Una vez seleccionados los datos de partida, en Excel se puede crear un gráfico de manera inmediata pulsando la tecla F11. Otra forma de crear un gráfico es utilizando los botones del grupo Gráficos de la barra de herramientas Insertar.

Si empleamos el método de pulsar la tecla F11, el gráfico se insertará en una nueva hoja, con la etiqueta «Gráfico 1», «Gráfico 2», etcétera. Si empleamos los botones de la barra de herramientas Insertar, una vez que seleccionemos el tipo de gráfico deseado, este se incrustará en la hoja activa (véase figura 3.16).

Figura 3.16. Gráfico circular en 3D incrustado en la hoja activa.

El punto más importante en el proceso de creación de un gráfico es determinar qué datos de nuestra hoja de cálculo serán representados. Es necesario entender claramente dos conceptos:

• Serie de datos: es un conjunto de uno o más valores relacionados entre sí. Cada apartado de gastos de una empresa puede representar una serie de datos. Un gráfico puede contener una o más series de datos.
  
• Puntos de datos: son los distintos valores que forman una serie de datos. Si una serie de datos que representa los gastos para un periodo de seis años, la serie tendrá seis puntos de datos.
  

Antes de profundizar en los detalles del dibujo y la modificación de gráficos, es preciso saber cómo trata Excel a las series de datos seleccionadas en la hoja antes de trazar el gráfico:

• Si la celda superior izquierda de la selección está en blanco o si la primera fila y/o columna en lugar de valores numérico contiene texto:
  

Excel utilizará la primera fila y la primera columna del rango seleccionado como nombres de series y categorías. Como texto para el eje X utiliza los textos de las filas y como leyendas los textos de las columnas.

• Si la celda superior izquierda no está en blanco:
  

En este caso Excel comprobará si existen valores no numéricos o con formato de fecha en la primera línea y la primera columna del rango marcado. Si es así la primera línea y/o columna serán utilizadas como nombres de series y/o nombres de rótulos de abscisa.