Excel puede calcular automáticamente los subtotales de la columna ordenada previamente de una lista o base de datos. Una lista o base de datos en Excel no es más que un rango de celdas de la hoja de cálculo, en el que la primera fila contiene el nombre de los campos e inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blando, los datos o registros.

1. Compruebe que los datos cuyos subtotales desea calcular cumplen los siguientes requisitos: cada columna tiene un rótulo en la primera fila y no existen filas ni columnas en blanco en el rango.
   
2. Ordene de forma ascendente o descendente la lista por la columna o columnas para agrupar las filas cuyos subtotales se desean calcular. Situar el curso en una celda de la lista y, después haga clic en el botón Ordenar de la ficha Datos.
   
3. Haga clic en el botón el comando Subtotales del menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Subtotales (véase figura 6.1).
   

Figura 6.1. Calcular subtotales (cuadro de diálogo Subtotales).

4. Seleccione el nombre de la columna por la que desea agrupar los datos para el cálculo de subtotales en la lista desplegable Para cada cambio.
   
5. Elija la función que calcule lo que se desea averiguar en la lista desplegable Usar función.
   
6. Active la casilla de verificación de la columna o columnas de las que se desea calcular subtotales.
   
7. Si desea que Excel inserte un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
   
8. Active o desactive casilla de verificación Resumen debajo de los datos para indicar si los subtotales se presentarán encima o debajo de la columna.
   
9. Haga clic en el botón Aceptar.
   
10. Excel esquematiza automáticamente la lista (véase figura 6.2) para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. A la izquierda de los encabezados de columna se muestran los botones 1 (total), 2 (subtotales), 3 (texto y números) representan los tres niveles de la hoja y a la izquierda de cada subtotal un botón con el signo + o – para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
    

Figura 6.2. Subtotales en la hoja de cálculo.