tipos de datos: Texto. Números. Fechas/Horas. Fórmulas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Excel considera texto los datos que incluyan cualquier carácter, con un máximo de 32.767 caracteres. Solo se muestran 1.024 en una celda; los 32.767 caracteres se muestran en la barra de fórmula. Si un número queremos considerarlo como un texto (número no operable), deberemos introducirlo con una comilla ( ‘ ) delante. Si queremos introducir un texto en una fórmula deberemos introducirlo entre comillas («). El texto aparece en las celdas, por defecto, alineado a la izquierda. Si desea que aparezca centrado o alineado a la derecha, puede hacer clic en el icono correspondiente de la barra de herramientas Formato o darle forma, como veremos en el Capítulo 4. Texto sería, por ejemplo: «Base Imponible«, «Compras del año 2011«....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Son todos los dígitos del 0 al 9 y caracteres especiales como + – ( ) , / $ % . E e Excel ignora el signo más (+) delante de un número, mientras será obligatorio poner el signo menos (–) delante de un número si éste es negativo o ponerlo entre paréntesis. A cualquier número introducido se le puede poner el punto de los miles. Entrada en la celda Excel interpreta (22) -22 34 1/4 34,25 25% 0,25 10.000 10.000 5E3 5000...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
En Excel se puede introducir directamente cualquier fecha y hora, y el programa la considerará como tal. Podemos, en la misma celda, introducir un valor de tipo fecha y uno de tipo hora, ambos separados por un espacio en blanco. Excel visualiza las fechas con un formato estándar. Para introducir la fecha 14 de Febrero de 1963 en la hoja podremos escribir 14-2-63 o 14/2/63. Puede insertar la fecha del sistema en una celda utilizando la función HOY() o la función AHORA() que muestra la fecha y la hora del sistema actualizada cada vez que abra el libro. Años de dos dígitos. Si se introduce una fecha en una celda y solamente se introducen dos dígitos para el año, Excel interpretará el año como se indica a continuación: Si se introducen valores desde el 00 hasta el 29 para indicar el año, Excel interpretará el año desde el 2000 hasta el 2029. Por ejemplo, si se escribe 14/02/03, Excel interpretará que la fecha introducida es 14 de febrero del 2003. Si se introducen valores desde el 30 hasta el 99 para el año, Excel interpretará el año desde el 1930 hasta 1999. Por ejemplo, si se escribe 31/8/95, Excel supondrá que la fecha es 31 de agosto de 1995. Tenga en cuenta que De forma predeterminada, cuando se escriben fechas en una hoja de cálculo, se aplica a las fechas un formato para mostrar años de dos dígitos. También puede utilizar el Panel de control de Windows para cambiar el formato de fecha predeterminado para mostrar años de cuatro dígitos en vez de años de dos dígitos. La hora...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
En Microsoft Excel para Windows, los días se numeran a partir del comienzo del siglo; el número de serie de fecha 1 corresponde a la fecha 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Apple Macintosh, por el contrario, utiliza el sistema de fecha 1904; el número de serie de fecha 1 corresponde al 2 de enero de 1904. Para modificar el sistema de fecha empleado en los cálculos se sigue el procedimiento que se enumera a continuación: Elegir el comando Opciones de Excel del menú Archivo y, a continuación, hacer clic sobre la ficha Avanzadas. Desplazarse hacia abajo con la barra de desplazamiento lateral hasta las opciones «Al calcular este libro» (véase figura 2.2). Activar la casilla de verificación Sistema de fechas 1904. Es preciso utilizar el sistema de fechas 1904 para un libro si va a emplearlo con otros libros que usen ese sistema de fechas. Ejemplos: Presentación en la hoja Formato 10/10/90 dd/mm/aa 10-Mar-91 dd-mmm-aa 10-Mar d-mmm 10:10 h:mm 10:30:10 h:mm:ss Figura 2.2. Cambiar el formato de fecha en las opciones de Excel...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Al escribir en una celda que ya tiene datos, estos se eliminan, sustituyéndose por los nuevos. Tenga precaución y colóquese en la celda correspondiente antes de introducir datos. Seleccione la celda en la que desee introducir texto o números. Escriba el texto o los números. Los datos que se escriben aparecen en la barra de fórmulas y en la celda activa. Haga clic en el botón Introducir en la Barra de fórmulas (véase figura 2.3) o pulsar la tecla ENTRAR. Haga clic en el botón Cancelar en la Barra de fórmulas o pulsar la tecla ESC para borrar los datos de la barra de fórmulas y la celda actual. Figura 2.3. Barra de fórmulas. Recuerde Para introducir un número o fórmula como texto, escriba una comilla simple ( ‘ ) antes de la entrada o aplicar formato de texto si se van a compartir con otras aplicaciones. Al introducir un número con una longitud superior a la celda Excel nos lo mostrará en formato científico (1,2 E3+3). Si selecciona un formato numérico de los preestablecidos por el programa o personalizado por el usuario y la celda se rellenará con los signos #######, cuando el nuevo formato excede el ancho de la celda. Para ver en la celda el contenido tal y como lo hemos escrito, deberá ampliar el ancho de la columna. Los números por defecto se alinearán a la derecha. Si se introducen datos de tipo texto se alinearán a la izquierda de la celda. Cuando la longitud de un dato alfanumérico (texto), es superior al ancho de la celda en la que está escrito, mientras no...