by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
La forma de introducir información en una celda de la hoja es tan simple como: Seleccionar la celda (situar el puntero del ratón en la celda y hacer clic). Escribir la información....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Los datos se almacenan en las celdas teniendo en cuenta que su anchura, no puede exceder de 255 caracteres y que una celda sólo puede almacenar un dato tipo de datos a la vez. Excel admite los siguientes tipos de datos: Texto. Números. Fechas/Horas. Fórmulas....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Excel considera texto los datos que incluyan cualquier carácter, con un máximo de 32.767 caracteres. Solo se muestran 1.024 en una celda; los 32.767 caracteres se muestran en la barra de fórmula. Si un número queremos considerarlo como un texto (número no operable), deberemos introducirlo con una comilla ( ‘ ) delante. Si queremos introducir un texto en una fórmula deberemos introducirlo entre comillas («). El texto aparece en las celdas, por defecto, alineado a la izquierda. Si desea que aparezca centrado o alineado a la derecha, puede hacer clic en el icono correspondiente de la barra de herramientas Formato o darle forma, como veremos en el Capítulo 4. Texto sería, por ejemplo: «Base Imponible«, «Compras del año 2011«....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
Son todos los dígitos del 0 al 9 y caracteres especiales como + – ( ) , / $ % . E e Excel ignora el signo más (+) delante de un número, mientras será obligatorio poner el signo menos (–) delante de un número si éste es negativo o ponerlo entre paréntesis. A cualquier número introducido se le puede poner el punto de los miles. Entrada en la celda Excel interpreta (22) -22 34 1/4 34,25 25% 0,25 10.000 10.000 5E3 5000...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
En Excel se puede introducir directamente cualquier fecha y hora, y el programa la considerará como tal. Podemos, en la misma celda, introducir un valor de tipo fecha y uno de tipo hora, ambos separados por un espacio en blanco. Excel visualiza las fechas con un formato estándar. Para introducir la fecha 14 de Febrero de 1963 en la hoja podremos escribir 14-2-63 o 14/2/63. Puede insertar la fecha del sistema en una celda utilizando la función HOY() o la función AHORA() que muestra la fecha y la hora del sistema actualizada cada vez que abra el libro. Años de dos dígitos. Si se introduce una fecha en una celda y solamente se introducen dos dígitos para el año, Excel interpretará el año como se indica a continuación: Si se introducen valores desde el 00 hasta el 29 para indicar el año, Excel interpretará el año desde el 2000 hasta el 2029. Por ejemplo, si se escribe 14/02/03, Excel interpretará que la fecha introducida es 14 de febrero del 2003. Si se introducen valores desde el 30 hasta el 99 para el año, Excel interpretará el año desde el 1930 hasta 1999. Por ejemplo, si se escribe 31/8/95, Excel supondrá que la fecha es 31 de agosto de 1995. Tenga en cuenta que De forma predeterminada, cuando se escriben fechas en una hoja de cálculo, se aplica a las fechas un formato para mostrar años de dos dígitos. También puede utilizar el Panel de control de Windows para cambiar el formato de fecha predeterminado para mostrar años de cuatro dígitos en vez de años de dos dígitos. La hora...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.1. Tipos de datos |
En Microsoft Excel para Windows, los días se numeran a partir del comienzo del siglo; el número de serie de fecha 1 corresponde a la fecha 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Apple Macintosh, por el contrario, utiliza el sistema de fecha 1904; el número de serie de fecha 1 corresponde al 2 de enero de 1904. Para modificar el sistema de fecha empleado en los cálculos se sigue el procedimiento que se enumera a continuación: Elegir el comando Opciones de Excel del menú Archivo y, a continuación, hacer clic sobre la ficha Avanzadas. Desplazarse hacia abajo con la barra de desplazamiento lateral hasta las opciones «Al calcular este libro» (véase figura 2.2). Activar la casilla de verificación Sistema de fechas 1904. Es preciso utilizar el sistema de fechas 1904 para un libro si va a emplearlo con otros libros que usen ese sistema de fechas. Ejemplos: Presentación en la hoja Formato 10/10/90 dd/mm/aa 10-Mar-91 dd-mmm-aa 10-Mar d-mmm 10:10 h:mm 10:30:10 h:mm:ss Figura 2.2. Cambiar el formato de fecha en las opciones de Excel...