Una hoja de cálculo es una matriz rectangular de columnas y filas. La intersección de una fila y una columna, es decir, cada una de las cuadrículas que pueden verse en la ventana de la hoja, es una celda. Las columnas se identifican de izquierda a derecha, desde la A hasta Z. Después de la Z, los rótulos continúan con AA hasta AZ y así sucesivamente hasta la columna IV para obtener un total de 256. Las filas se numeran hacia abajo de 1 a 65.536. De esta manera la celda se identifica con una letra y un número.

En la hoja de cálculo, verá siempre una celda resaltada con un borde más grueso y los encabezados de fila y columna destacados en negrita. Es la celda activa. En la figura 2.1 puede ver los distintos elementos de una hoja de cálculo. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas. Es una herramienta ideal para realizar tareas de contabilidad, estadística y planificación de tareas.

Figura 2.1. Ventana Hoja de cálculo.

Las características más destacables son:

• Microsoft Excel vuelve a calcular automáticamente cualquier fórmula matemática que se encuentre en la hoja de cálculo cuando se cambia o agrega datos.
• La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se especifican algunas de las opciones de formato como: el tamaño, estilo y color de los datos dentro de las celdas. Una opción de formato a destacar es la de formato condicional, que permite establecer condiciones en los rangos de celdas a las que se les aplicará el formato.
• También puede añadir objetos gráficos (imágenes, líneas, flechas…) para mejorar la apariencia de la hoja de cálculo.
• La característica de rastreo permite ver todas las fórmulas que están relacionadas con la celda activa dibujando flechas que las conectan. Las flechas de rastreo señalan la dirección del flujo de datos.

En este capítulo vamos a introducir, modificar y eliminar datos de texto, numéricos, gráficos y de fecha y hora en las celdas para conocer el funcionamiento de Excel.