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Por omisión Excel escribe el texto en una línea. Aunque el texto tenga más longitud que el ancho de la celda, podrá verlo si las celdas de la derecha están vacías. Para ver el texto completo e imprimirlo, podrá indicar a Excel que lo introduzca en varias líneas dentro de una celda o ampliar el ancho de la columna (consúltese el capítulo 4). Sitúese en la celda deseada. Haga clic sobre la opción Ajustar texto de la ficha Inicio, en el grupo Alineación (véase figura 2.4). Figura 2.4. Grupo de herramientas Alineación de la ficha Inicio....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con una entrada ya existente en esa columna, Microsoft Excel llenará automáticamente el resto de la entrada. Para aceptar la entrada propuesta se pulsa la tecla ENTRAR. Para activar o desactivar esta opción: Acuda al menú Archivo y las Opciones de Excel. Active o desactive la casilla Habilitar autocomplementar para valores de celda situada en la pestaña Avanzadas y el grupo «Opciones de edición» (véase figura 2.5). Figura 2.5. Habilitar y deshabilitar autocompletar para valores de celda....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para introducir un mismo valor en un rango de celdas empleamos el siguiente procedimiento: Seleccione el rango donde se quiere introducir el dato. Escriba el dato en la primera celda activa, manteniendo activa la selección efectuada en el punto anterior. Pulse la combinación de teclas CONTROL + ENTRAR y se llenará automáticamente el rango....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para insertar símbolos no incluidos en el teclado en una celda vacía o entre texto: Haga clic sobre el botón Símbolos situado en el extremo derecho de la ficha Insertar (véase figura 2.6). Con ello se abrirá el cuadro de diálogo Símbolos (figura 2.7). En la lista desplegable Fuente, elija la fuente que contenga el carácter que desee insertar. Seleccione el carácter que desee insertar. Puede desplazarse verticalmente por la tabla de caracteres especiales de los que dispone la fuente o seleccionar un determinado subconjunto de caracteres (por ejemplo, «Caracteres griegos y coptos», «Cirílico», «Operadores matemáticos», etc.). Haga clic en el botón Insertar. Haga clic en el botón Cerrar. Figura 2.6. Barra de herramientas Insertar, con el botón Símbolos recuadrado Figura 2.7. Cuadro de diálogo Símbolos. Recuerde Para introducir cualquier tipo de dato en una celda podrá utilizar: El botón Introducir (ü) para introducir el dato y dejar como celda activa la celda que lo ha recibido. La tecla ENTRAR para introducir el dato en la celda seleccionada y dejar como celda activa la situada por debajo. Pulsar una de las teclas de dirección FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, FLECHA DERECHA Y FLECHA IZQUIERDA para introducir el dato y dejar como celda activa la celda contigua en la dirección de la tecla de flecha pulsada. Para introducir referencias a celdas (posición de la celda dentro de la hoja de cálculo) en un cuadro de diálogo, hacer clic en el botón situado a la izquierda del elemento en que deba especificarla (véase figura 2.8) para contraer temporalmente el cuadro de diálogo. Seleccionar las celdas en la hoja de cálculo y después...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Distinguiremos dos situaciones para corregir el contenido de una celda: A. Antes de pasar el contenido a la celda (al escribirla) Cuando selecciona una celda y comienza a escribir su contenido, lo que escriba se muestra en la celda y en la barra de fórmulas. Pulse la tecla RETROCESO para eliminar caracteres a la izquierda del punto de inserción o seleccionar el texto que se desee eliminar en la Barra de fórmulas y, después, pulse la tecla SUPR o RETROCESO para borrar el texto seleccionado. B. Si el dato a corregir está previamente escrito Haga clic en la celda que contiene los datos que desee editar. También pueden usar las TECLAS DE DIRECCIÓN para seleccionar la celda. Para editar la celda: Haga clic para colocar el punto de inserción en la barra de fórmulas. También puede pulsar la tecla F2 o hacer doble clic en la celda para activarla. Use las TECLAS DE DIRECCIÓN para situar el punto de inserción y realizar el cambio que se desee. Para eliminar Pulsar la tecla El carácter a la derecha SUPR Hasta el final de la línea CTRL+SUPR El carácter a la izquierda RETROCESO Para introducir los cambios en la celda, haga clic en el botón Introducir de la Barra de fórmulas o pulsar la tecla ENTRAR y para cancelar la edición haga clic en el botón Cancelar de la Barra de fórmulas o pulse la tecla ESC....