La función de combinar libros permite efectuar copias de un libro compartido, que podrán modificar independiente mente distintos usuarios. Posteriormente podrá combinar dichas copias de los libros para obtener un único archivo.

Los libros a combinar deben cumplir los siguientes requisitos:

• Ser copias del mismo libro, que tiene que haber sido un libro compartido.
  
• Tener nombres de archivo diferentes.
  
• No tener contraseñas o tener ambos la misma.
  
• Tener activado el control de cambios continuamente desde el momento en que se realizaron las copias.
  
• Mantener un historial de cambios desde al menos la fecha en que se realizaron las copias. Por ejemplo, si el historial de cambios se ha mantenido en los libros durante 30 días y las copias se realizaron hace 45 días, no podrán combinarse los libros. Si activa el control de cambios pero no está seguro cuándo combinará los libros, especifique un número de días elevado para el historial, hasta un máximo de 32.767.
  

Tenga en cuenta que:

Solo se puede combinar un libro del que existan copias realizadas desde el mismo libro compartido. No se puede usar el comando de combinación de libros con libros que no estén compartidos.

La función Comparar y combinar libros no se encuentra disponible por defecto en la ficha Revisión. Para activarla deberemos elegir el comando Opciones del menú Archivo y la pestaña Personalizar la cinta de opciones. En la lista desplegable con el tipo de comandos escogeremos «Todos los comandos» y añadiremos a la ficha Revisión un grupo de herramientas personalizado para incluir en él la herramienta Comparar y combinar libros. (Consulte el epígrafe 6.2.3 si necesita más detalles acerca del proceso de personalización de la cinta de opciones); la ficha personalizada se muestra en la figura 8.14.

Figura 8.14. Ficha Revisar una vez incluida en ella la herramienta Comparar y combinar libros.

Para combinar libros deberá efectuar el siguiente procedimiento:

1. Asegúrese de que las copias del libro compartido que desea combinar están almacenadas en la misma carpeta. Para ello, debe dar a cada copia un nombre diferente.
   
2. Abra la copia en la que desea combinar los cambios.
   
3. Elija el comando Comparar y combinar libros de la ficha Revisión.
   
4. Si Excel lo solicita, guarde el libro.
   
5. En el cuadro de diálogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual, localice en su sistema una copia del archivo que tenga cambios que desee combinar y hacer clic en él para seleccionarlo y, a continuación, hacer clic en el botón Aceptar.
   

Si desea combinar más de una copia a la vez, mantenga pulsada la tecla CTRL o MAYÚS mientras hace clic en los nombres de los archivo y, a continuación, hacer clic en el botón Aceptar.