by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2. Compartir un libro |
Un libro compartido permite que varias personas puedan verlo y modificarlo simultáneamente; pudiendo configurar el autor el periodo de tiempo en el que permitirá realizar modificaciones. Antes de compartir un libro debe de tener en cuenta que no podrá utilizar algunas de la funcionalidades de Microsoft Excel. Las funciones que no se pueden modificar después de compartir el libro son: Celdas combinadas. Formatos condicionales. Validación de datos. Gráficos, imágenes y objetos (incluidos los de dibujo). Hipervínculos. Escenarios, esquemas, subtotales y tablas de datos. Tabla dinámica. Protección de libros y de hojas de cálculo....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2. Compartir un libro |
Al crear un libro compartido Excel crea un historial de cambios con información sobre los cambios realizados en sesiones de trabajo anteriores por todos los usuarios. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado. Cree o abra el libro que necesite compartir con otros usuarios, con los datos que les desee proporcionar. Guarde el libro. Elija el comando Guardar como del menú Archivo y a continuación, seleccionar una ubicación de la red a la que los demás usuarios tengan acceso. Deberá utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor Web. Elija el comando Compartir libro de la ficha Revisar y, a continuación, haga clic en la pestaña Modificación. Active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez (véase figura 8.10). Figura 8.10. Compartir un libro Haga clic en el botón Aceptar. Excel solicitará guardar el libro. Haga clic en el botón Aceptar. RECUERDE Dado que algunas funciones de Microsoft Excel se pueden consultar o utilizar pero no modificar una vez que el libro esté compartido, defínalas antes de...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
En un libro compartido, pueden introducirse y modificarse los datos del mismo modo que en un libro normal. Sin embargo, hay algunas tareas añadidas: al guardar un libro compartido, se actualizan los cambios que los demás usuarios hayan guardado desde la última vez que se guardó el libro. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Microsoft Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no para rastrear, aceptar o rechazar los cambios realizados en un libro....
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
Haga clic en el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, haga clic en la pestaña Modificación. La lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro (véase figura 8.10) muestra un listado de todos los usuarios que están trabajando con el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
Microsoft Excel registra automáticamente los detalles acerca de los cambios realizados en un libro compartido siempre que se guarda el libro. Puede utilizar este registro para comprobar qué cambios se han realizado y aceptar o rechazar las revisiones realizas por otros usuarios. Haga clic en el botón Control de cambios de la ficha Revisión. Elija el comando Resaltar cambios (véase figura 8.11). Si la casilla de verificación Efectuar control de cambios al modificar no está activada, Microsoft Excel no habrá guardado ningún historial de cambios para el libro. Elija los cambios que desee ver (véase figura 8.12): Figura 8.11. Grupo de herramientas Cambios (ficha Revisión). Menú Control de cambios. Figura 8.12. Consultar los cambios realizados por los distintos usuarios. Todos los cambios controlados. Active la casilla de verificación Cuándo y; a continuación, desactive las casillas de verificación Quién y Dónde. Cambios efectuados después de una fecha determinada. Active la casilla de verificación Cuándo y, después, elija la opción Desde la fecha en la lista desplegable situada a la derecha. Escriba la fecha desde la que desee ver cambios. Cambios realizados por un usuario concreto. Active la casilla de verificación Quién y, a continuación, haga clic en el usuario cuyos cambios desee ver. Cambios realizados en un rango de celdas específico. Active la casilla de verificación Dónde y, a continuación, introduzca la dirección que ocupa el rango o seleccionar un rango en la hoja de cálculo. Seleccione cómo desea ver los cambios: Resaltados en la hoja de cálculo. Active la casilla de verificación Resaltar cambios en pantalla. Para ver los detalles correspondientes a un cambio, sitúe el puntero del ratón...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.2. Gestionar un libro compartido |
El historial se conserva sólo durante el intervalo definido. Por omisión, el historial se conserva durante 30 días. Este límite hace que el tamaño de los libros sea razonable. Puede aumentar o reducir el número de días que se guardará el historial con los cambios realizados. Haga clic sobre el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación. Si fuera necesario, active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Haga clic en la ficha Uso avanzado. En el área Control de cambios (véase figura 8.13), haga clic en el botón de opción Guardar historial de cambios durante y escribir el número de días, en el cuadro de texto días situado a su derecha, que desee mantener el historial de los cambios realizados o hacer clic en los botones de incremento. Asegúrese de escribir un número de días suficientemente grande, ya que Microsoft Excel borra de forma permanente del historial los cambios que se remonten a una fecha anterior a la que ese número de días indica. Figura 8.13. Activar el registro de los cambios que se hagan en un libro compartido. Haga clic en el botón Aceptar y, si Excel lo solicita que guarde el archivo, haga nuevamente clic en el botón Aceptar. RECUERDE Al activar el control de cambios también se está compartiendo el...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.3. Resolver conflictos |
Al guardar los cambios realizados en un libro compartido, puede que otra persona esté guardando modificaciones realizadas en las mismas celdas. En ese caso, los cambios entrarán en conflicto y Microsoft Excel mostrará el cuadro de diálogo Resolución de conflictos a uno de los usuarios, en el que se podrá decidir qué cambios desea conservar. Todos los usuarios que estén modificando un libro compartido tienen la misma autoridad para decidir qué cambios se conservarán y cuáles se rechazarán. El último usuario que guarde un cambio en conflicto recibirá el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información del cambio realizado y los cambios conflictivos realizados por otros usuarios. Si desea mantener el cambio actual que ha realizado, elija la opción Aceptar los míos o la opción Aceptar otros para mantener el de otra persona e ir al siguiente cambio conflictivo. Para conservar todos los cambios que ha realizado elegir la opción Aceptar todos los míos o la opción Aceptar todos los otros para mantener los que han realizado los demás...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.3. Resolver conflictos |
Para que los cambios que ha realizado prevalezcan sobre todos los que realicen los demás usuarios y no se muestre el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, deberá desactivar esta función. Seleccione el comando Compartir libro de la ficha Revisión y, a continuación, hacer clic en la pestaña Uso avanzado (véase figura 8.13). Haga clic en el botón de opción Prevalecen los cambios guardados. Haga clic en el botón Aceptar. NOTA Para ver cómo ha resuelto personalmente conflictos anteriores o cómo lo han hecho otros, consulte esta información en las columnas Tipo de acción y Perdiendo acción en la hoja de cálculo Historial. Los cambios conflictivos que se han mantenido tienen la palabra «Prevalece» en la columna Tipo de acción. Los números de fila en la columna Perdiendo acción identifican las filas con información acerca de los cambios conflictivos que no se mantuvieron, incluidos los datos...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.4. Dejar de compartir un libro |
Tenga en cuenta que cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial con las modificaciones realizadas. Si desea conservar una copia de esta información, puede imprimir la hoja de cálculo Historial o copiarla en otro libro. Indique a todos los demás usuarios que guarden y cierren el libro compartido. Si otros usuarios están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no hayan guardado. Seleccione el comando Compartir libro de la pestaña Revisión y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación. Si Excel pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, hacer clic en...
by paraninfo | Oct 22, 2014 | 8.2.4. Dejar de compartir un libro |
Excel guarda una vista personalizada del libro compartido que incluye, por ejemplo, la hoja de cálculo que ha mostrado y el zoom aplicado. De forma predeterminada, la vista incluye todos los filtros y la configuración de impresión aplicados; también puede especificar que desea utilizar el filtro y la configuración de impresión originales. Cada vez que se abre el libro compartido, Excel lo muestra con la vista de los usuarios, de modo que cada uno de ellos puede disponer de su propia configuración. ...