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Cuando necesitemos eliminar el contenido ya introducido de una celda o rango de celdas, daremos los pasos siguientes: Seleccione la celda o rango (para conocer cómo hacerlo consultar el punto 2.4 Selección de celdas) del que deseamos borrar su contenido. Haga clic sobre la función Borrar en la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). En el menú que se despliega (figura 2.9), elegir la opción requerida: Borrar todo borra contenido, formato y notas de celdas seleccionadas. Borrar formatos borra sólo el formato (por ejemplo, color de fondo, borde, símbolo monetario, etc.). Borrar contenido borra el contenido sin modificar el formato o las notas. Borrar comentarios borra las notas seleccionadas, no borramos el contenido de las celdas. Borrar hipervínculos borra los hipervínculos contenidos en las celdas. Un método abreviado para borrar el contenido de las celdas será pulsar la tecla SUPR o hacer clic en el botón derecho del ratón y en el menú Contextual seleccionar Borrar contenido. Figura 2.9. Menú Borrar. Borrar datos de celdas arrastrando Para borrar sólo datos, arrastrar hacia arriba el controlador de relleno (el cuadrado negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la selección) hasta que toda la selección cambie a gris y luego suelte el botón del ratón. Para borrar datos y formatos, pulse la tecla CONTROL y arrastre hacia arriba el cuadro de llenado hasta que toda la selección cambie a gris y luego suelte el botón del ratón. Deshacer y Rehacer La función Deshacer de la barra de acceso rápido (véase figura 2.10) deshace el efecto del último comando ejecutado, restableciendo la situación anterior. Para deshacer múltiples acciones de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Dentro de una hoja de cálculo se pueden añadir imágenes como fotografías digitalizadas, logotipo o elementos decorativos, creados con otras aplicaciones, que permitan realzar las hojas de cálculo. Haga clic sobre el botón Imagen de la ficha Insertar (figura 2.11). En el cuadro de diálogo Insertar imagen que aparecerá, si es necesario, elija la carpeta que contenga el archivo de imagen que se desea insertar y después haga doble clic en el nombre del archivo de imagen. Figura 2.11. Botón de inserción de imagen (desde archivo), en la ficha Insertar. Figura 2.12. Imagen insertada en una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que: Puede borrar la imagen seleccionándola y después pulsando la tecla SUPR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
La ficha Insertar proporciona una serie de funciones que permiten realzar una hoja de cálculo. Los botones con un triángulo muestran un menú de opciones (véase figura 2.13). Figura 2.13. Ficha Insertar con el menú Formas desplegado. Cuando se inserta más de un objeto gráfico, podrán ser agrupados y trabajar con ellos como si fueran uno solo; selecciónelos y, a continuación, elija el comando Agrupar del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
WordArt es una herramienta que permite manipular texto (palabras o frases) como si fuera una imagen, dándole efectos especiales, como rotaciones, sombreados, etc. Los efectos conseguidos con WordArt pueden resaltar el contenido de una hoja de cálculo. Es posible crear estos efectos directamente en el programa insertando objetos de dibujo de WordArt utilizando el botón WordArt de la ficha Insertar. Insertar un objeto de dibujo de WordArt Haga clic sobre el botón WordArt en la ficha Insertar (véase figura 2.14). Figura 2.14. Botón WordArt en la ficha Insertar y lista de estilos desplegada. Aparecerá la lista de estilo de WordArt. Hacer clic en uno de los estilos de objeto de dibujo disponibles. En la hoja de cálculo aparecerá un nuevo objeto de imagen en el que podrá escribir el texto que desee (figura 2.15). Figura 2.15. Objeto de texto, grupo de herramientas Estilos de WordArt y acceso al cuadro de diálogo de WordArt. En la ficha Formato (Herramientas de Dibujo), en el grupo de botones Estilos de WordArt, podrá modificar el estilo y diversos parámetros (relleno, contorno, efectos) a la imagen de texto que ha creado. Esta ficha se mantendrá activa siempre que el objeto de WordArt esté seleccionado. Al hacer clic sobre la flechita situada en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas (véase figura 2.15), accederá al cuadro de diálogo Formato de efectos de texto (figura 2.16), en el que podrá proporcionar efectos 3D, reflejos o efectos de iluminación, entre otros. Figura 2.16. Cuadro de diálogo Formato de efectos de texto. Modificar efectos de texto Para añadir o cambiar efectos de texto puede utilizar los botones...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
