by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
En alguna ocasión puede ser necesario utilizar información, en Microsoft Excel, cuyo origen sea una fuente externa. Dicha información deberá estar en formato de texto, en formato de base de datos Access, SQL Server o de cualquier otro del que se disponga el controlador ODBC y de otras aplicaciones o versiones cuyo listado muestra el cuadro de lista desplegable Tipos de archivo del cuadro de diálogo Abrir (comando Abrir del menú Archivo) o en el grupo de herramientas Obtener datos externos de la ficha Datos (véase figura 9.1). Figura 9.1. Grupo de herramientas Obtener datos externos (ficha Datos). Una de las ventajas de conectarse con datos externos o importarlos es que se pueden analizar periódicamente dichos datos con Excel sin tener que copiar y pegar reiteradamente dichos datos. La importación de datos desde las diversas fuentes que admite Excel establece una conexión de datoscon dicha fuente, una conexión que permite actualizar los datos automáticamente de modo periódico o cuando el usuario lo solicite. Por defecto, cuando se abre un archivo con vínculos externos, se avisa al usuario de que «Se han deshabilitado las conexiones de datos» y se ofrece la posibilidad de habilitarlas para vincular nuevamente el contenido. Se puede modificar este comportamiento (por ejemplo, permitiendo la actualización automática de todos los libros con contenido externo) mediante la configuración del Centro de confianza de Excel, en las Opciones del programa (menú Archivo)....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Para importar datos desde una base de datos de Access seguiremos el procedimiento que se explica a continuación: Haga clic en el botón Desde Access en la ficha Datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de origen de datos, seleccione el archivo de Access del que desee importar los datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla (figura 9.2), elija la tabla o consulta del archivo de base de datos que desea importar a la hoja de cálculo. Figura 9.2. Cuadro de diálogo Importar tabla. Una vez seleccionada la tabla o consulta que actuará como origen de datos, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo con el título Importar datos (véase figura 9.3). En él podrá especificar si desea importar los datos como tabla, como tabla dinámica o como gráfico dinámico. Asimismo, podrá señalar si quiere importarlos en la hoja actual (especificando el punto inserción de los mismos) o en una nueva hoja. Figura 9.3. Cuadro de diálogo Importar datos. Haciendo clic en el botón Propiedades podrá visualizar y determinar, a través del correspondiente cuadro de diálogo (véase figura 9.4), las propiedades de la conexión de datos, especificando, por ejemplo la frecuencia de actualización de la hoja a partir de los datos de la base de datos. Haga clic en el botón Aceptar una vez especificadas dichas propiedades. Figura 9.4. Cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Importar datos para proceder a la importación de los...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Haga clic en la celda de la hoja de cálculo a partir de cual desea situar los datos del archivo de texto. Para evitar que los nuevos datos reemplacen a los datos existentes, asegúrese de que la hoja no contiene datos debajo ni a la derecha de la celda seleccionada. Haga clic en el botón Desde texto de la ficha Datos (grupo de herramientas Obtener datos externos). En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, elija el archivo que desee importar. En la lista Buscar en, seleccionar la ubicación en la que el archivo de texto que desee importar ha sido guardado y, a continuación, hacer doble clic sobre él. Para especificar cómo desea dividir el texto en columnas, seguir las instrucciones del Asistente para importar texto. En el paso 1 del Asistente (véase figura 9.5), se elegirá si los datos del archivo son de tipo Delimitados (separados por tabulaciones o comas) o de tipo De ancho fijo (cada dato ocupa una «columna» en el archivo de texto y el espacio sobrante de cada columna se rellena con espacios). Figura 9.5. Asistente para importar texto. Paso 1 de 3. En el campo Origen del archivo especificaremos la codificación de los caracteres del mismo. Excel nos muestra en el Asistente una previsualización del archivo atendiendo a la codificación seleccionada, que nos permitirá comprobar si la codificación elegida es la correcta o, en caso contrario, modificarla. Haga clic en el botón Siguiente. En el paso 2 del Asistente, si el archivo es de tipo Delimitado, estableceremos el carácter separador de los datos (figura 9.6); si se ha elegido un archivo...