Guardar un libro es almacenar en disco ficheros de hoja de cálculo, con todo su contenido: datos, valores, fórmulas, formatos. Se puede utilizar para grabar nuevos documentos o para reemplazar al ya existente cuando se han realizado modificaciones sobre él.

El archivo donde se almacenan los datos es denominado por Excel Libro de trabajo. Cada libro de trabajo puede contener varias hojas (el libro predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, aunque se puede modificar este valor, como hemos tratado en el epígrafe 4.5.1).

A. Cuando se graba un documento por primera vez

1. Elija el comando Guardar como del menú Archivo o haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
   
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (véase figura 5.5). Seleccione la unidad y carpeta donde desee guardar el archivo y proporciónele un nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo. Excel, automáticamente le asignará el tipo Libro de Microsoft Excel (*.xlsx).
   

Figura 5.5. Cuadro de diálogo Guardar como.

Para simplificar la búsqueda de los documentos, podrá usar nombres de archivos largos y descriptivos. La ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo pueden contener hasta 218 caracteres. Los nombres de archivos no pueden contener los siguientes caracteres: barra oblicua (/), barra inversa (\ ), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogación de cierre (?), comillas dobles («), barra vertical (|), dos puntos (:), punto y coma (;).

3. Haga clic en el botón Guardar.
   

B. Cuando se grabe periódicamente durante la sesión de trabajo, o en sesiones posteriores, es decir, cuando ya se ha grabado anteriormente

Seleccione el comando Guardar del menú Archivo o haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido; Excel lo grabará en el mismo destino y con el mismo nombre.

C. Guardar con otro formato

1. Elija el comando Guardar como del menú Archivo.
   
2. Seleccione el cuadro de lista Guardar como tipo (véase figura 5.5) y elija el tipo de formato en la lista. Escriba el nombre del fichero y seleccione el destino donde desea guardarlo y haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla ENTRAR.