Si desea resaltar un elemento, puede señalarlo con una flecha insertando un objeto gráfico. Los objetos se pueden mover, cambiar de tamaño y asignarles un formato determinado. Los elementos de diseño que se describen podrá insertarlos en cualquier posición de una diapositiva. Para dibujar de forma sencilla siga las siguientes indicaciones. En la ficha Insertar, haga clic sobre el botón Formas. Con ello se desplegará el menú de selección de forma, que puede ver en la figura 2.13. En dicho menú puede escoger la forma que desee entre las diversas categorías mostradas; en la parte superior del menú aparecen las formas que se han empleado recientemente, y a continuación los grupos Líneas, Rectángulos, Formas Básicas, Flechas de bloque, etc. Una vez seleccionada la forma, puede insertarla en la hoja de cálculo de dos modos: Haciendo clic en cualquier punto de la hoja, en cuyo caso la forma se insertará en ese punto con un tamaño estándar. Trazando un rectángulo (manteniendo el botón del ratón pulsado y «dibujándolo» en la hoja) en la posición y con el tamaño deseados, en cuyo caso la forma se ubicará en el interior de dicho rectángulo. Después de dibujar la forma y mientras esta esté seleccionada estará activa la ficha Formato (Herramientas de dibujo), en la que dispone de una serie de botones para modificar el estilo, parámetros de formato y efectos de la forma que ha insertado (véase figura 2.18). Figura 2.18. Botones de modificación de forma en la ficha Formato. En el menú Contextual podrá escoger el comando Tipos de conectores, que le permite determinar si la flecha es una línea recta...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para mover, eliminar o modificar el tamaño a una imagen u objeto gráfico, debemos en primer lugar seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Para mover el objeto gráfico, haga clic en el elemento y arrástrelo hasta la posición que desee. Para modificar su tamaño (véase figura 2.21), sitúe el puntero del ratón sobre uno de los controladores de tamaño (pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de la imagen seleccionada) y, a continuación arrastrar el controlador alejándolo o acercándolo con respecto al centro. Para cambiar el tamaño de modo simétrico —es decir, sin que se desplace el centro de la imagen—, mantenga pulsadas las teclas CTRL y MAYÚS mientras arrastra. Si desea mantener las proporciones de la imagen deberá mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras arrastra el ratón. Figura 2.21. Controles de tamaño y rotación. También es posible modificar el tamaño analíticamente, en lugar de hacerlo gráficamente arrastrando sus controladores de tamaño. Para ello, modifique los valores de altura o anchura en los cuadros del grupo de herramientas Tamaño en la ficha Formato (Herramientas de dibujo). Por defecto, la imagen se mantendrá proporcional o, dicho en otros términos, la relación de aspecto está bloqueada. Puede desbloquearla mediante el cuadro de diálogo Formato de imagen (al que puede acceder haciendo clic en el menú Contextual y en el comando del mismo nombre). Por último, para eliminar una imagen u objeto gráfico, hacer clic en ella para seleccionarla y, después pulsar la tecla...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.2. Insertar, eliminar y desplazar celdas seleccionadas |
En cualquier área de una hoja de cálculo puede insertar celdas nuevas y vacías. El procedimiento es el siguiente: Seleccionar las celdas que dejará a la derecha o hacia debajo de la nuevas celda, es decir, debe elegir el mismo rango que desea insertar. Elegir el comando Insertar del menú Contextual; con ello aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas (véase figura 2.22) que le permite mover celdas hacia la derecha o hacia abajo para hacerle lugar a las celdas insertadas o para insertar filas o columnas completas. Seleccionar la opción deseada y hacer clic en el botón Aceptar. Figura 2.22. Cuadro de diálogo Insertar celdas. También puede insertar nuevas filas o columnas mediante el botón Insertar, en la ficha Inicio (grupo de herramientas Celdas), que se muestra en la figura 2.23. Figura 2.23. Botón Insertar (ficha...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
La mayoría de las veces, nuestra hoja de cálculo ocupará mayor número de celdas que las que se pueden visualizar en la pantalla, y será necesario moverse por la hoja rápidamente. Es posible desplazarse por la hoja mediante el teclado, las barras de desplazamiento horizontal y vertical y mediante el cuadro de diálogo Ir a....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