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Al escribir en una celda que ya tiene datos, estos se eliminan, sustituyéndose por los nuevos. Tenga precaución y colóquese en la celda correspondiente antes de introducir datos. Seleccione la celda en la que desee introducir texto o números. Escriba el texto o los números. Los datos que se escriben aparecen en la barra de fórmulas y en la celda activa. Haga clic en el botón Introducir en la Barra de fórmulas (véase figura 2.3) o pulsar la tecla ENTRAR. Haga clic en el botón Cancelar en la Barra de fórmulas o pulsar la tecla ESC para borrar los datos de la barra de fórmulas y la celda actual. Figura 2.3. Barra de fórmulas. Recuerde Para introducir un número o fórmula como texto, escriba una comilla simple ( ‘ ) antes de la entrada o aplicar formato de texto si se van a compartir con otras aplicaciones. Al introducir un número con una longitud superior a la celda Excel nos lo mostrará en formato científico (1,2 E3+3). Si selecciona un formato numérico de los preestablecidos por el programa o personalizado por el usuario y la celda se rellenará con los signos #######, cuando el nuevo formato excede el ancho de la celda. Para ver en la celda el contenido tal y como lo hemos escrito, deberá ampliar el ancho de la columna. Los números por defecto se alinearán a la derecha. Si se introducen datos de tipo texto se alinearán a la izquierda de la celda. Cuando la longitud de un dato alfanumérico (texto), es superior al ancho de la celda en la que está escrito, mientras no...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Por omisión Excel escribe el texto en una línea. Aunque el texto tenga más longitud que el ancho de la celda, podrá verlo si las celdas de la derecha están vacías. Para ver el texto completo e imprimirlo, podrá indicar a Excel que lo introduzca en varias líneas dentro de una celda o ampliar el ancho de la columna (consúltese el capítulo 4). Sitúese en la celda deseada. Haga clic sobre la opción Ajustar texto de la ficha Inicio, en el grupo Alineación (véase figura 2.4). Figura 2.4. Grupo de herramientas Alineación de la ficha Inicio....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con una entrada ya existente en esa columna, Microsoft Excel llenará automáticamente el resto de la entrada. Para aceptar la entrada propuesta se pulsa la tecla ENTRAR. Para activar o desactivar esta opción: Acuda al menú Archivo y las Opciones de Excel. Active o desactive la casilla Habilitar autocomplementar para valores de celda situada en la pestaña Avanzadas y el grupo «Opciones de edición» (véase figura 2.5). Figura 2.5. Habilitar y deshabilitar autocompletar para valores de celda....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para introducir un mismo valor en un rango de celdas empleamos el siguiente procedimiento: Seleccione el rango donde se quiere introducir el dato. Escriba el dato en la primera celda activa, manteniendo activa la selección efectuada en el punto anterior. Pulse la combinación de teclas CONTROL + ENTRAR y se llenará automáticamente el rango....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para insertar símbolos no incluidos en el teclado en una celda vacía o entre texto: Haga clic sobre el botón Símbolos situado en el extremo derecho de la ficha Insertar (véase figura 2.6). Con ello se abrirá el cuadro de diálogo Símbolos (figura 2.7). En la lista desplegable Fuente, elija la fuente que contenga el carácter que desee insertar. Seleccione el carácter que desee insertar. Puede desplazarse verticalmente por la tabla de caracteres especiales de los que dispone la fuente o seleccionar un determinado subconjunto de caracteres (por ejemplo, «Caracteres griegos y coptos», «Cirílico», «Operadores matemáticos», etc.). Haga clic en el botón Insertar. Haga clic en el botón Cerrar. Figura 2.6. Barra de herramientas Insertar, con el botón Símbolos recuadrado Figura 2.7. Cuadro de diálogo Símbolos. Recuerde Para introducir cualquier tipo de dato en una celda podrá utilizar: El botón Introducir (ü) para introducir el dato y dejar como celda activa la celda que lo ha recibido. La tecla ENTRAR para introducir el dato en la celda seleccionada y dejar como celda activa la situada por debajo. Pulsar una de las teclas de dirección FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, FLECHA DERECHA Y FLECHA IZQUIERDA para introducir el dato y dejar como celda activa la celda contigua en la dirección de la tecla de flecha pulsada. Para introducir referencias a celdas (posición de la celda dentro de la hoja de cálculo) en un cuadro de diálogo, hacer clic en el botón situado a la izquierda del elemento en que deba especificarla (véase figura 2.8) para contraer temporalmente el cuadro de diálogo. Seleccionar las celdas en la hoja de cálculo y después...