En alguna ocasión puede ser necesario utilizar información, en Microsoft Excel, cuyo origen sea una fuente externa. Dicha información deberá estar en formato de texto, en formato de base de datos Access, SQL Server o de cualquier otro del que se disponga el controlador ODBC y de otras aplicaciones o versiones cuyo listado muestra el cuadro de lista desplegable Tipos de archivo del cuadro de diálogo Abrir (comando Abrir del menú Archivo) o en el grupo de herramientas Obtener datos externos de la ficha Datos (véase figura 9.1).

Figura 9.1. Grupo de herramientas Obtener datos externos (ficha Datos).

Una de las ventajas de conectarse con datos externos o importarlos es que se pueden analizar periódicamente dichos datos con Excel sin tener que copiar y pegar reiteradamente dichos datos.

La importación de datos desde las diversas fuentes que admite Excel establece una conexión de datoscon dicha fuente, una conexión que permite actualizar los datos automáticamente de modo periódico o cuando el usuario lo solicite. Por defecto, cuando se abre un archivo con vínculos externos, se avisa al usuario de que «Se han deshabilitado las conexiones de datos» y se ofrece la posibilidad de habilitarlas para vincular nuevamente el contenido. Se puede modificar este comportamiento (por ejemplo, permitiendo la actualización automática de todos los libros con contenido externo) mediante la configuración del Centro de confianza de Excel, en las Opciones del programa (menú Archivo).