Pulsando estas teclas obtendrá los siguientes resultados: Combinación de teclas Desplazamiento Teclas de FLECHA Desplazarse una celda en una dirección determinada. CTRL+ tecla de FLECHA Ir hasta el extremo de la región de datos actual. TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida. INICIO Ir hasta el comienzo de una fila. CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo. CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha. AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo. RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba. ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha. ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda. CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro. CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro. CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana. CTRL+MAYÚS+F6 o CTRL+MAYÚS+TAB Ir al libro o a la ventana anterior. CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa. ...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
Puede usar las barras de desplazamiento para moverse dentro de un documento extenso o de un tema de la Ayuda. La barra horizontal le permitirá ir en sentido horizontal. La barra vertical le permitirá moverse en sentido vertical. Desplazamiento Elemento de la Barra de desplazamiento Una fila hacia arriba o hacia abajo Hacer clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Una columna hacia la izquierda o hacia la derecha Hacer clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha Hacer clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Una ventana hacia arriba o hacia abajo Hacer clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. A una gran distancia Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posición relativa aproximada. Mantener pulsada la tecla de MAYÚSCULAS mientras arrastra el cuadro de desplazamiento en hojas de cálculo grande para mostrar la fila o la columna actual. ...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.3. Desplazamientos por una hoja de cálculo |
El cuadro de diálogo Ir a le permite acceder rápidamente a una celda determinada, si conoce su referencia o su nombre. Para acceder al dicho cuadro, haga clic sobre el botón Buscar y seleccionar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). Tal como puede ver en la figura 2.24, se desplegará un menú entre cuyas opciones se encuentra la que deseamos. Al seleccionar la opción Ir a se desplegará el cuadro de diálogo del mismo nombre (figura 2.25). En el cuadro de texto Referencia, escriba la referencia de la celda o el rango al que desee desplazarse. Haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla Entrar. Figura 2.24. Menú Buscar y seleccionar de la ficha Inicio. Figura 2.25. Cuadro de diálogo Ir...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Un rango es un conjunto de celdas contiguas, con forma rectangular, que puede abarcar desde una sola celda a toda la hoja completa. Para poder utilizar los rangos en las fórmulas o con los mandatos de Excel, es necesario especificarlo siguiendo alguno de los siguientes procedimientos: Seleccionando el rango. Tecleando la dirección del rango. Utilizando un nombre de rango previamente creado. La mayoría de las operaciones que realice con Excel se basarán en efectuar una selección de una o varias celdas (también denominadas rango de celdas) y después elegir un comando para aplicárselo. De esta forma, la acción del comando afectará al rango seleccionado. Para seleccionar un rango, podríamos utilizar alguno de los siguientes procedimientos: 2.4.1. Con el ratón 2.4.2. Con el cuadro de nombres 2.4.3. Seleccionar celdas con contenido específico 2.4.4. Escribir la dirección del rango 2.4.5. Proporcionar nombre a las...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Las operaciones de selección de celdas mediante el uso del ratón se resumen en la siguiente tabla: Seleccionar una celda Hacer clic en la celda deseada y ésta se convertirá en la celda activa. Seleccionar un rango Seleccionar la primera celda deseada del rango, haciendo clic sobre ella y luego arrastrar manteniendo pulsada la tecla del ratón y marcar todo el rango deseado. Selección múltiple Es decir seleccionar celdas o rangos no contiguas. Se hará clic en la primera celda o rango a seleccionar y manteniendo pulsada la tecla CONTROL ir haciendo clic o arrastrar en las demás celdas o rangos deseados Seleccionar toda la hoja Pulsar en el cuadro o botón de Seleccionar todo, situado entre los encabezados de las filas y los de las columnas. Seleccionar filas Hacer clic en el encabezado de la fila correspondiente. Para seleccionar varias filas adyacentes, arrastrar el ratón por los encabezados de las filas. Si las filas no son adyacentes, mantener pulsada la tecla CONTROL mientras selecciona cada fila. Seleccionar columnas Hacer clic en el encabezado de la columna correspondiente. Para seleccionar varias columnas adyacentes, arrastrar el ratón por los encabezados de las filas. Si las clumnas no son adyacentes, mantener pulsada la tecla CONTROL mientras selecciona cada columna....