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Excel permite actualizar automáticamente a partir de la base de datos de origen inicial cuando se actualice la base de datos con información nueva. Active una de las celdas con datos importados. En el grupo de herramientas Conexiones de la ficha Datos, despliegue el menú Actualizar haciendo clic sobre la flechita situada debajo del botón (véase figura 9.11). Figura 9.11. Menú Actualizar en la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Por último, haciendo clic sobre el botón Conexiones se abrirá el cuadro de diálogo Conexiones del libro (figura 9.13), que mostrará las conexiones (importaciones) de datos que se han establecido en el libro actual. Mediante este cuadro puede actualizar los datos de una conexión existente seleccionándola de la lista y haciendo clic en el botón Actualizar del cuadro. Figura 9.12. Cuadro de diálogo Conexiones del libro. NOTA Excel guarda las contraseñas sin cifrar. Microsoft Excel solicitará la contraseña sólo la primera vez que el rango de datos externos se actualiza en cada sesión de Excel. En posteriores ocasiones, al iniciar Excel, le solicitará la contraseña de nuevo si abre el libro que contiene la consulta y hace clic en Actualizar...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
Active una de las celdas con datos importados. Haga clic sobre el botón Propiedades de la ficha Datos (grupo de herramientas Conexiones). Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de datos externos. Figura 9.13. Cuadro de diálogo Propiedades de los datos externos. Para mantener el formato de las celdas al actualizar un rango de datos externos seguir uno de estos procedimientos o ambos: Si desea conservar el formato de celdas aplicado, activar la casilla de verificación Mantener el formato de las celdas en la sección Diseño y formato de datos. Si desea conservar los anchos de columna establecidos, desactivar la casilla de verificación Ajustar el ancho de columna en la sección Diseño y formato de datos. Haga clic sobre el botón Propiedades de conexión del mencionado cuadro de diálogo (recuadrado en la figura 9.13) para acceder al cuadro de diálogo Propiedades de conexión. En este cuadro de diálogo podrá modificar el nombre de la conexión o rango de datos externos. Si desea actualizar los datos automáticamente cuando se abre un libro, configuraremos una o varias de las siguientes opciones en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Active la casilla de verificación Actualizar al abrir archivo. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especificar el número de minutos entre cada actualización. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla de verificación Quitar los datos de la hoja de cálculo antes de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 9.1. Importar datos |
XML (eXtensible Markup Language o Lenguaje de Marcas Extensible) es un meta-lenguaje de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). Su aspecto es similar al HTML, pero su gran versatilidad y extensión para el intercambio de datos viene dado por su carácter extensible. XML permite que definamos nuestras propias etiquetas para albergar la información de una base de datos. El formato, que se almacena en texto plano, se emplea cada vez con más frecuencia en el intercambio de información entre aplicaciones y plataformas. De hecho, los formatos nativos de las aplicaciones de Microsoft Office, a partir de la versión 2007, son en realidad archivos XML comprimidos en formato ZIP. Excel, cuando lee un fichero .xlsx, lo descomprime, lee e interpreta sus contenidos y nos muestra el libro de cálculo con todas las características de las que disponga. Y ocurre exactamente a la inversa cuando guardamos un libro en el formato nativo de Excel 2010. Para el intercambio con otras aplicaciones, puede ser necesario abrir documentos XML o guardar una hoja de cálculo en dicho formato. Un ejemplo de documento XML bien formado (aquellos que cumplen con las definiciones básicas de formato), en este caso orientado al almacenamiento de un catálogo de CDs de música, sería el siguiente: <?xml version=»1.0″ encoding=»ISO-8859-1″?> <CATALOG> <CD> <TITLE>Empire Burlesque</TITLE> <ARTIST>Bob Dylan</ARTIST> <COUNTRY>USA</COUNTRY> <COMPANY>Columbia</COMPANY> <PRICE>10.90</PRICE> <YEAR>1985</YEAR> </CD> <CD> <TITLE>Hide your heart</TITLE> <ARTIST>Bonnie Tyler</ARTIST> <COUNTRY>UK</COUNTRY> <COMPANY>CBS Records</COMPANY> <PRICE>9.90</PRICE> <YEAR>1988</YEAR> </CD> </CATALOG> Al abrir el documento catalogo.xml en Excel, la aplicación reconoce el formato XML y nos muestra el cuadro de diálogo Open XML (figura 9.14). Abriremos el documento como tabla XML. Figura 9.14....
