Una base de datos es un conjunto de información homogénea organizada de una manera sistemática. Ejemplos típicos de bases de datos son: un listín telefónico, una lista de clientes, lista de alumnos, etc.

Los datos individuales (de un cliente, un alumno) se colocan en cada fila de una tabla; a este conjunto de datos individuales se le denomina registro. Cada registro se estructura en columnas denominadas campos, donde almacenaremos los datos referentes a un «tipo» o «categoría» de información (nombre, apellido, etc.). Así los datos de un registro se refieren sólo a una persona y los datos un campo bajo el nombre Apellidos guardará sólo los apellidos de las diferentes personas.

Un ejemplo de base de datos es la agenda personal de la siguiente tabla:

Las reglas principales para la creación de una base de datos son las siguientes:

• Tamaño de la base de datos. Una base de datos puede contener como máximo 65.536 registros y 256 campos.
  
• Nombres de campo. La longitud máxima de un nombre de campo será de 255 caracteres, aunque es aconsejable que sean lo más cortos posibles y significativos, es decir, que el nombre nos indique qué tipo de datos almacena. Los nombres de campo deben ser de texto.
  
• No puede haber nombres de campo repetidos.
  
• Todas las entradas de un campo (columnas), deben contener el mismo tipo de datos valores, rótulos, etc.
  
• La introducción de datos la podemos realizar en mayúsculas o minúsculas; Excel no diferencia entre ambas.
  
• Cada campo de un registro puede contener texto, números, funciones y fórmulas.
  
• Un registro no puede ocupar más de una línea.
  
• Las entradas en la base de datos se puede formatear de igual forma que una celda de la hoja de cálculo.
  

En una lista de datos o base de datos cada categoría de información se sitúa en una columna que normalmente posee un encabezado que le da nombre.

La primera fila del rango la constituye está formada por los nombres de los campos y, a continuación, todas las demás filas son los registros de datos.

Un filtro permite seleccionar un subconjunto de datos de una lista. Al utilizar el comando Autofiltro, Excel muestra sólo las filas que cumplen una o varias condiciones llamadas Criterios. El comando Autofiltro realiza una filtración rápida, haciendo coincidir el criterio con el contenido de una celda de la lista, o bien, usando criterios sencillos.

La filtración de registros oculta provisionalmente las filas que no cumplen el criterio especificado.

Los trabajos que podrá ejecutar con una lista filtrada son:

• Imprimir con el comando Imprimir del menú Archivo. El comando Imprimir no imprimirá las flechas del Autofiltro.
  
• Las funciones Copiar (grupo Portapapeles), Insertar, Eliminar y Formato (grupo Celdas), de la ficha Inicio, se ejecutan solo con las celdas visibles en la selección.
  
• El botón Autosuma de la ficha Inicio (grupo de herramientas Modificar) calculará el total correspondiente a los datos presentados por el filtro. Excel creará una función SUBTOTALES.
  
• Cuando crea un gráfico a partir de una lista filtrada, Excel tratará solamente los datos presentados.
  
• Cuando ordena una lista filtrada solo se reorganizan las filas presentes. Las filas ocultas no serán desplazadas de sus posiciones originales.
  

Recuerde

Mientras el filtro esté activado, muchos comandos y características de Excel sólo funcionan con las filas visibles. Para saber si está o no en el modo filtración los números indicadores de las filas son azules y la Barra de estado indicará el número de registros seleccionados por el filtro, por ejemplo Se encontraron 3 de 56 registros.