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Para seleccionar un grupo de celdas mediante el cuadro de nombres debemos hacer clic en el triangulito del cuadro de nombres y a continuación elegir el nombre del rango (previamente definido) que deseemos seleccionar. y hacer clic en el nombre del rango (previamente definido) que se desee seleccionar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Con esta opción efectuamos la búsqueda y selección de todas las celdas o rangos que contengan: fórmulas, un texto, una determinada nota o comentario, etcétera. Abra el cuadro de diálogo Ir a del modo que hemos descrito en el epígrafe 2.3.3. Haga clic en el botón Especial. Aparecerá el cuadro de diálogo Ir a Especial (véase figura 2.26). En el menú Buscar y seleccionar de la ficha Inicio (véase figura 2.24) disponemos también de un acceso directo al cuadro de diálogo Ir a Especial. Figura 2.26. Cuadro de diálogo Ir a Especial. Escoja la opción de lo que desea buscar y seleccionar. Haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla ENTRAR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
Otra forma de especificar un rango es teclear su dirección en el cuadro de nombres. Una dirección de rango está formada por las direcciones de dos celdas de ángulo opuesto, separadas por dos puntos (:). Ejemplos: El rango: Pueden indicarse: A1, B1, C1, D1. A1:D1 o D1:A1 B1, B2, B3, B4. B1:B4 o B4:B1 A1, A2, B1, B2, C1, C2. A1:C2 o C2:A1 C1:A2 o A2:C1 La columna A: de la celda A1 a la celda A65536. A:A La fila 1: de la celda A1 a la celda IV1. 1:1...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.4. Selección de celdas |
En el apartado anterior hemos visto cómo hacer referencias a celdas por medio de sus coordenadas: la letra de la fila y el número de la columna. Excel permite referenciar una celda o grupo de celdas por un nombre previamente asignado. Por lo tanto, será más fácil localizar o hacer referencia a rangos proporcionándoles nombres relacionados con la información que contienen. Con el comando Nombre Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a las que desea dar nombre. En el menú Contextual, escoja el comando Definir nombre. Se abrirá el cuadro de diálogo Definir nombre (figura 2.27). Escriba en el recuadro Nombre el nombre deseado para el rango, nombre que exceder los 255 caracteres. El primer carácter debe ser una letra pero los demás pueden ser letras, números, puntos y guiones bajos. Si en el rango seleccionado ha incluido celdas que contengan títulos de fila y/o columna, Excel le sugerirá el propio título como nombre del rango. Figura 2.27. Cuadro de diálogo Definir nombres. En el cuadro Se refiere a aparece la referencia absoluta correspondiente a la celda o rango que vamos a nombrar. Podemos asignar si lo deseamos un comentario para el rango. Haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla ENTRAR. Usando el cuadro de nombres Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a las que desee dar nombre. Haga clic en el Cuadro de nombres situado a la izquierda de la Barra de fórmulas. Escriba un nombre para las celdas. Pulse la tecla ENTRAR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.5. Comprobar la ortografía |
El programa de corrección ortográfica de Excel revisa una por una todas las palabras de la hoja de cálculo y las compara con las contenidas en su diccionario, si encuentra una palabra que desconoce, nos informa de ello. En caso de encontrar una palabra que no está incluida en su diccionario, hará una sugerencia, es decir, propondrá palabras de su diccionario similares a la que ha encontrado. Es posible que entre esas palabras se encuentre la que originalmente usted pretendía escribir. Para verificar texto en la hoja de cálculo: Seleccione los elementos en los que desee verificar la ortografía. Si verifica la ortografía en una hoja de cálculo o una hoja de macros y se selecciona sólo una celda individual, se verificará la ortografía de toda la hoja de cálculo incluyendo los gráficos incrustados, los cuadros de texto, notas de celda y botones. Si marca un rango, sólo se revisará este. Haga clic en el botón Ortografía de la ficha Revisar (figura 2.28). Para verificar la ortografía en los gráficos insertados en una hoja deberá seleccionarlos previamente. Figura 2.28. Botón Ortografía en la ficha Revisar Aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía (véase figura 2.29). Cuando Microsoft Excel encuentre una palabra desconocida, usted podrá seleccionar la opción correcta en la lista Sugerencias. Figura 2.29. Cuadro de diálogo y botón Ortografía. Si no se sugieren correcciones y la palabra seleccionada en ese momento es correcta, podrá agregarla al diccionario personal preseleccionado (hacer clic en el botón Opciones para seleccionarlo o crear uno nuevo —por defecto personal.dic—); para ello haga clic en el botón Agregar al diccionario. Cuando Excel presente un mensaje...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.6. Buscar y sustituir datos y formatos de celda |