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Distinguiremos dos situaciones para corregir el contenido de una celda: A. Antes de pasar el contenido a la celda (al escribirla) Cuando selecciona una celda y comienza a escribir su contenido, lo que escriba se muestra en la celda y en la barra de fórmulas. Pulse la tecla RETROCESO para eliminar caracteres a la izquierda del punto de inserción o seleccionar el texto que se desee eliminar en la Barra de fórmulas y, después, pulse la tecla SUPR o RETROCESO para borrar el texto seleccionado. B. Si el dato a corregir está previamente escrito Haga clic en la celda que contiene los datos que desee editar. También pueden usar las TECLAS DE DIRECCIÓN para seleccionar la celda. Para editar la celda: Haga clic para colocar el punto de inserción en la barra de fórmulas. También puede pulsar la tecla F2 o hacer doble clic en la celda para activarla. Use las TECLAS DE DIRECCIÓN para situar el punto de inserción y realizar el cambio que se desee. Para eliminar Pulsar la tecla El carácter a la derecha SUPR Hasta el final de la línea CTRL+SUPR El carácter a la izquierda RETROCESO Para introducir los cambios en la celda, haga clic en el botón Introducir de la Barra de fórmulas o pulsar la tecla ENTRAR y para cancelar la edición haga clic en el botón Cancelar de la Barra de fórmulas o pulse la tecla ESC....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Cuando necesitemos eliminar el contenido ya introducido de una celda o rango de celdas, daremos los pasos siguientes: Seleccione la celda o rango (para conocer cómo hacerlo consultar el punto 2.4 Selección de celdas) del que deseamos borrar su contenido. Haga clic sobre la función Borrar en la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar). En el menú que se despliega (figura 2.9), elegir la opción requerida: Borrar todo borra contenido, formato y notas de celdas seleccionadas. Borrar formatos borra sólo el formato (por ejemplo, color de fondo, borde, símbolo monetario, etc.). Borrar contenido borra el contenido sin modificar el formato o las notas. Borrar comentarios borra las notas seleccionadas, no borramos el contenido de las celdas. Borrar hipervínculos borra los hipervínculos contenidos en las celdas. Un método abreviado para borrar el contenido de las celdas será pulsar la tecla SUPR o hacer clic en el botón derecho del ratón y en el menú Contextual seleccionar Borrar contenido. Figura 2.9. Menú Borrar. Borrar datos de celdas arrastrando Para borrar sólo datos, arrastrar hacia arriba el controlador de relleno (el cuadrado negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la selección) hasta que toda la selección cambie a gris y luego suelte el botón del ratón. Para borrar datos y formatos, pulse la tecla CONTROL y arrastre hacia arriba el cuadro de llenado hasta que toda la selección cambie a gris y luego suelte el botón del ratón. Deshacer y Rehacer La función Deshacer de la barra de acceso rápido (véase figura 2.10) deshace el efecto del último comando ejecutado, restableciendo la situación anterior. Para deshacer múltiples acciones de...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Dentro de una hoja de cálculo se pueden añadir imágenes como fotografías digitalizadas, logotipo o elementos decorativos, creados con otras aplicaciones, que permitan realzar las hojas de cálculo. Haga clic sobre el botón Imagen de la ficha Insertar (figura 2.11). En el cuadro de diálogo Insertar imagen que aparecerá, si es necesario, elija la carpeta que contenga el archivo de imagen que se desea insertar y después haga doble clic en el nombre del archivo de imagen. Figura 2.11. Botón de inserción de imagen (desde archivo), en la ficha Insertar. Figura 2.12. Imagen insertada en una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que: Puede borrar la imagen seleccionándola y después pulsando la tecla SUPR....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
La ficha Insertar proporciona una serie de funciones que permiten realzar una hoja de cálculo. Los botones con un triángulo muestran un menú de opciones (véase figura 2.13). Figura 2.13. Ficha Insertar con el menú Formas desplegado. Cuando se inserta más de un objeto gráfico, podrán ser agrupados y trabajar con ellos como si fueran uno solo; selecciónelos y, a continuación, elija el comando Agrupar del menú Contextual....