Las funciones de buscar y reemplazar permiten buscar una cadena de caracteres y, opcionalmente, reemplazarla por otra. Haga clic sobre el botón Buscar y seleccionar de la ficha Inicio y, en el menú desplegable, escoja la opción Buscar o la opción Reemplazar. Con ello se abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, que se muestra en la figura 2.30. Figura 2.30. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En el cuadro de texto Buscar, escriba la información que desea buscar. Puede utilizar un signo de interrogación (?) como comodín de cualquier carácter individual o un asterisco (*) como comodín de cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, ?iménez encuentra «Giménez» y «Jiménez«, y *este encuentra «Nordeste» y «Sudeste«. Haga clic en el botón Opciones para desplegar los parámetros de búsqueda: Según el formato. Para basar las búsquedas en las propiedades de formato de las celdas. Hacer clic en el botón de flecha del botón Formato y seleccionar la opción Elegir formato de celda y, después, hacer clic en una celda que haya aplicado los formatos que desea utilizar en la búsqueda. La opción Borrar formato de búsqueda permite eliminar los criterios de búsqueda anteriores. En el recuadro situado a la izquierda se mostrará uno de los siguientes mensajes: Vista previa. Muestra una vista previa de los datos que satisfacen los parámetros especificados mediante el botón Formato. Vista previa* indica que no se puede mostrar una vista previa. Sin formato establecido indica que no se ha especificado ningún parámetro de formato. Dónde realizar la buscar. En el cuadro de lista desplegable Dentro de elegir la opción Hoja para restringir la búsqueda...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Copiar un rango de datos consiste en copiar, sin modificarlos, los datos de un rango origen en un rango destino incluyendo las fórmulas. Al copiar un rango de celdas ha de realizarse con precaución dado que borra el contenido de las celdas, si existiera, en las que se realiza la copia. Existen varios procedimientos para realizar esta operación: 2.7.1. Arrastrando por selección 2.7.2. Utilizando el comando Copiar 2.7.3. Copiar contenido, resultado o efectuar cálculos al copiar 2.7.4. Utilizando el ratón 2.7.5. Transponiendo los...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Seleccione las celdas que desee copiar. Coloque el puntero del ratón en el borde del rango seleccionado (este cambiará y adquirirá la forma de una cruceta, es decir, dos flechitas perpendiculares entre sí). Pulse la tecla CONTROL y, sin soltar el ratón, arrastre la selección a la nueva celda o área de celdas en las se deseen copiar (verá al puntero del ratón se le añade un signo más «+«). Una vez colocado en el área destino, suelte el ratón....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Seleccione las celdas que desee copiar. Haga clic en el botón Copiar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Portapapeles, véase figura 2.33); observar que el borde de la celda o rango de celdas se vuelve intermitente y, en la barra de estado, Excel le muestra los pasos a seguir para terminar la operación. Figura 2.33. Botones Copiar, Cortar y Pegar de la ficha Inicio. Sitúese en la celda superior izquierda donde se desee copiar el dato. Selecciónela haciendo clic sobre ella. Haga clic sobre el botón Pegar de la ficha Inicio (grupo de herramientas Portapapeles, véase figura 2.33)....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
En vez de copiar todos los componentes de una celda (contenido, formato, comentario, validación…), podrá elegir copiar un determinado elemento; por ejemplo, copiar el valor que resulta de una fórmula sin copiar la fórmula (Valores) o la operación que desee efectuar (Sumar, Restar, Multiplicar o Dividir). Para ello deberá seleccionar el comando Pegado especial haciendo clic sobre la flechita del botón Pegar y, a continuación, elegir la opción deseada en el cuadro de diálogo Pegado especial que aparecerá (véase figura 2.34). Figura 2.34. Cuadro de diálogo Pegado especial. Podrá repetir el proceso Pegar tantas veces como desee. Pulse la tecla ESC para eliminar el borde intermitente del rango origen cuando haya terminado de copiar....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Cuando las celdas de destino sean contiguas a la celda original, el procedimiento resulta aún más sencillo. Seleccione la celda o rango de celdas cuyo contenido desee copiar. Señale con el ratón el cuadrito que aparece en la parte inferior derecha de la celda; es el llamado cuadro de relleno (véase figura 2.35). Figura 2.35. Detalle del cuadro de relleno en un rango de celdas...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.7. Copiar un rango |
Transponer datos es cambiar filas por columnas y viceversa. Para hacerlo puede seguir el procedimiento que se explica a continuación: Seleccione los datos que desea transponer. Cópielos haciendo clic en el botón Copiar de la ficha Inicio. Haga clic en la flecha situada bajo el botón Pegar y, en el menú desplegable, escoja el icono Transponer (véase figura 2.36). Figura 2.36. Menú desplegable Pegar y opción Transponer....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.8. Mover un rango |
Mover traslada de lugar el contenido de una celda o rango de celdas. Desaparece el contenido del origen y se traslada al destino. Ha de utilizarse con precaución, dado que si las celdas de destino poseen contenido, este se borrará. Excel ajusta automáticamente las referencias de las fórmulas a la nueva posición....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.8. Mover un rango |
Seleccione las celdas cuyo contenido se desee mover. Sitúe el puntero del ratón en el borde de la celda (éste cambiará a tipo flecha). Pulse la tecla MAYÚSCULAS y, sin soltar el ratón, arrastrar la selección a la nueva área o celda donde se quieran dejar. Una vez situado en el área, suelte el ratón....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.8. Mover un rango |
Seleccione las celdas cuyo contenido se desee mover. Haga clic sobre el botón Cortar de la ficha Inicio (véase figura 2.33); al hacerlo aparecerá un borde en movimiento alrededor de la selección. Sitúese en la celda superior izquierda del área de destino de las celdas seleccionadas.. Haga clic sobre el botón Pegar de la ficha Inicio. Repita el proceso tantas veces como sea necesario. Pulse la tecla ESC para eliminar el borde intermitente. Tenga en cuenta que: Conviene que consulte el Capítulo 3 para saber cómo se comporta una fórmuladependiendo el tipo de direccionamiento cuando se copia o mueve a otra...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
El Portapapeles permite copiar hasta 24 elementos de información a la vez y almacenarlos en el panel de tareas Portapapeles; si copia 25 elementos, se elimina el primero que entró en el Portapapeles de Office. El Panel de Tareas muestra una representación visual de los datos copiados para que pueda distinguir los diversos objetos almacenados en él (véase figura 2.37). Figura 2.37 Panel de tareas Portapapeles...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
Para visualizar el panel de tareas Portapapeles de Microsoft Office deberá hacer clic en la flechita de la esquina inferior derecha en el grupo de herramientas Portapapeles, en la ficha Inicio (véase figura 2.33). En el panel de tareas del Portapapeles de Office, haga clic en el botón de flecha del la lista desplegable Opciones. Especifique las opciones que desee: Opción Descripción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office Aparecerá automáticamente el Portapapeles de Microsoft Office al copiar elementos. Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Se copiarán automáticamente elementos en el Portapapeles de Office sin mostrarlo. Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Muestra el icono Portapapeles de Office en el área de estado de la barra de tareas del sistema cuando el Portapapeles de Office está activo. Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar Muestra un mensaje indicando los elementos reunidos al copiar elementos en el Portapapeles de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
Para pegar los elementos que se hayan almacenado en el Portapapeles de Office mediante las herramientas Copiar o Mover. En un programa de Microsoft Office como Microsoft Excel, hacer clic en el lugar donde desee pegar los elementos. En el panel de tareas Portapapeles (véase figura 2.37): Haga clic en el icono correspondiente al elemento que desee pegar en el panel de tareas Portapapeles. El botón Pegar de la ficha Inicio pega sólo el último elemento copiado. Haga clic en el botón Pegar todo, situado en el área superior del Panel de tareas Portapapeles, para pega todos los elementos almacenados en el Portapapeles de Office en la posición del punto de inserción....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.9. Portapapeles de Office |
Abra el panel de tareas Portapapeles de Office de la forma que se ha descrito en el epígrafe 2.9.1. Siga uno de estos procedimientos: Para borrar un elemento, hacer clic en la flecha situada junto al elemento que desee eliminar y, a continuación, haga clic sobre el Eliminar (véase figura 2.38). Para borrar todos los elementos, hacer clic en el botón Borrar todo, situado en la parte superior del panel de tareas. Figura 2.38. Eliminación de un elemento del portapapeles. Tenga en cuenta que: El Portapapeles de Office está relacionado con el Portapapeles del sistema como se indica a continuación: Al copiar varios elementos en el Portapapeles de Office, el último elemento se copia siempre en el Portapapeles del sistema. Al borrar el Portapapeles de Office, también se borra el Portapapeles del sistema. Cuando se utiliza el comando Pegar, el botón Pegar o la combinación de teclas CTRL+V, se pega el contenido del Portapapeles del sistema y no el del Portapapeles de...