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
WordArt es una herramienta que permite manipular texto (palabras o frases) como si fuera una imagen, dándole efectos especiales, como rotaciones, sombreados, etc. Los efectos conseguidos con WordArt pueden resaltar el contenido de una hoja de cálculo. Es posible crear estos efectos directamente en el programa insertando objetos de dibujo de WordArt utilizando el botón WordArt de la ficha Insertar. Insertar un objeto de dibujo de WordArt Haga clic sobre el botón WordArt en la ficha Insertar (véase figura 2.14). Figura 2.14. Botón WordArt en la ficha Insertar y lista de estilos desplegada. Aparecerá la lista de estilo de WordArt. Hacer clic en uno de los estilos de objeto de dibujo disponibles. En la hoja de cálculo aparecerá un nuevo objeto de imagen en el que podrá escribir el texto que desee (figura 2.15). Figura 2.15. Objeto de texto, grupo de herramientas Estilos de WordArt y acceso al cuadro de diálogo de WordArt. En la ficha Formato (Herramientas de Dibujo), en el grupo de botones Estilos de WordArt, podrá modificar el estilo y diversos parámetros (relleno, contorno, efectos) a la imagen de texto que ha creado. Esta ficha se mantendrá activa siempre que el objeto de WordArt esté seleccionado. Al hacer clic sobre la flechita situada en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas (véase figura 2.15), accederá al cuadro de diálogo Formato de efectos de texto (figura 2.16), en el que podrá proporcionar efectos 3D, reflejos o efectos de iluminación, entre otros. Figura 2.16. Cuadro de diálogo Formato de efectos de texto. Modificar efectos de texto Para añadir o cambiar efectos de texto puede utilizar los botones...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1.10. Insertar Objetos gráficos |
Si desea resaltar un elemento, puede señalarlo con una flecha insertando un objeto gráfico. Los objetos se pueden mover, cambiar de tamaño y asignarles un formato determinado. Los elementos de diseño que se describen podrá insertarlos en cualquier posición de una diapositiva. Para dibujar de forma sencilla siga las siguientes indicaciones. En la ficha Insertar, haga clic sobre el botón Formas. Con ello se desplegará el menú de selección de forma, que puede ver en la figura 2.13. En dicho menú puede escoger la forma que desee entre las diversas categorías mostradas; en la parte superior del menú aparecen las formas que se han empleado recientemente, y a continuación los grupos Líneas, Rectángulos, Formas Básicas, Flechas de bloque, etc. Una vez seleccionada la forma, puede insertarla en la hoja de cálculo de dos modos: Haciendo clic en cualquier punto de la hoja, en cuyo caso la forma se insertará en ese punto con un tamaño estándar. Trazando un rectángulo (manteniendo el botón del ratón pulsado y «dibujándolo» en la hoja) en la posición y con el tamaño deseados, en cuyo caso la forma se ubicará en el interior de dicho rectángulo. Después de dibujar la forma y mientras esta esté seleccionada estará activa la ficha Formato (Herramientas de dibujo), en la que dispone de una serie de botones para modificar el estilo, parámetros de formato y efectos de la forma que ha insertado (véase figura 2.18). Figura 2.18. Botones de modificación de forma en la ficha Formato. En el menú Contextual podrá escoger el comando Tipos de conectores, que le permite determinar si la flecha es una línea recta...
by paraninfo | Oct 21, 2014 | 2.1. Introducir y modificar datos en una celda |
Para mover, eliminar o modificar el tamaño a una imagen u objeto gráfico, debemos en primer lugar seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Para mover el objeto gráfico, haga clic en el elemento y arrástrelo hasta la posición que desee. Para modificar su tamaño (véase figura 2.21), sitúe el puntero del ratón sobre uno de los controladores de tamaño (pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de la imagen seleccionada) y, a continuación arrastrar el controlador alejándolo o acercándolo con respecto al centro. Para cambiar el tamaño de modo simétrico —es decir, sin que se desplace el centro de la imagen—, mantenga pulsadas las teclas CTRL y MAYÚS mientras arrastra. Si desea mantener las proporciones de la imagen deberá mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras arrastra el ratón. Figura 2.21. Controles de tamaño y rotación. También es posible modificar el tamaño analíticamente, en lugar de hacerlo gráficamente arrastrando sus controladores de tamaño. Para ello, modifique los valores de altura o anchura en los cuadros del grupo de herramientas Tamaño en la ficha Formato (Herramientas de dibujo). Por defecto, la imagen se mantendrá proporcional o, dicho en otros términos, la relación de aspecto está bloqueada. Puede desbloquearla mediante el cuadro de diálogo Formato de imagen (al que puede acceder haciendo clic en el menú Contextual y en el comando del mismo nombre). Por último, para eliminar una imagen u objeto gráfico, hacer clic en ella para seleccionarla y, después pulsar la tecla...
